Firma digitale, quali sono i vantaggi per le aziende?

La Firma Digitale, equivalente informatico di quella messa su un testo in formato cartaceo, consente di fornire valore legale ai documenti provvedendo alla loro sottoscrizione in maniera semplice, veloce e sicura. I vantaggi per le aziende che decidono di utilizzarla sono molteplici: scopriamo ora insieme quali sono in questa guida completa dedicata alla Firma Digitale.

Cos’è la Firma Digitale e a cosa serve

La Firma Digitale si basa essenzialmente su un metodo matematico che serve a dimostrare l’autenticità di un messaggio o di un documento digitale. Utilizza un sistema di chiavi crittografiche e garantisce:

• l’autenticazione – il mittente che firma il messaggio è chi afferma di essere;
• il non ripudio – il mittente non può negare di aver inviato il messaggio;
• l’integrità del testo con essa sottoscritto – il messaggio non è stato alterato nel percorso comunicativo tra colui che lo ha inviato e firmato e colui che lo ha ricevuto.

La Firma Digitale “tradizionale” prevede l’utilizzo di supporti fisici come una business key (una USB) o una smart card (una carta simile alla carta di credito). La Firma Digitale Remota si differenzia dalla precedente perché non richiede l’uso di business key o smart card, bensì solo un computer collegato a Internet, un software di firma e una One Time Password che viene generata da token o applicazione.

Firma Digitale: i vantaggi per le aziende

Tra i vantaggi principali per le aziende che decidono di ricorrere alla Firma Digitale ci sono:

•  facilità d’utilizzo. La Firma Digitale, infatti, può essere usata mediante dispositivi facilmente installabili ovunque;
•  velocità di trasmissione dei documenti firmati, che non devono essere stampati. Questo vantaggio è particolarmente importante per i titolari di aziende che durante l’attività di gestione della loro impresa si trovano costretti a dover firmare un gran numero di documenti;
•  risparmio economico e di salvaguardia dell’ambiente. La Firma Digitale non richiede alcuna stampa;
• versatilità. La Firma Digitale può essere utilizzata per sottoscrivere diversi documenti, come bilanci, contratti, fatture, ordini d’acquisto e molti altri;
•  rapporti più semplici tra aziende e Pubblica Amministrazione. La Firma Digitale gestisce più certificati, nello specifico il certificato di firma digitale e il certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi), e così consente di usufruire dei servizi pubblici e di comunicare con gli enti direttamente dai siti internet degli enti stesso.

Altri vantaggi specifici della Firma Digitale in Cloud

La possibilità di gestire la firma digitale in Cloud attraverso software dedicati porta con sé diversi altri vantaggi specifici.

Per quanto riguarda l’affidabilità, un software gestionale per la Firma Digitale cloud-based elimina i rischi di sicurezza legati alla gestione delle smart card e delle business key e prevede la conservazione a norma all’interno dell’archivio digitale di tutti i documenti sottoscritti (per il periodo di tempo previsto per la normativa). In termini di efficienza, invece, con un software di questo tipo è possibile firmare i documenti in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.