Come utilizzare la firma digitale in azienda per ottimizzare i processi

L’efficienza operativa e la sicurezza dei dati sono ormai priorità imprescindibili per le aziende di ogni settore. Con l’avanzamento tecnologico, emerge la necessità di trasformare i processi lavorativi tradizionali in procedure più agili, sicure ed ecologiche. Una soluzione all’avanguardia che sta guadagnando terreno in questo ambito è la firma digitale. Questo strumento non solo promette di rivoluzionare il modo in cui le aziende gestiscono documenti e contratti ma offre anche una strada verso l’ottimizzazione complessiva dei processi aziendali. 

Scopriamo come questa tecnologia possa essere un pilastro fondamentale per l’ottimizzazione dei processi aziendali. 

Che cos’è la firma digitale?

La firma digitale è uno strumento tecnologico che consente di garantire l’integrità di un documento elettronico e di confermarne l’autenticità, facendo le veci della tradizionale firma manoscritta in un contesto digitale. Utilizzando un set di algoritmi crittografici e chiavi di sicurezza, una firma digitale lega in modo univoco un documento a un soggetto identificabile, consentendo di verificare che il documento non sia stato alterato dopo la firma. 

È bene sottolineare che firma digitale e firma elettronica non sono la stessa cosa. 

• Firma elettronica è un termine ombrello che include qualsiasi metodo elettronico per firmare un documento o un record. Può variare da una semplice firma scansionata apposta su un documento a un codice PIN inviato via email o un click su un pulsante di accettazione online. La firma elettronica non necessariamente garantisce l’integrità del documento o l’identità del firmatario. 
• La firma digitale è una sottocategoria specifica della firma elettronica che utilizza metodi crittografici per assicurare l’integrità del documento e l’identità del firmatario. La firma digitale è sostenuta da standard di sicurezza rigorosi e spesso richiede l’uso di certificati digitali rilasciati da un’autorità di certificazione affidabile. 

I benefici della firma digitale in azienda

L’integrazione della firma digitale nei processi aziendali offre una moltitudine di benefici che possono trasformare e ottimizzare le operazioni quotidiane di un’organizzazione.  

• Riduzione dei tempi di elaborazione: la firma digitale elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare fisicamente documenti, permettendo alle aziende di completare le approvazioni e le verifiche in modo significativamente più rapido. Questo strumento consente di ridurre i tempi di attesa da giorni, o addirittura settimane, a pochi minuti, accelerando i processi decisionali e migliorando l’efficienza operativa. La digitalizzazione dei flussi di lavoro con la firma digitale facilita anche la gestione e il tracciamento dei documenti, rendendo più semplice per le aziende rispettare le scadenze e ridurre i tempi di risposta ai clienti. 
• Aumento della sicurezza e integrità dei documenti: la crittografia su cui si basa la firma digitale assicura che ogni documento firmato sia protetto da modifiche non autorizzate, aumentando notevolmente la sicurezza e l’integrità dei dati. Inoltre, la firma digitale fornisce una tracciabilità chiara di chi ha firmato il documento e quando, offrendo un solido strato di autenticazione. Questo significa che le parti coinvolte in una transazione non possono negare la loro partecipazione, fornendo un livello di sicurezza legale e fiducia nelle transazioni elettroniche che è difficile da ottenere con i metodi tradizionali.
• Riduzione dell’impatto ambientale grazie alla diminuzione dell’uso della carta: 

passare alla firma digitale consente alle aziende di ridurre drasticamente il loro consumo di carta, contribuendo significativamente alla sostenibilità ambientale. La riduzione dell’uso della carta non solo diminuisce la deforestazione e le emissioni di carbonio associate alla produzione e allo smaltimento della carta ma riduce anche i costi diretti legati all’acquisto di materiali di consumo e alla gestione degli archivi fisici. Inoltre, l’adozione di processi di lavoro digitali si allinea con le crescenti aspettative di clienti e partner che preferiscono interagire con aziende eco-responsabili. 

Firma digitale in azienda: casi d’uso

La firma digitale si sta affermando come uno strumento cruciale per le aziende che cercano di modernizzare e ottimizzare i loro processi. Vediamo alcuni casi d’uso pratici che evidenziano come questa tecnologia possa essere sfruttata per accelerare le approvazioni documentali, garantire la conformità legale e migliorare l’esperienza di clienti e dipendenti. 

La firma digitale nella gestione delle risorse umane

Nel settore delle risorse umane, la firma digitale può trasformare il modo in cui vengono gestiti i documenti relativi ai dipendenti, come i contratti di lavoro, i piani di benefit e le politiche interne. Ad esempio, l’onboarding di nuovi dipendenti può essere notevolmente accelerato consentendo loro di firmare digitalmente tutti i documenti necessari da remoto, eliminando completamente la necessità di una gestione cartacea e riducendo i tempi di attesa per l’avvio effettivo delle attività lavorative. 

Ottimizzare le vendite nel settore immobiliare (e non solo)

Nel settore immobiliare, la firma digitale può facilitare la conclusione rapida di contratti di vendita, affitto e locazione. Gli agenti immobiliari possono inviare contratti ai clienti per la firma digitale, consentendo la chiusura delle trattative in modo molto più rapido rispetto al tradizionale scambio di documenti cartacei. Questo non solo migliora l’esperienza del cliente ma accelera anche il processo di vendita, aumentando l’efficienza dell’agenzia immobiliare. 

La firma digitale nel settore sanitario

Anche il settore sanitario può trarre grandi benefici dall’uso della firma digitale, in particolare per il consenso informato dei pazienti, le cartelle cliniche elettroniche e gli accordi di riservatezza. La capacità di firmare questi documenti digitalmente può migliorare significativamente l’efficienza operativa delle strutture sanitarie, garantire la conformità con le rigorose normative sulla privacy dei dati e migliorare l’accessibilità per i pazienti. 

Finanza e banking

Le istituzioni finanziarie e bancarie possono utilizzare la firma digitale per semplificare la sottoscrizione di nuovi conti, la richiesta di prestiti e altri servizi bancari. La possibilità per i clienti di completare questi processi in modo sicuro e digitale, senza dover visitare una filiale, non solo migliora l’esperienza del cliente ma riduce anche i costi operativi per la banca. 

L’adozione della firma digitale rappresenta una svolta fondamentale per le aziende che aspirano a modernizzare i loro processi, incrementare l’efficienza operativa e rispondere in modo agile alle esigenze di un mercato sempre più digitalizzato.  

In questo panorama, TeamSystem Signature emerge come una soluzione all’avanguardia, offrendo un servizio di firma digitale che si integra perfettamente con le necessità aziendali di diversi settori, garantendo affidabilità, conformità e facilità d’uso. Con TeamSystem Signature, le aziende possono contare su un partner tecnologico che non solo comprende le sfide della trasformazione digitale ma offre anche gli strumenti per superarle con successo, potenziando i loro processi con soluzioni di firma digitale all’avanguardia.