Convocazione assemblee, CdA e processi “Corporate”: quali opportunità?

La trasformazione digitale dei processi aziendali può impattare anche sulla convocazione di assemblee e sull’organizzazione dei Consigli di Amministrazione. In questi processi le firme elettroniche abilitano nuove modalità di gestione full digital, collaborative, efficienti e in compliance normativa.

Nell’era digitale, la gestione delle attività aziendali è al centro di molteplici progetti di innovazione e trasformazione. Non fanno eccezione i processi cosiddetti “corporate”, cioè legati alla convocazione di assemblee e alla tenuta dei Consigli di Amministrazione (CdA). Queste attività richiedono un approccio estremamente attento alla digitalizzazione, capace di assicurare efficienza e compliance normativa. In questo panorama, le firma elettroniche giocano un ruolo fondamentale, abilitando nuove possibilità per l’organizzazione e la gestione completamente digitale della documentazione prodotta per e da eventi aziendali “critici”.

Agilità digitale, Consigli di Amministrazione e Assemblee

La pianificazione di assemblee e CdA, la gestione delle nomine e delle procure, la creazione della documentazione necessaria per discutere e ratificare operazioni straordinarie come aumenti di capitale, attribuzioni di deleghe o di ruoli sono tutte attività critiche che possono essere preludio o oggetto di un’assemblea o un CdA. Gestire efficacemente queste attività richiede spesso la condivisione e la collaborazione tra diversi interlocutori, come amministratori, consiglieri, executive, membri del board, dipartimenti HR, area Finance e controllo, oltre a non pochi esterni che possono operare nel collegio sindacale, come advisor, commercialisti o notai.

La digitalizzazione di tali attività – che, come abbiamo visto, possono o devono coinvolgere molteplici stakeholder – implica la generazione, lo scambio e l’archiviazione di documenti cruciali come l’agenda dell’assemblea, gli avvisi di convocazione, la produzione e la condivisione dei verbali, i documenti di tracking delle risoluzioni, i form per raccogliere approvazioni, sistemi di voto più o meno evoluti e diverse altre comunicazioni ufficiali.

Per gestire in modo efficiente questi flussi digitali, è fondamentale definire procedure chiare, workflow approvativi e tutti i ruoli del personale coinvolto, assicurando che le informazioni siano condivise solo con gli utenti autorizzati. E, naturalmente, è necessario gestire le firme elettroniche, stabilendo quando richiedere l’apposizione di firme digitali e quando affidarsi a firme elettroniche semplici, magari precedute da solidi meccanismi di riconoscimento. Ad esempio, nella pianificazione di assemblee e Consigli di Amministrazione, le firme digitali consentono la ratifica elettronica di documenti critici come gli avvisi di convocazione e i verbali, facilitando la gestione efficiente e sicura di processi aziendali vitali. In contesti di nomine e operazioni straordinarie, come aumenti di capitale, le firme elettroniche avanzate, anche raccolte in presenza, possono essere impiegate per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti senza la necessità di supporti cartacei.

La firma digitale a supporto dell’azienda agile e trasparente

In questo modo, solo apparentemente complesso, la preparazione della documentazione necessaria per le riunioni, per le assemblee o per gli audit si trasforma in un insieme di flussi decisamente più agevoli, ordinati, ricostruibili e, soprattutto, trasparenti. Tutto ciò agevola sia chi questi processi deve gestirli operativamente, sia l’azienda, che sceglie di strutturarsi in un modo robusto e migliorativo.

Gli strumenti digitali utilizzati per trasformare i processi da cartacei a elettronici, pertanto, devono disporre di caratteristiche specifiche per garantire la segregation dei contenuti, il controllo degli accessi, l’integrazione con sistemi esistenti, la gestione del versioning dei documenti, il backup, la ridondanza, la scalabilità e la possibilità di integrare agevolmente tutti i più diffusi strumenti di verifica dell’identità e di firma elettronica.

Al netto dell’efficacia tecnologica degli strumenti selezionati,  per avere successo nella digitalizzazione di questi processi è fondamentale anche un concreto impegno delle organizzazioni e delle singole persone coinvolte; è necessaria la predisposizione al cambiamento, una comprensione approfondita di questi processi (non deve mai essere sufficiente affidarsi ciecamente alle procedure tecnologiche implementate, occorre sempre avere un presidio responsabile su che cosa si sta effettivamente facendo), una chiara attribuzione di ruoli e responsabilità e, infine, una buona conoscenza delle normative e dell’organizzazione stessa. Questi elementi, uniti a un costante aggiornamento, sono garanzia di successo in qualsiasi progetto di trasformazione digitale e anche in questo delicato contesto giocano un ruolo tutt’altro che trascurabile.

TeamSystem Signature offre un sistema completo e affidabile per la gestione delle firme elettroniche. Grazie a TeamSystem Signature, le imprese possono semplificare i processi di firma elettronica, garantendo al contempo la sicurezza e l’autenticità dei documenti digitali. Questa soluzione consente alle imprese di ridurre i costi operativi associati alla gestione dei documenti cartacei e dei processi burocratici, migliorando l’efficienza e la produttività complessiva. Inoltre, TeamSystem Signature offre agli utenti un’esperienza intuitiva e user-friendly, facilitando l’adozione e l’integrazione della firma digitale nei flussi di lavoro aziendali.