Conservazione sostitutiva e digitale dei documenti fiscali: le regole per l’archiviazione

Quali sono le regole da rispettare per la conservazione sostitutiva e digitale dei documenti ai fini fiscali? Non è sufficiente l’archiviazione della documentazione su supporto informatico ma si devono seguire specifiche disposizioni

Mentre prosegue il processo di digitalizzazione del Fisco, professionisti e imprese devono fare i conti con le regole in materia di conservazione a norma dei documenti ai fini fiscali.

L’estensione progressiva dell’utilizzo della fatturazione elettronica ha permesso la creazione di documentazione fiscale già in formato digitale. Tale processo porta con sé diversi vantaggi ma richiedere, parallelamente, il rispetto di regole specifiche.

Devono infatti essere rispettate le condizioni previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale e dall’apposito decreto ministeriale. Non è quindi sufficiente la semplice archiviazione dei documenti su supporti informatici ma si devono seguire specifiche disposizioni e istruzioni.

Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali: cos’è?

La conservazione sostitutiva dei documenti fiscali è il processo relativo alla dematerializzazione di documenti cartacei, nati quindi in formato analogico. Differisce dalla conservazione digitale, che invece è riferita ai documenti creati fin da subito in formato elettronico.

Questi ultimi, infatti, già presentano le caratteristiche dell’immodificabilità e dell’identificazione univoca e persistente. Rispettano quindi le linee guida dell’AgID, pubblicate alla stregua di quanto previsto dal CAD: sono dotati di firma digitale o di sigillo elettronico.

In entrambi i casi si mette in pratica l’obiettivo della conservazione di documenti rilevanti a livello fiscale, nel rispetto delle regole previste dal CAD. Tuttavia i processi sono differenti.

Per i documenti digitali la conservazione elettronica è obbligatoria mentre per i documenti cartacei la conservazione sostitutiva è opzionale.

Come funziona la conservazione sostitutiva e quali regole si devono rispettare

Per la corretta conservazione sostitutiva dei documenti fiscali si devono rispettare le regole del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

L’articolo 2 contiene gli “Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie”. Il primo comma richiama le regole dell’articolo 71 del CAD e l’articolo 21 del decreto IVA.

Il secondo comma stabilisce le caratteristiche che devono avere i documenti informatici:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità;
• leggibilità.

L’articolo 3 stabilisce le modalità di conservazione. Da un lato devono essere rispettate le disposizioni stabilite dal codice civile, del CAD. Inoltre si deve tenere conto delle regole tecniche e delle altre norme tributarie relative alla corretta tenuta della contabilità.

Il decreto del MEF stabilisce inoltre che:

“siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.”

Al termine del processo di conservazione dei documenti elettronici deve essere apposta la marca temporale o la firma elettronica.

In linea generale i complessi processi di conservazione sono spesso affidati a soggetti terzi, i cosiddetti “conservatori accreditati”. Si tratta di soggetti, pubblici e privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza.

Tali soggetti chiedono l’accreditamento presso AgID, secondo le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

In alternativa le imprese possono anche scegliere di gestire il processo di conservazione internamente, nella consapevolezza che sono richieste specifiche competenze e il rispetto delle diverse regole stabilite dal CAD e dalle disposizioni in materia fiscale.

Conservazione sostitutiva: il ruolo del del Responsabile

Le regole relative alla conservazione sostitutiva sono richiamate anche nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, pubblicate dall’AgID e aggiornate al mese di maggio 2021. La Determinazione AgID n. 371/2021, tuttavia, oltre a introdurre alcune modifiche e correzioni al testo, ha prorogato la sua entrata in vigore al 1° gennaio 2022.

Tra i vari aspetti affrontati nel documento c’è il ruolo del responsabile della conservazione, richiamato anche dall’articolo 2 del decreto del MEF.

Il responsabile della conservazione è chiamato a motivare la scelta legata dei formati per la conservazione dei documenti informatici in modo da garantire nel tempo:

• l’integrità;
• l’accesso;
• la leggibilità.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Come indicato nelle Linee Guida dell’AgiD:

“Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.”

Alcune responsabilità possono essere delegate a una struttura organizzativa con specifiche competenze ed esperienze, con annotazione nel manuale di conservazione.

I compiti del responsabile della conservazione sono diversi. Tra questi la definizione delle politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, strettamente collegati alle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti in conformità con la normativa vigente.

Il responsabile della conservazione è chiamato anche al monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione e alla verifica periodica, con cadenza non superiore a 5 anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità dei documenti.

Lo stesso deve inoltre redigere il manuale di conservazione, lo strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.