Gestione Mail PEC: come renderla agile ed efficiente

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Consente di inviare e ricevere comunicazioni con certificazione di invio e consegna, rendendo sicuro lo scambio di informazioni tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione​.

Funzionamento della Posta Elettronica Certificata

Il funzionamento della Posta Elettronica Certificata (PEC) si differenzia dalla posta elettronica ordinaria per la generazione di due importanti ricevute: la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna, che attestano rispettivamente l’avvenuta spedizione e la consegna del messaggio. Queste attestazioni hanno valore legale e sono essenziali per certificare l’invio e la ricezione.

La gestione della PEC in azienda

La PEC trasforma la gestione delle e-mail aziendali in un processo strutturato e metodico. Rispetto alla posta elettronica ordinaria, la PEC presenta alcune sfide specifiche, come la gestione delle ricevute e la separazione tra caselle di posta ordinaria e certificata. L’efficacia nell’uso della PEC richiede un approccio organizzato per evitare inefficienze e perdite di informazioni importanti.

Gestione e conservazione a lungo termine della Posta Elettronica Certificata (PEC)

I messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) sono considerati documenti legali e, come tali, devono essere archiviati e conservati seguendo normative specifiche. Questi documenti devono essere mantenuti per un periodo legale definito, che per la PEC è di 10 anni. È importante sottolineare che, sebbene il fornitore del servizio PEC sia obbligato a conservare questi documenti solo per 30 mesi, la responsabilità di mantenerli per il periodo completo ricade sull’ente o l’individuo titolare della casella di posta certificata.

Di conseguenza, è essenziale implementare un servizio di conservazione digitale che estenda la durata della conservazione dei messaggi PEC oltre i termini minimi stabiliti dal fornitore. Questo processo di conservazione deve aderire a rigorose procedure informatiche, poiché la PEC, essendo un documento nativo digitale, non può essere trasformata in formato cartaceo per l’archiviazione tradizionale. Questo implica che la conservazione dei documenti PEC deve essere gestita in un ambiente completamente digitale per garantire sia la conformità legale sia l’integrità del documento nel tempo.

Gestione della mail PEC: cosa sapere

Spesso la gestione della mail PEC incontra problematiche di natura organizzativa. Gli Studi legali, ad esempio, così come le aziende, si trovano frequentemente a gestire simultaneamente più account di posta elettronica, sia certificata che ordinaria. Ancora oggi molte di queste realtà si affidano ai classici strumenti di gestione, come può essere la webmail, senza però ottenere risultati soddisfacenti. I rischi possono essere diversi:

• perdere comunicazioni importanti;
• non utilizzare la casella corretta;
• non rispettare le regole della privacy e del GDPR;
• non garantire una corretta conservazione delle comunicazioni.

Per ovviare a questo problema la soluzione migliore è quella di affidarsi a software per la gestione delle mail aziendali.

Software per la gestione PEC: ecco TeamSystem PEC Manager

TeamSystem PEC Manager è un software pensato per gestire da un’unica piattaforma il traffico di mail ordinarie e di posta certificata. Grazie alle sue funzionalità consente alle aziende di:

• avere un flusso di ricezione chiaro;
• uno smistamento corretto della posta;
• conservare con sicurezza le comunicazioni in arrivo.

Non solo, TeamSystem PEC Manager è stato concepito rispettando tutte le normative sulla privacy, compresa la conformità al regolamento GDPR.

Con questo software per la gestione della PEC sarà estremamente semplice e intuitivo impostare i permessi per l’invio e la ricezione, creare report personalizzati per utente e gestire invii PEC automatici e massivi. Il tutto da un’unica piattaforma facile da utilizzare e dalle numerose funzionalità.

Considerazioni sulla gestione efficace delle mail PEC

Formazioni specifiche sull’uso della PEC

Un aspetto cruciale nella gestione delle mail PEC riguarda la formazione degli utenti. Le aziende dovrebbero investire in sessioni di formazione specifiche per assicurare che tutti gli impiegati siano capaci di utilizzare efficacemente la PEC, comprendendo le peculiarità legate alla sicurezza e alla legalità delle comunicazioni. Questo non solo migliora l’efficienza interna, ma riduce anche il rischio di errori che potrebbero compromettere la validità legale delle comunicazioni.

Integrazione PEC con altri strumenti aziendali

Un’altra considerazione importante è l’integrazione della PEC con altri strumenti di comunicazione come la firma elettronica.

Esite, inoltre, la possibilità di collegare la PEC a sistemi come CRM o ERP che permette una sinergia operativa che può significativamente potenziare la gestione dei flussi di lavoro e delle informazioni. Questa integrazione facilita la tracciabilità delle comunicazioni e la gestione dei dati in conformità alle normative vigenti.