La digitalizzazione dei libri contabili e sociali

Dal 2004 la normativa permette la digitalizzazione dei libri e registri di rilevanza tributaria in tutto il loro ciclo di vita, senza mai stamparli su carta, attivando quindi una procedura che permette l’emissione, la tenuta e la conservazione informatica in conformità alle regole tecniche vigenti in materia.

È possibile la dematerializzazione anche per i periodi d’imposta precedenti. Diverse aziende già digitalizzano in maniera continuativa i libri contabili con successo e soddisfazione, in quanto ormai le procedure sono automatiche e soprattutto la normativa di riferimento è chiara e matura.

Tuttavia, ce ne sono ancora tantissime che devono avviare questo processo di digitalizzazione.

Avere tutto il ciclo di vita del documento in formato digitale secondo la normativa fiscale e civilistica apporta benefici rilevanti tanto all’efficien­za quanto al contenimento dei costi. E l’emergenza sanitaria Covid-19 ha evidenziato ancor di più l’esigenza di avere a disposizione i documenti conservati digitalmente, per la ricerca, la consultazione, la condivisione e l’esibizione.

Vantaggi su cui riflettere

avere determinazione nel cambiamento, adottare un’inclusione di tutti gli attori coinvolti nel cambiamento organizzativo e scegliere la giusta soluzione automatica per enfatizzare al massimo i possibili vantaggi da raggiungere mediante la trasformazione digitale dei processi.

Di seguito quindi alcuni dei benefici che è possibile ottenere in modo graduale attraverso la digitalizzazione di libri e registri:

• risparmio dei costi di trattamento, gestione e archiviazione legato al cartaceo (riduzione spazi archivi, riduzione di consumo carta, stampanti, toner, diminuzione degli interventi di manutenzione sulle attrezzature di stampa, diminuzione costi misure di sicurezza antincendio antiallagamento, ecc.);
• aumento della sicurezza e del valore giuridico-probatorio dei documenti;
• diminuzione o eliminazione totale dei documenti smarriti e deteriorati;
• automatizzazione del processo di emissione, tenuta e conservazione dei libri e registri, grazie all’integrazione automatica tra sistema gestionale della contabilità, servizio di firma e servizio di conservazione digitale a norma;
• riduzione dei tempi di esecuzione delle attività, come quelle di ricerca, consultazione ed esibizione dei documenti digitali rispetto alla gestione cartacea;
• contributo alla green economy e miglioramento dell’immagine aziendale;
• maggiore trasparenza e possibile esibizione telematica alle autorità competenti.

Differenze tra digitalizzazione e dematerializzazione per i libri e registri contabili

A seconda della forma digitale o analogica (cartacea) nativa dei libri e registri contabili, cambia il processo operativo per evitare di dover gestire la carta.

Si parla di processo di digitalizzazione a norma se i libri contabili e sociali sono generati e tenuti nel proprio software di contabilità e vengono poi, eventualmente, sottoscritti digitalmente e trasferiti automaticamente ad un servizio di conservazione digitale.

Mentre si parla di processo di dematerializzazione e di conservazione sostitutiva se il documento è nativo cartaceo e si decidere di trasformarlo e conservarlo in digitale per distruggere il successivamente cartaceo. In questo caso l’apposizione di una firma digitale sul documento digitale prima dell’invio in conservazione è obbligatoria ai sensi dell’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014.

In entrambi i processi la normativa di riferimento da rispettare è disciplinata dal Codice Civile, dal D.M. 17 giugno 2014 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) con le sue regole tecniche attuative.

Naturalmente, la procedura raccomandata è quella della digitalizzazione nativa e automatica dei libri contabili e sociali, in quanto è quella che permette di ottenere i maggiori vantaggi, ma in generale sono appetibili anche processi di dematerializzazione per i periodi d’imposta pregressi (recupero del pregresso) al fine di eliminare la carta e liberare spazio fisico, oltre che per ottimizzare ricerche ed esibizione.

La digitalizzazione nativa dei libri e registri contabili

La procedura di digitalizzazione automatica e nativa prevede un invio in conservazione digitale a norma direttamente dal gestionale di contabilità.

La conservazione digitale dei libri contabili e sociali da parte del servizio di conservazione, a cui si è affidata contrattualmente l’attività, va completata entro il termine di scadenza ultimo di tre mesi dal termine di presentazione telematica della dichiarazione annuale dei redditi relativa a quel periodo d’imposta.

Si può decidere se firmare digitalmente i libri e registri contabili prima dell’invio in conservazione, a seconda del documento e a seconda che si vogliano garantire anche le disposizioni civilistiche di cui all’art. 2215-bis del Codice Civile e quindi si voglia assicurare l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e2710 del Codice Civile.

Un caso specifico è rappresentato dal libro inventari, che deve necessariamente essere firmato digitalmente dal legale rappresentante prima del trasferimento al servizio di conservazione, in osservanza all’art. 2217 del Codice Civile.

Inoltre, dato che ai sensi dell’art. 16 comma 1 del D.P.R. n. 600/73 la redazione del libro cespiti deve essere completata entro il termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’anno di riferimento, molti anticipano l’invio in conservazione del libro cespiti secondo il predetto termine anche se ciò non è affatto obbligatorio.

In ultimo, altro requisito normativo fondamentale della digitalizzazione è l’assolvimento dell’imposta di bollo. Per gestire correttamente il libro giornale, il libro inventari e i libri sociali è necessario l’assolvimento dell’imposta di bollo secondo la modalità informatica di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014, con pagamento con F24 telematico ed entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale.

Un’attenzione specifica è richiesta per la digitalizzazione nativa dei libri sociali

In un progetto di digitalizzazione, i libri sociali devono essere trattati in maniera più attenta, in quanto l’apposizione di una firma digitale o di una firma elettronica avanzata è sicuramente obbligatoria da parte di tutti i sottoscrittori sulle varie registrazioni, l’apposizione di una firma digitale da parte dell’imprenditore o di un suo delegato ai sensi dell’art. 2215-bis del Codice Civile è obbligatoria come anche è necessaria una marca temporale per dimostrare la redazione dei libri sociali entro il termine del principio del senza ritardo (30 giorni) ai sensi dell’art. 2375 del Codice Civile.

Infine, l’assolvimento dell’imposta di bollo secondo la modalità informatica di cui all’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 e la conservazione digitale a norma sono requisiti prioritari previsti dalla norma in materia di redazione, tenuta e conservazione informatica dei libri sociali.