La conservazione digitale della PEC per aziende e professionisti: tutte le norme

La Posta Elettronica Certificata (PEC) si distingue per la sua capacità di conferire valore legale alle comunicazioni elettroniche, equiparandole a tutti gli effetti a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Nonostante la sua comodità e affidabilità, gestire e conservare in modo sicuro e conforme queste comunicazioni rappresenta una sfida significativa, ma cruciale, per le aziende di ogni dimensione. 

La conservazione digitale della PEC, infatti, non è solo una questione di spazio di archiviazione: è una necessità legale e strategica che assicura l’integrità e l’autenticità delle comunicazioni a lungo termine. Le normative italiane ed europee impongono requisiti specifici per la conservazione di questi documenti digitali, sottolineando l’importanza di adottare sistemi che garantiscano la loro non alterabilità e che permettano una verifica periodica dell’integrità. 

Questo articolo mira a fornire una panoramica dettagliata e aggiornata delle leggi, dei regolamenti e delle migliori pratiche per la conservazione digitale dei messaggi PEC.  

Conservazione PEC: le normative vigenti 

Per navigare efficacemente nel complesso panorama delle leggi che regolano la conservazione digitale dei messaggi PEC, è fondamentale avere una conoscenza chiara e aggiornata delle normative italiane ed europee pertinenti.  

In Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce le linee guida fondamentali per la gestione e la conservazione dei documenti elettronici, inclusi i messaggi PEC. Il CAD prescrive che i documenti elettronici debbano essere conservati in formati che ne garantiscano la leggibilità nel tempo, mantenendo intatte tutte le informazioni rilevanti, inclusi i metadati, per tutta la durata della loro conservazione. 

A livello europeo, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) gioca un ruolo cruciale, stabilendo un quadro normativo per i servizi di fiducia, inclusa la firma elettronica e la conservazione dei documenti elettronici. Questo regolamento è particolarmente importante per le aziende che operano in più paesi dell’UE, poiché assicura che i processi di conservazione adottati siano riconosciuti e rispettati in tutto il continente. 

Il rispetto di queste normative non è solo una questione di conformità legale; è anche un elemento chiave per garantire la validità e l’autorità delle comunicazioni aziendali. L’inosservanza delle norme può portare a sanzioni significative, oltre a compromettere la validità legale dei documenti conservati. Ad esempio, un messaggio PEC che non sia stato conservato in conformità alle norme potrebbe non essere accettato come prova in un contesto giudiziario, con conseguenze potenzialmente gravi per l’azienda coinvolta. 

Per quanto tempo devono essere conservati le comunicazioni via PEC?

Come anticipato, esiste un requisito legale per la conservazione della Posta Elettronica Certificata (PEC). Tuttavia, questo non rappresenta una novità introdotta dalle recenti normative eiDAS e CAD. La necessità di conservare documenti è infatti un concetto radicato storicamente nella legislazione italiana, e nello specifico nell’articolo 2220 del Codice Civile, che stabilisce: 

“Le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Inoltre, per lo stesso periodo devono essere conservati documenti quali fatture, lettere ricevute e copie di fatture e lettere inviate“.  

Quindi, quanto tempo deve essere conservata la PEC? Il citato articolo 2220 del Codice Civile indica un periodo di conservazione di 10 anni per la corrispondenza sia in ingresso che in uscita, indipendentemente dal fatto che provenga da enti privati o pubblici. La PEC, essendo una forma di corrispondenza dotata di validità legale grazie alla normativa digitale, si allinea a questi requisiti come le tradizionali lettere raccomandate cartacee. 

Come garantire la non alterabilità dei dati

La conservazione digitale efficace dei messaggi PEC richiede l’impiego di tecnologie avanzate per garantire che i dati rimangano inalterati nel tempo. La non alterabilità è essenziale per mantenere l’integrità legale dei documenti conservati e per assicurare che questi siano sempre considerati validi ed affidabili. Ecco alcune delle principali tecnologie e metodi utilizzati per prevenire la modifica non autorizzata dei messaggi PEC conservati. 

Crittografia

L’uso della crittografia è fondamentale nella protezione dei dati. I messaggi PEC possono essere crittografati usando algoritmi robusti che assicurano che solo le parti con le chiavi appropriate possano accedere ai contenuti dei messaggi. La crittografia impedisce efficacemente che i dati siano letti o modificati durante la trasmissione o mentre sono archiviati. 

Timestamp digitale

Un altro strumento vitale è il timestamp digitale, che serve a registrare esattamente quando un documento è stato creato o modificato per l’ultima volta. Questo non solo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza ma serve anche come prova legale dell’esistenza del documento in un determinato momento. 

Firma digitale

Simile alla crittografia, la firma digitale assicura che un documento non sia stato modificato dopo essere stato firmato. Qualsiasi alterazione del documento dopo la sua firma verrà rilevata, invalidando la firma stessa. 

Sistemi di gestione documentale (DMS)

Molti DMS moderni sono equipaggiati con funzionalità di sicurezza che supportano la crittografia, il timestamp digitale e le firme digitali. Questi sistemi facilitano anche la gestione, il monitoraggio e la conservazione sicura dei messaggi PEC secondo le normative vigenti.  

Teamsystem PEC Manager, grazie all’integrazione con TeamSystem Archive, è un esempio concreto di un sistema progettato per gestire e conservare efficacemente i messaggi PEC, garantendo la conformità alle normative vigenti e la sicurezza dei dati. Questo strumento si avvale delle tecnologie più avanzate per assicurare la non alterabilità e l’integrità dei dati. 

• Crittografia e sicurezza dei dati: TeamSystem PEC Manager utilizza protocolli di crittografia robusti per proteggere i messaggi durante la trasmissione e l’archiviazione, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai contenuti sensibili. 
• Integrazione di timestamp digitale e firma digitale: il sistema implementa il timestamp digitale per registrare con precisione il momento della ricezione o dell’invio di un messaggio PEC, oltre a supportare l’uso di firme digitali per firmare digitalmente allegati in fase di composizione del messaggio.   

TeamSystem PEC Manager offre anche funzionalità di gestione documentale avanzate che permettono alle aziende di organizzare, archiviare e recuperare facilmente i messaggi PEC in conformità con le norme italiane ed europee. Questo sistema non solo migliora l’efficienza operativa ma contribuisce anche a ridurre i rischi legali associati alla gestione dei documenti elettronici. Implementando TeamSystem PEC Manager integrato con TeamSystem Archive, le aziende possono assicurarsi di adottare le migliori pratiche per la conservazione digitale, migliorando la sicurezza dei loro processi documentali e la fiducia dei loro stakeholder.