Conservazione digitale delle note spesa: le regole da rispettare e i vantaggi per l’azienda

La conservazione a norma delle note spesa e dei relativi giustificativi è un obbligo per le aziende. Scegliere la conservazione digitale assicura, oltre alla compliance normativa, anche diversi vantaggi.

La conservazione a norma delle note di spesa da parte dell’azienda è prima di tutto un obbligo di legge. Lo stesso vale per i relativi giustificativi.

Il rispetto della normativa vigente permette di assicurare validità alla documentazione, sia dal punto di vista fiscale che legale.

Il crescente utilizzo della tecnologia e la digitalizzazione dei processi contabili richiede di adottare soluzioni idonee e precisi processi che consistono nella creazione dei pacchetti di conservazione e nella gestione dei metadati.

I vantaggi per le aziende, oltre alla compliance alla normativa fiscale, sono diversi: dall’efficienza operativa nelle pratiche aziendali alla riduzione dei costi, passando per un miglior controllo sulle spese e una più efficiente pianificazione.

La conservazione digitale delle note spesa: le regole da rispettare

Il processo che permette l’archiviazione delle note di spesa in formato digitale anziché cartaceo, sta guadagnando sempre più terreno.

Alla base c’è il vantaggio di una maggiore efficienza operativa, tuttavia la prima motivazione risiede negli obblighi normativi.

Le note spese digitali e i relativi giustificativi rientrano tra i documenti informatici “rilevanti ai fini fiscali”. L’art. 2220 del Codice civile, relativo alla conservazione delle scritture contabili, prevede tale conservazione per il periodo di 10 anni.

Le regole relative ai processi di dematerializzazione e conservazione dei documenti sono stabilite dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, il Codice dell’Amministrazione digitale.

Si devono inoltre tenere in considerazione anche i relativi decreti attuativi (il dpcm del 22 febbraio 2013, il dpcm del 3 dicembre 2013 e il dpcm del 13 novembre 2014), relativi rispettivamente alle regole tecniche per le firme elettroniche, alla conservazione e alla formazione dei documenti informatici.

Si deve poi fare riferimento alla specifica normativa tributaria, ovvero al decreto ministeriale 17 giugno 2014 relativo a “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Ogni documento elettronico ha rilevanza fiscale se contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari.

Le caratteristiche che devono essere rispettare sono le seguenti:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità.

Nel rispetto di tali caratteristiche le copie informatiche possono sostituire gli originali cartacei, con la corretta procedura di dematerializzazione.

Un’ulteriore precisazione è opportuna in merito ai giustificativi allegati alle note spese. Gli stessi devono trovare corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori, tenuti agli adempimenti fiscali.

Gli scontrini e le fatture cartacee (che al momento sono state quasi del tutto sostituite da quelle elettroniche) sono considerati “originali non unici”. In questo caso è possibile risalire al contenuto dei documenti attraverso altre scritture o documenti, la cui conservazione è obbligatoria, anche se da parte di terzi. Non è quindi necessario l’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità all’originale delle copie informatiche.

Come stabilito dall’articolo 22 del CAD:

“La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.”

Nel rispetto dei requisiti indicati, le copie possono sostituire l’originale, permettendo l’assolvimento degli obblighi di conservazione.

La conservazione digitale delle note spesa: i vantaggi per l’azienda

Dopo aver chiarito gli aspetti legati agli obblighi per l’impresa in merito alla conservazione a norma delle note di spesa e dei relativi giustificativi è opportuno soffermarsi sui vantaggi per le aziende che scelgono la conservazione digitale.

Le procedure, nel rispetto delle linee guida e le specifiche tecniche dell’AgID, hanno diversi punti di forza che permettono di semplificare il processo di gestione delle spese aziendali. Per prima cosa il processo di digitalizzazione riduce notevolmente il tempo necessario per l’elaborazione e la revisione delle note spese.

La conservazione digitale assicura, inoltre, che i dati non siano alterati o manipolati. Inoltre non richiede uno spazio fisico per l’archiviazione cartacea, con vantaggi anche per l’ambiente.

Ci sono poi le semplificazioni relative ai processi di ricerca e all’immediatezza nell’accesso ai dati, con ricadute positive sull’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio delle spese. I documenti possono essere facilmente archiviati, ricercati, e recuperati, con semplificazioni per la revisione e l’analisi delle spese aziendali

Un ulteriore aspetto è legato alla sicurezza, che è collegata al trattamento di informazioni sensibili e riservate. Si tratta di un aspetto certamente delicato.

In diversi casi le aziende decidono di affidarsi a conservatori accreditati. Si tratta di soggetti, pubblici e privati, che svolgono le attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi. Per tali soggetti è richiesto l’accreditamento presso l’AgID, come previsto dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. I professionisti in questione sono spesso incaricati dell’esternalizzazione dei processi aziendali, dal momento che sono dotati di una formazione specialistica, nella maggior parte dei casi non presente in azienda.