Come apporre la firma digitale da smartphone: secure call e sms/otp

Per accelerare il business è molto importante alleggerire l’aspetto burocratico. Ciò non significa eliminare dei processi ma semplicemente renderli più snelli, veloci, immediati. Il software TeamSystem Digital Signature permette alle aziende, ai professionisti e a tutti i loro clienti di firmare digitalmente in modo semplice e sicuro. Come? Sfruttando la firma digitale – anche nota come firma elettronica qualificata – da smartphone. Vediamo come funziona nel dettaglio.

Più firme per più esigenze

• La firma elettronica semplice si rivela utile per la sottoscrizione con finalità approvative. In un flusso operativo aziendale ad esempio, è l’autorizzazione del Responsabile di settore ad una trasferta del dipendente, a un acquisto o a un rimborso.  E’ anche la firma che un qualsiasi corriere ci chiede di fare sul suo tablet nel momento in cui ci consegna un pacco.
• La firma elettronica avanzata invece è una firma che assegna al documento elettronico lo stesso valore di un documento analogico. Può essere utilizzata per la sottoscrizione di documenti quali: preventivi, offerte, informative privacy, ecc.
• Infine, la firma elettronica qualificata o firma digitale – si può suddividere in automatica e remota. La prima è quella che consente al sottoscrittore di porre la firma in maniera massiva, la seconda invece sostituisce i tradizionali token/smartcard utilizzati per la firma digitale. Trova applicazione nella sottoscrizione di fatture, ddt, libri e registri, registrazioni informatiche, contratti ecc.

Con TeamSystem Digital Signature è possibile apporre tutte queste tipologie di firma e procedere a:

• Consultare i documenti da vistare, suddividerli per categoria e inviarli
• Verificare l’avanzamento dello stato di firma
• Collaborare alla firma di un documento che richiede la sottoscrizione di più persone.

TeamSystem Digital Signature è inoltre un sistema di firma qualificata con secure call o SMS/OTP pensato per rendere più veloce, sicuro e innovativo il processo di firma da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo e momento, perchè è un software intuitivo ed estremamente semplice.

Come apporre la firma digitale da smartphone con TeamSystem Digital Signature

I documenti da firmare vengono inviati al firmatario tramite il gestionale – integrato con Digital Signature – oppure caricandoli direttamente in procedura.  E’ possibile procedere all’operazione con il solo utilizzo del cellulare.

La sicurezza è garantita da una chiamata – secure call –  o da un SMS contenente un codice OTP (One Time Password) valido solo per l’operazione che si sta svolgendo e per un lasso di tempo determinato.

Chi richiede la firma inoltre, dopo aver inviato la documentazione, può:

• verificare lo stato del processo di firma
• scaricare il documento firmato
•  inviare il documento in conservazione digitale sostitutiva.

Scegliere di implementare un processo di firma digitale da smartphone aiuta le aziende a raggiungere un triplo risultato:

• riduzione dei costi in favore di una mission ecologica. Non si necessita più di contratti cartacei ma prettamente elettronici
• mantenere lo stesso valore giuridico di un documento cartaceo
• firmare i documenti in qualunque posto, in azienda come fuori sede, perché pensata appositamente per l’utilizzo da mobile.

La sicurezza in primo piano

Un servizio che propone la firma digitale da smartphone deve offrire i vantaggi di un’operatività in completa garanzia. Ecco quindi che con TeamSystem Digital Signature tutti i processi vengono remotizzati, eliminando i rischi strettamente legati all’utilizzo della Smart Card o della Business Key.

Non solo, i documenti firmati vengono poi conservati per il lasso di tempo previsto dalla normativa applicabile sul servizio TeamSystem Digital Archive . Infine, giusto ricordarlo, tutti i documenti firmati con TS Digital Signature soddisfano il valore legale richiesto dalla legge.