Contratto di lavoro: obbligatorietà di conservazione e firma per le aziende

Il contratto di lavoro è un documento fondamentale per le imprese, i datori di lavoro e i lavoratori dipendenti. Nella formazione della documentazione è necessario rispettare gli obblighi di firma e conservazione.

Il contratto di lavoro è un documento grande importanza per regolare il rapporto tra datore di lavoro e dipendente.

Rappresenta l’incontro tra la volontà delle parti e specifica termini e condizioni di impiego, così come diritti e doveri.

Sebbene non sia tra quelli indicati nel Codice civile con obbligo di forma scritta a pena di nullità, la prassi e la giurisprudenza ne hanno più volte messo in evidenza l’importanza.

È invece previsto un obbligo nei confronti delle imprese e dei datori di lavoro di firma e conservazione a norma del contratto di lavoro per un minimo di cinque anni dalla risoluzione del rapporto.

La corretta conservazione è inoltre fondamentale nel caso di contenzioso, in quanto garantisce l’efficacia probatoria della documentazione.

Contratto di lavoro: obbligatorietà di conservazione e firma per le aziende

Tra gli obblighi previsti per i datori di lavoro ci sono quello di firma e conservazione a norma della documentazione da parte delle imprese.

Il contratto di lavoro disciplina il rapporto tra datore di lavoro e dipendente. Nell’articolo n. 1350 del Codice civile sono elencati i contratti che devono essere sottoscritti con obbligo di forma scritta. Il contratto di lavoro non è specificamente riportato in tale elenco ma la prassi e la giurisprudenza ne hanno più volte evidenziato l’importanza.

Dal momento che rappresenta la volontà comune delle parti, il contratto deve essere firmato.

La formazione del contratto di lavoro ne influenza fortemente la conservazione. Con l’avvento della digitalizzazione e con le nuove tecnologie sempre più spesso è necessario provvedere alla conservazione di documenti informatici.

Il processo di conservazione a norma, oltre a rispondere a specifici obblighi di legge, è importante per l’utilizzo della documentazione ai fini probatori nel caso di contenzioso.

In questo senso, oltre al rispetto del termine di 5 anni dalla data di risoluzione del contratto, la conservazione risponde anche a tale esigenza. Un’efficiente conservazione permette, inoltre, di ottimizzare i processi e le pratiche aziendali.

Il datore di lavoro è quindi chiamato a occuparsi degli aspetti della firma e della conservazione dei contratti di lavoro non solo per il rispetto della normativa ma anche per gli effetti positivi sull’organizzazione aziendale.

Contratto di lavoro: la formazione del documento informatico e l’obbligo di firma

I documenti informatici possono essere creati dal principio sotto forma digitale o essere originariamente analogici.

Nei processi legati al contratto di lavoro e, il relativo documento informatico, è quindi importante soffermarsi su come nasce tale contratto.

Le modalità per la creazione del documento informatico sono indicate nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’AgID al punto 2.1.1:

• creazione con appositi software;
• acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
• generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Il documento deve avere le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità. Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, in questo caso il contratto di lavoro, devono essere generati e associati allo stesso i relativi metadati, in modo permanente.

Il primo passaggio è, quindi, l’apposizione della firma, che può essere di diversi tipi:

• firma elettronica;
• firma elettronica avanzata;
• firma elettronica qualificata;
• firma digitale.

L’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o di una firma elettronica avanzata permette l’ottenimento delle caratteristiche di immodificabilità e di integrità (necessarie anche per la conservazione).

Il documento rispetta quindi le caratteristiche di attendibilità, affidabilità e immutabilità e può essere opponibile nei confronti di terzi.

Il rispetto dei requisiti è garantito anche dalle “marche temporali”, gli strumenti che permettono di collocare a livello temporale un documento informatico. L’apposizione della marca temporale garantisce l’associazione a data e ora certe e legalmente valide.

Contratto di lavoro: obbligatorietà di conservazione a norma

La firma del documento è quindi il primo passaggio che deve essere effettuato dal datore di lavoro. Il successivo consiste nella conservazione a norma della documentazione.

Le regole per la corretta conservazione del documento sono stabilite dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

A differenza dei documenti nativi analogici, nel caso in cui siano dotati di firma digitale o di sigillo elettronico i documenti digitali già presentano le caratteristiche richieste dal CAD.

Vengono infatti assicurate quelle stabilite dal comma 1-ter dell’articolo 44 per la conservazione:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

Con il processo di conservazione tali caratteristiche devono essere mantenute inalterate nel tempo.

La conservazione digitale a norma è un obbligo per aziende e datori di lavoro che intendono garantire la piena valenza giuridica della documentazione, in cui rientrano anche i contratti di lavoro stipulati con i propri dipendenti.

Le regole da rispettare, così come le modalità, sono indicate nelle apposite “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Il sistema di conservazione deve assicurare lo svolgimento di tutti i processi compresi dalla presa in carico allo scarto, fino alla conservazione.

Tali processi permettono di conservare nel tempo i documenti e garantirne l’accessibilità dei dati, la loro utilizzabilità che è data dalla leggibilità, l’integrità, l’autenticità e la reperibilità.

Dei processi di conservazione è incaricato il “Responsabile della Conservazione”, che deve predisporre il “Manuale della Conservazione”.

In tale manuale devono essere illustrati nel dettaglio il funzionamento del processo progettato dall’impresa e le misure di sicurezza che vengono adottate anche nel rispetto delle norme sulla Privacy.

Oltre al rispetto delle norme sulla conservazione digitale, le attività hanno come risvolto la possibilità di rendere alcuni processi automatici, a vantaggio dell’ottimizzazione nell’organizzazione e dell’efficienza nelle pratiche aziendali.