Condomini digitali, Amministratori digitali: il ruolo delle PEC
Oltre alle firme elettroniche, anche le PEC e i software che ne gestiscono molteplici (i PEC Manager) sono un elemento indispensabile per la professione dell’Amministratore digitale. In questo contributo, proponiamo alcune riflessioni sulla centralità delle PEC per questa categoria professionale.
La PEC è un’email con valore legale, equiparata a una raccomandata con ricevuta di consegna, che per ogni invio prevede una ricevuta di recapito al destinatario. Questo canale di comunicazione è decisamente indispensabile per tutti quegli Amministratori di condominio che esercitano la professione e, molto probabilmente, è imprescindibile anche per tutti gli altri. È, tuttavia, riduttivo avere presente le sole PEC “degli Amministratori”, in quanto le caselle da gestire sono ben di più: ci sono, infatti, anche tutte le eventuali PEC dei condomìni gestiti. Di conseguenza, le comunicazioni da presidiare sono le PEC che arrivano da molteplici fonti: condòmini, fornitori, Pubbliche Amministrazioni, Banche, Assicurazioni, ecc.
Vediamo più nel dettaglio quali implicazioni questi strumenti hanno nell’evoluzione della professione dell’Amministratore di condominio digitale.
Amministratori di condominio e PEC
Per gli Amministratori di condominio, ancora più rilevante delle firme elettroniche (per un approfondimento, si rimanda al contributo “Condomìni Digitali, Amministratori Digitali: le firme elettroniche”) è lo strumento della posta elettronica e in particolare della Posta Elettronica Certificata (PEC).
La rilevanza della PEC per l’Amministratore non va ridotta esclusivamente all’obbligo di averne una propria, che è presente se l’Amministratore è un professionista iscritto a un albo oppure se esercita attività di impresa; vanno infatti considerate anche le molteplici occasioni di interazione che ogni Amministratore può avere con le diverse PEC dei condomìni che amministra.
La PEC dell’Amministratore, infatti, serve a gestire le attività legate alla propria professione. Sulla sua PEC, l’Amministratore di condominio può ricevere comunicazioni formali dalle Pubbliche Amministrazioni con cui interagisce, così come dai condòmini con cui lavora o da colleghi e/o fornitori: queste comunicazioni hanno carattere ufficiale e pertanto richiedono di essere “assolutamente gestite”; in altre parole, non si può far finta di non averle ricevute. Dalla sua PEC, l’Amministratore può scrivere richieste altrettanto formali verso le Amministrazioni Pubbliche (anch’esse vincolate a protocollare e in seguito a gestire le PEC ricevute) o verso i condòmini (che si tratti di padroni di casa che non risiedono presso il condominio oppure di inquilini non raggiungibili per altre vie, per comunicare importanti informazioni o richiami).
Le PEC dei condomìni, invece, sono gestite dall’Amministratore per conto dei condomini che amministra. È infatti possibile che un condominio abbia una propria PEC di riferimento: chiariamo che non è un obbligo averne una; tuttavia, può essere una comodità disporne, perché agevola tutte le comunicazioni formali, che siano “da” oppure “verso” il condominio. Ovviamente, la PEC del condominio non è quella del suo Amministratore, che è comunque chiamato a gestirla: questa differenza introduce confini chiari, flessibilità e trasparenza, a beneficio sia del condominio sia del suo Amministratore. Per esempio,cambiare Amministratore non significa cambiare PEC e nella PEC del condominio saranno presenti esclusivamente comunicazioni che riguardano il solo condominio. Ecco perché molte assemblee condominiali scelgono di attivare una casella PEC per il condominio. Attraverso la propria PEC, infatti, un condominio può convocare assemblee, dare informazioni su calendari, scadenze o limitazioni nei servizi, e comunicare “ufficialmente”. Sulla propria PEC, un condominio può ricevere comunicazioni dalle PA (Regione, Provincia, Comune, Enti Centrali) e anche dai suoi fornitori, dalle sue banche e dalle sue assicurazioni: per esempio, informative su occupazioni di suolo pubblico, vincoli sulla viabilità, notifiche di ispezioni, richieste di documentazione, esiti su presentazioni di domande, preventivi, estratti conto, polizze dedicate ecc.
In conseguenza di questi possibili usi e visto che, mediamente, un Amministratore di condominio professionista amministra circa una decina di condomini (le grandi società di Amministrazione possono arrivare anche a centinaia di condomini amministrati) tra i compiti dell’Amministratore c’è anche l’obbligo di dover seguire con cura un significativo numero di caselle PEC: quelle dei condomini che segue e la propria. Questa gestione, come già anticipato, deve essere svolta in modo accorto e preciso, vista la formalità ufficiale delle comunicazioni via PEC. Per poter governare questa complessità, evitando di aprire molteplici Portali diversi col rischio di perdere di vista qualcosa o qualcuno, esistono gli strumenti per la gestione delle PEC: i software chiamati PEC Manager.
Amministratori di condominio e PEC Manager
Un PEC Manager è un software che aiuta a gestire più caselle di Posta Elettronica Certificata in modo organizzato e semplice. Nel PEC Manager è possibile gestire più caselle in contemporanea e in modo organizzato e centralizzandole, accedendo a un unico ambiente virtuale, che evita molteplici login su piattaforme di provider diversi.
Un buon PEC manager è un gestore sicuro di PEC, che avvisa se arriva qualcosa di importante, tiene traccia di tutto quello cui è stato risposto ma anche di quello che deve ancora essere processato, aiutando a non perdere il controllo ed evitando di doversi relazionare con una quantità imprecisata di client diversi, tra loro poco omogenei per logiche di funzionamento. Oltre che un sistema per risparmiare tempo, quindi, un PEC Manager è soprattutto un tool per minimizzare eventuali conseguenze legali derivanti da una banale ma pericolosa “PEC non gestita”. Dal punto di vista dell’Amministratore di condominio, il PEC Manager non sostituisce il suo gestionale ma lo estende e lo potenzia, integrandosi con esso per mantenere ordine e presidio sulle comunicazioni fondamentali da gestire.
Infine, non va trascurato (e, anzi: andrebbe fortemente ricordato!) che le PEC raccolgono e collezionano scambi di comunicazioni ufficiali: pertanto necessitano di essere portate in Conservazione Digitale, per poter cristallizzare nel tempo la validità dei certificati utilizzati, all’interno di un archivio elettronico stabile nel lungo periodo.
Amministratori di condominio e prospettive digitali
La riforma dell’articolo 66 sulle disposizioni di attuazione del Codice Civile ha introdotto molte novità digitali per gli Amministratori: per esempio, le assemblee telematiche, l’uso delle PEC e la firma digitale. Gli Amministratori di condominio oggi più “evoluti” dal punto di vista digitale – così come alcune delle realtà più grandi di questo settore – stanno già governando efficacemente questi strumenti e colgono interessanti opportunità di efficienza, migliorando il loro livello di servizio al cliente. Forti di questa consapevolezza, proprio tra questi soggetti “ispirati” e “più avanti” è oggi più facile trovare interlocutori sensibili a scoprire e sperimentare ulteriori frontiere tecnologiche, come per esempio quelle dell’Intelligenza Artificiale, nelle sue forme generative (LLM o RAG) o di digital recognition.
Per non “restare indietro” e dominare pienamente tutti gli strumenti disponibili, normati e prospettici, e quindi diventare “veri e propri Amministratori Digitali”, è sufficiente accettare la sfida del cambiamento: iniziare a adottare e sfruttare al meglio gli strumenti già disponibili per costruire esperienza concreta, da cui poi intraprendere ulteriori percorsi evolutivi digitali.
