La firma digitale in Studio: quali benefici?
La firma digitale, la cui adozione è iniziata anni fa a seguito di obblighi normativi, è diventata uno strumento fondamentale per la digitalizzazione degli Studi professionali. Le nuove tecnologie, in primis il cloud, permettono oggi un’ulteriore evoluzione.
Le nuove soluzioni di firma elettronica infatti, superano il limite delle smart card e delle chiavette USB, garantendo la sicurezza della sottoscrizione digitale dei documenti anche in mobilità tramite smartphone.
Lo Studio professionale che decide di adottare processi di firma digitale dovrà probabilmente far fronte a qualche resistenza iniziale, perché non dobbiamo dimenticare che in tante realtà i processi sono ancora “analogici” e consolidati nel tempo. Ad ogni modo i vantaggi concretizzabili sono numerosi:
- Praticità: gestire un file è sicuramente più facile e pratico di dover mandare in stampa ad esempio una dichiarazione dei redditi, chiedere una firma autografa, inserirla in una cartellina e riporla in un armadio. Con la firma digitale è possibile evitare tutte queste operazioni e comodamente dalla scrivania (virtuale) mandare il documento alla firma del cliente e ritrovarselo sottoscritto nel proprio PC.
- Velocità: aspettare che il cliente passi in studio per firmare dozzine di fogli può diventare solo un ricordo. Con la firma automatica massiva è possibile sottoscrivere in un click una serie di documenti.
- Risparmio: è stato calcolato che i vantaggi economici di una gestione elettronica dei documenti di studio può far risparmiare fino a due euro per foglio archiviato e raggiungere cifre anche molto elevate (2000 fogli equivalgono a circa 40.000 euro). Se pensiamo a quante risme di carta e cartucce di toner vengono usate ogni settimana, è già evidente il risparmio nei costi di stampa. Se aggiungiamo il tempo sprecato per la stampa dei documenti, la “rincorsa” del cliente per la firma e l’archiviazione cartacea, oltre al risparmio economico è chiaro anche il migliore utilizzo del tempo recuperato che può essere dedicato ad attività a valore ben più redditizie e gratificanti.
- Certezza: nella duplice valenza di validità legale del documento firmato digitalmente che assume lo stesso valore della forma scritta e dell’efficacia che la firma digitale garantisce nel processo di gestione dei documenti fiscali. Con questo strumento lo Studio può veramente essere sicuro che i documenti fiscali vengano firmati dal cliente, conservati a norma e facilmente reperibili al momento opportuno.
Integrazione: se la soluzione di firma elettronica è parte integrante di una piattaforma gestionale, i benefici della sua adozione sono molto maggiori. Gli automatismi nella gestione del workflow documentale permettono di ridurre le operazioni manuali di importazione ed esportazione dei file, di invio e di conservazione sostitutiva.
