Firma digitale: i tipi di firma elettronica e i programmi per gestirle al meglio

Oggi si sente sempre più spesso parlare di trasformazione digitale dei processi, ma che cos’è? Come impatta sulle attività? E perchè la firma elettronica ne è un tassello fondamentale?

Il processo di trasformazione digitale che sta interessando le aziende e i professionisti di tutti i settori si traduce in vari aspetti:

• automatizzazione e interconnessione dei processi industriali;
• dematerializzazione e digitalizzazione di dati e documenti;
• delocalizzazione del lavoro o smart working, per ampliare il proprio raggio d’azione commerciale o per attivare nuove forme di organizzazione del lavoro.

Se è vero che da un lato le aziende e professionisti hanno molti benefici connessi alla digitalizzazione, dall’altro devono attrezzarsi, ad esempio quando è richiesta l’apposizione di una firma per un qualche tipo di transazione o adempimento. In questo scenario, l’adozione di un software per firma elettronica può rappresentare un elemento di svolta, facilitando il processo di firma e approvazione dei documenti e rendendo l’intero flusso di lavoro più efficiente e sicuro.

La firma digitale: i tipi di firma

Esistono diverse tipologie di firma:

• Firma elettronica semplice: è l’insieme dei dati in forma elettronica connessi ad un documento e utilizzati per firmare. Semplificando, può essere pensata come l’apposizione su un documento elettronico dell’immagine della firma.
• Firma elettronica avanzata: a differenza della firma elettronica semplice ha dei requisiti aggiuntivi che le conferiscono maggior valore dal punto di vista legale, in quanto:
  • consentono l’identificazione certa del firmatario
  • garantiscono la connessione univoca al firmatario
  • sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo
  • permettono di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, cioè garantiscono la non modificabilità del documento.
    
• Firma elettronica qualificata, o firma digitale che si basa su un certificato qualificato. In questo caso un soggetto terzo, chiamato Certification Authority garantisce l’identificazione univoca del firmatario.

Esistono, inoltre, diverse modalità di raccolta della firma elettronica:

• • Firma in modalità remota, ossia attraverso l’utilizzo dello smartphone che viene utilizzato come mezzo e metodo identificativo del firmatario.
  • Firma grafometrica, intesa come la raccolta della firma autografa del firmatario attraverso appositi tablet (o Pad di firma). In questo caso il firmatario appone la propria firma ma invece che scrivere su carta, firma su un tablet.
  • Firma biometrica, cioè la modalità di firma che utilizza dati biometrici come ad esempio l’impronta digitale come strumento per identificare il firmatario.

Programma per la firma elettronica: TeamSystem Signature

I professionisti come i Commercialisti, i Consulenti del Lavoro e i centri CAF si trovano spesso a rincorrere i propri clienti per una firma e anche all’interno del proprio Studio la pila di documenti da firmare sembra non finire mai.

TeamSystem Signature risolve questi problemi perché con un’unica soluzione puoi adottare diverse modalità di firma elettronica:

• Firma remota con l’utilizzo dello smartphone per i tuoi clienti, che con una semplice telefonata possono firmare il documento senza doversi recare in studio;
• Firma grafometrica su pc e tablet per quando tu o i tuoi collaboratori siete dai clienti o in movimento;
• Firma da sportello per le tue sedi, dotandole di una postazione di firma che può essere utilizzata da clienti e da collaboratori anche in mobilità.

Questi sono solo alcuni esempi di come è possibile firmare elettronicamente.
TeamSystem Signature supporta tutte le tipologie e tutte le modalità di firma elettronica ed è utilizzabile anche in molti altri scenari.