Condomini digitali, amministratori digitali: come le firme elettroniche stanno cambiando il settore

La digitalizzazione sta trasformando profondamente la professione dell’Amministratore di condominio, introducendo strumenti che semplificano e ottimizzano i processi quotidiani. Le firme elettroniche, la PEC e i software di gestione (come i PEC Manager) sono diventati strumenti essenziali per un’Amministrazione condominiale moderna e digitale. Questi strumenti facilitano la gestione dei documenti e delle comunicazioni ufficiali, creando un percorso che porta dalla digitalizzazione dei documenti alla gestione avanzata dei dati, con uno sguardo rivolto anche alle opportunità offerte dall’Intelligenza Artificiale.

Tra i molteplici percorsi di digitalizzazione che negli ultimi anni hanno impattato professioni e imprese, non potevano certo mancare i processi di amministrazione dei condomini. In Italia abbiamo circa 8 Mln di edifici residenziali, il 70%, (cioè circa 5,5 Mln) è costituito da condomìni. Secondo le stime, in questi condomìni vivono 12,6 milioni di famiglie italiane, per un totale di oltre 30 Mln di italiani (elaborazione su dati ISTAT 2020 e 2021). Insomma: una rilevante porzione di italiani ha a che fare con i propri condòmini nei rispettivi condomìni e interagisce abitualmente con uno o più Amministratori di condominio.

In questo percorso di trasformazione digitale, è semplice intuire come proprio agli Amministratori di condominio spetti un ruolo centrale. Questa community è ampia e composta, si stima, da oltre 250.000 persone, 50.000 delle quali sono professionisti. Tra le loro tipiche competenze rientrano la capacità di sapersi destreggiare con la burocrazia legale ma anche organizzare le priorità di intervento, adottando una trasparente gestione di acquisti e fondi disponibili, nel rispetto stretto dei vincoli di cassa: tutti elementi tipici di una “buona amministrazione”. A fare la differenza, poi, emergono anche le capacità umane di saper favorire l’interazione, di saper creare consenso, di riuscire a prevenire o risolvere conflitti tra “vicini di casa”.

A questo poliedrico profilo di compiti diversi, già oggi e sempre più nel prossimo futuro non potrà più mancare anche il saper governare gli strumenti digitali della professione, che impattano su comunicazioni, sottoscrizioni, identificazione ecc. Lo chiedono “i tempi”, lo impongono le leggi e francamente lo desiderano anche i condòmini, che da semplici cittadini diventano anche loro, sempre più velocemente, “cittadini digitali”.

In questo scenario, gli strumenti da dover governare non sono pochi e, nel tempo, diventano sempre più numerosi e sofisticati (ma, non per questo, difficili da usare). Tra quelli più evidenti, spinti dall’evoluzione normativa che per i professionisti in genere è un riferimento indispensabile, emergono per esempio, le firme elettroniche.

Vediamo più nel dettaglio quali implicazioni hanno questi strumenti nell’evoluzione della professione dell’Amministratore di condominio digitale.

Amministratori di condominio e firme elettroniche

I documenti digitali (o “documenti informatici” e “documenti elettronici”, per usare le corrette diciture normative) già oggi rappresentano – e in futuro sempre più sistematicamente rappresenteranno – la “normalità del quotidiano”.

A sottolineare questa evidente direzione, anche il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che definisce i documenti analogici (cioè, quelli su carta) come “rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Concettualmente, questa definizione che fa leva sul presupposto “se è su carta, è non-informatico” assume come base la versione informatica, per andare a definire per negazione quella tradizionale “su carta”.

In questo contesto, le Firme Elettroniche – e in particolare le forme più forti come la Firma Elettronica Avanzata oppure la Firma Digitale (per un approfondimento si rimanda al contributo: “Firme digitali, firme elettroniche, firme remote, firme grafometriche e firme elettroniche post-identificazione: principali funzionalità e quali preferire“, https://www.teamsystem.com/magazine/identita-digitale/firme-elettroniche-funzionalita-quali-preferire/) sono ormai uno strumento professionalmente indispensabile per i moderni Amministratori di condominio.

Non solo firme

Per gli Amministratori di condominio una certa familiarità con la firma digitale è stata favorita dai rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui le firme sono già necessarie da molto tempo.

Le esigenze imposte dal Covid-19, però, hanno ulteriormente favorito l’introduzione di riunioni da remoto e queste, a loro volta, hanno aperto la strada a nuovi modelli di ratifica/sottoscrizione dei contenuti a distanza basati proprio su firme elettroniche e processi di identificazione digitali. Si sono così diffusi i servizi di firma elettronica remota, che abilitano la sottoscrizione di documenti anche da soggetti terzi e sprovvisti di un loro certificato di firma.

In queste dinamiche, anche strumenti di identificazione sicura come SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CIE (Carta di Identità Elettronica) hanno assunto un ruolo centrale e crescente, in grado di abilitare interazioni efficaci anche da remoto e orientati alla creazione di documenti informatici, sui quali apporre, per esempio, firme elettroniche avanzate.

Infine, va sottolineato che un documento informatico, cioè nativamente firmato, mantiene il suo valore legale nel tempo solo se:

1. non viene stampato per essere gestito in carta (una firma digitale stampata, infatti, perde la sua validità);
2. viene conservato in un sistema di Conservazione Digitale a norma. Senza ricorrere alla Conservazione Digitale, infatti, si creano solo file destinati a perdere, nel tempo, il loro originario forte e imprescindibile valore legale, specialmente una volta scaduti i certificati di firma.

In un contesto sempre più digitale, comprendere e adottare correttamente queste pratiche non è solo un’esigenza normativa, ma un’opportunità per innovare e migliorare i processi amministrativi, rendendoli più trasparenti, rapidi e orientati a rispondere alle esigenze di servizio dei condòmini, anch’essi sempre più “digitali”.