Le regole sulla conservazione dei modelli di variazione dei dati IVA

Gli obblighi di conservazione a norma interessano anche i modelli di variazione dei dati IVA. Tali modelli devono essere utilizzati se dopo l’inizio dell’attività sopraggiungono variazioni relative a uno o più degli elementi e sono considerati fiscalmente rilevanti. Si devono rispettare le regole stabilite dal CAD e dal decreto ministeriale 17 giugno 2014.

Quali regole relative alla conservazione a norma devono essere applicate ai modelli di variazione dei dati IVA?

In base a quanto stabilito dal decreto ministeriale 17 giugno 2014, tali documenti sono considerati fiscalmente rilevanti. Devono quindi essere applicate le specifiche regole per la conservazione, comprese quelle previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

In linea generale il periodo di tempo per la conservazione a norma dei documenti è di cinque anni. Tuttavia, i termini sono variabili e dipendono dal lasso di tempo in cui si può ricevere la notifica dell’accertamento.

Le regole sulla conservazione dei modelli di variazione dei dati IVA: CAD e decreto ministeriale 17 giugno 2014

Chi intraprende l’esercizio di un’impresa, arte o professione deve comunicarlo all’Agenzia delle Entrate. L’Amministrazione finanziaria, a seguito della comunicazione, attribuisce al soggetto il numero di partita IVA.

Nel caso in cui dopo l’inizio dell’attività sopraggiungano variazioni, relative a uno o più degli elementi precedentemente comunicati, si deve inviare un’apposita dichiarazione. Lo stesso vale per la cessazione dell’attività.

La comunicazione deve essere presentata entro 30 giorni dalla data di variazione, utilizzando gli appositi modelli scaricabili dal portale dell’Agenzia delle Entrate.

Quali sono gli obblighi relativi alla conservazione a norma in merito ai modelli di variazione dei dati IVA?

Devono essere rispettate le regole per la conservazione a norma. Oltre a quelle stabilite dal codice civile si devono rispettare quelle previste:

• dal decreto ministeriale 17 giugno 2014;
• dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.

La conservazione digitale o cartacea, quest’ultima utilizzata sempre meno, deve essere conforme alle regole del quadro normativo di riferimento.

Oltre alla normativa si può fare riferimento alla prassi fornita dall’Agenzia delle Entrate. Tra i vari documenti chiarificatori è presente la risposta all’interpello n. 217/2022, che interessa principalmente gli intermediari abilitati.

Le indicazioni sono però valide anche per gli altri soggetti collegati all’impresa e diversi adempimenti: esterometro, dichiarazioni d’intento, modelli di pagamento unificato F24, certificazioni uniche che devono rilasciare i datori di lavoro.

Tra i documenti assoggettati agli obblighi di conservazione a norma rientrano, come sottolineato nel documento di prassi in questione:

“anche tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari che gli intermediari trasmettono all’Agenzia delle entrate e/o gestiscono in adempimento degli obblighi assunti nei confronti dei contribuenti, curandone per qualsiasi ragione la conservazione.”

Modelli di variazione dei dati IVA: regole e termini per la conservazione

Le regole da rispettare in materia di conservazione sono state facilitate dal processo di digitalizzazione dell’Agenzia delle Entrate.

In linea generale, l’archiviazione può avvenire anche in modalità cartacea, anche se tale via è sempre meno utilizzata. Per quanti scelgono la strada in questione sarà sufficiente la stampa della documentazione nel caso di controlli, al momento del controllo stesso.

In ogni caso deve essere rispettato quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, ovvero dal decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 e successive modifiche.

I principi che devono essere rispettati sono i seguenti:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

Tali principi vengono rispettati se viene apposta una firma digitale o un sigillo elettronico ai documenti digitali.

A fornire validità legale ai documenti è però soltanto l’apposizione di una marca temporale o della firma elettronica qualificata o avanzata.

Ciò rende i documenti opponibili a terzi e validi ai fini probatori.

Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione? In linea generale il termine ordinario è di cinque anni. In altre parole i documenti devono essere conservati a norma fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione.

Il termine è però variabile e dipende dalla notifica dell’accertamento in relazione al periodo in cui è stata trasmessa la comunicazione di variazione dei dati IVA.

Inoltre, è opportuno specificare che, anche in assenza di uno specifico obbligo di legge, il soggetto potrebbe scegliere di conservare i documenti anche per tempi più ampi, ad esempio per poter utilizzare la documentazione in caso di azioni legali.

Modelli di variazione dei dati IVA: la scelta di soggetti terzi per la conservazione digitale

I soggetti obbligati alla conservazione a norma della documentazione rilevante ai fini tributari possono scegliere di affidare l’intero processo a soggetti terzi.

La scelta può semplificare le procedure per garantire la compliance normativa e il rispetto delle condizioni che permettono alla documentazione di avere validità legale nei confronti di terzi.

In alcuni casi, inoltre, permette di “risparmiare”, dal momento che per l’azienda non è necessario sobbarcarsi della formazione di apposito personale. Tale processo richiede tempo e risorse.

Il rispetto di obblighi normativi di natura fiscale, relativi alla conservazione in caso di controlli, potrebbe essere l’opportunità per migliorare le procedure collegate con la gestione della documentazione e ottimizzazione dei flussi aziendali.