Contract Lifecycle Management: benefici e software di supporto

Nel mondo aziendale moderno, la gestione dei contratti è diventata un elemento cruciale per il successo e la sostenibilità delle imprese. Con il passare del tempo, la complessità dei contratti è cresciuta, anche a causa della rivoluzione digitale, così come la necessità di mantenerli sempre sotto controllo. È in questo contesto che entra in gioco il Contract Lifecycle Management, la gestione del ciclo di vita dei contratti, ovvero un insieme di pratiche e strumenti che aiutano le aziende a gestire in modo efficace l’intero ciclo di vita dei loro contratti.

Ma cos’è il Contract Lifecycle Management nel dettaglio? E quali i vantaggi che può regalare ad un’azienda?

Contract Lifecycle Management: cos’è?

Il Contract Lifecycle Management (conosciuto anche con l’acronimo CLM) è una metodologia operativa che si concentra sulla gestione di tutti gli aspetti di un contratto, dalla sua creazione alla sua negoziazione, passando per l’aggiudicazione, l’esecuzione, il monitoraggio e l’eventuale rinnovo. In parole più semplici, grazie al Contract Lifecycle Management è possibile amministrare l’intero ciclo di vita di un contratto, con l’obiettivo di gestire ogni singola fase in modo efficiente ed efficace.

Le fasi chiave del Contract Lifecycle Management

Sono 5 le fasi essenziali di ogni processo di Contract Lifecycle Management. Ovviamente ogni azienda o organizzazione può avere anche più fasi di gestione di un contratto, compresi i task intermedi, anche se le fondamentali restano comunque cinque: la creazione, la negoziazione, l’aggiudicazione ed esecuzione, il monitoraggio e la chiusura (o rinnovo). Analizziamole nel dettaglio:

• Creazione del contratto: in questa fase, le parti coinvolte nel contratto collaborano per definire i termini, le condizioni e gli obblighi contrattuali. La fase di creazione può anche riferirsi a una modifica di un contratto esistente, o alla sua cancellazione. In ogni caso, durante questo step, il compito del Contract Lifecycle Management è quello di aiutare l’azienda a creare documenti contrattuali standardizzati, in modo rapido e preciso, accelerando i tempi del rapporto con il fornitore e riducendo il rischio di errori umani.
• Negoziazione del contratto: si tratta dello step nel quale le parti in causa negoziano i dettagli del contratto, che possono essere di natura legale oppure commerciale. In questa fase il Contract Lifecycle Management permette la tracciabilità delle modifiche apportate al contratto, su un apposito registro digitale e facilita la comunicazione tra le parti coinvolte.
• Aggiudicazione ed esecuzione del contratto: una volta che il contratto è stato negoziato e approvato da tutte le parti, viene eseguito, ovvero viene firmato attraverso la modalità cartacea oppure tramite specifici software per la firma digitale. Ogni organizzazione presenta diversi step o gradi di approvazione, che variano a seconda della complessità del contratto. Durante questa fase il Contract Lifecycle Management, attraverso specifici software, ha il compito di verificare e monitorare che le firme siano completate in modo tempestivo e che vengano apposte rispettando i diversi gradi di approvazione.
• Monitoraggio del contratto: chiaramente ogni contratto firmato deve essere rispettato, da entrambi i contraenti, nei termini commerciali e legali sottoscritti. Nella fase di monitoraggio il compito del Contract Lifecycle Management è quello di assicurarsi che i diritti e gli obblighi evidenziati nel contratto (scadenze, rinnovi, forniture, etc.) vengano rispettati, in modo da evitare controversie e reclami.
• Chiusura (o rinnovo) del contratto: quando il contratto raggiunge la sua data di scadenza, il compito del Contract Lifecycle Management è quello di assicurarsi una chiusura appropriata. Un contratto infatti può essere chiuso definitivamente, rinnovato o rinegoziato nei termini. Spetta alle parti decidere come (e se continuare) la collaborazione.

I vantaggi del Contract Lifecycle Management

Snellire la gestione dei contratti, soprattutto in un mondo altamente digitale come quello odierno, permette alle aziende di ottimizzare gran parte della gestione amministrativa. Questo consente da una parte di accelerare i tempi di gestione e ridurre il margine di errore, mentre dall’altra di consentire al management di potersi dedicare con più forza alle attività di valore.

Ecco nel dettaglio tutti i vantaggi derivanti dall’adozione di un software per il Contract Lifecycle Management:

• Riduzione dei rischi legali e finanziari

Affidarsi a un CLM software può aiutare le aziende a gestire nel modo più accurato possibile ogni contratto, riducendo sensibilmente il rischio di errori e omissioni che potrebbero portare a contenziosi legali costosi o a perdite finanziarie. Grazie a questo software per la gestione del ciclo di vita contrattuale è possibile assicurarsi che tutti i contratti siano conformi alle leggi e ai regolamenti applicabili.

• Più efficienza

Un software di gestione contratti automatizza molte attività manuali, come la creazione, la ricerca e l’archiviazione dei documenti, ma anche il monitoraggio in itinere del contratto. Senza dubbio un supporto in grado di liberare tempo e risorse per altri compiti critici.

• Miglioramento della tracciabilità dei contratti

Il CLM software offre all’imprenditore o all’area amministrativa di un’azienda una visione completa dello stato di tutti i contratti in corso. Questo è senza dubbio un punto a favore per le imprese, soprattutto quelle di grandi dimensioni, perché consente loro di monitorare costantemente le scadenze, gli obblighi e i diritti in modo più efficace.

• Migliori relazioni con i clienti e con i fornitori

Con una gestione contratti più rapida, precisa ed efficace la naturale conseguenza è una maggiore trasparenza e comunicazione con i partner commerciali, che siano clienti o fornitori. Migliori sono relazioni aziendali, più importanti saranno i risultati.

Contract Management Software: perché sceglierlo

Come creare una gestione del ciclo di vita contratti ottimale? La soluzione è affidarsi a specifici software per la trasformazione digitale, come un software di Contract Lifecycle Management. Questi strumenti sono progettati per offrire agli imprenditori un’ampia gamma di funzionalità in grado di semplificare e migliorare la gestione dei contratti, giorno dopo giorno. Ecco alcune caratteristiche chiave di un software di gestione contratti includono:

• archiviazione e ricerca efficiente dei contratti;
• automazione dei flussi di lavoro;
• gestione delle scadenze e dei promemoria;
• monitoraggio delle prestazioni;
• integrazione con altri sistemi aziendali.

TeamSystem Contract Management: il software per le imprese efficienti

TeamSystem Contract Management è uno strumento essenziale per le aziende che desiderano gestire in modo ottimale i contratti e l’intero ciclo di vita degli stessi. Questo software TeamSystem è ideale per un’amministrazione garantire contrattualistica semplice ma strutturata all’interno dell’impresa, consentendo agli operatori e all’imprenditore di eliminare ogni possibilità di perdere i contratti, ottimizzare la fase di creazione e ricerca degli stessi e mantenere il focus sempre attivo su eventuali modifiche.

TeamSystem Contract Management offre un modo semplice ed efficiente per gestire i contratti, riducendo al minimo i rischi e migliorando la produttività in tutte le fasi del processo contrattuale. Con questo potente software, l’azienda può abbandonare i metodi tradizionali e abbracciare una gestione contrattuale moderna e affidabile.