Come archiviare e conservare i documenti elettronici

L’archiviazione dei documenti elettronici è diventata oggi una pratica cruciale per le imprese, così come la conservazione degli stessi.

La gestione efficace dei documenti digitali non solo ottimizza le operazioni quotidiane, ma è anche fondamentale per rispettare le normative fiscali e legali. In Italia la conservazione dei documenti elettronici è normata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, che stabilisce i cosiddetti “obblighi di conservazione e esibizione dei documenti”.

Ma come archiviare e conservare i documenti elettronici nel migliore dei modi? E qual è il tempo di archiviazione dei documenti da rispettare? Proviamo a fare un po’ di chiarezza.

Come archiviare documenti elettronici?

L’archiviazione elettronica dei documenti è un processo che coinvolge la conservazione di dati e informazioni in formato digitale. La digitalizzazione, e la relativa archiviazione, dei documenti offre vantaggi evidenti, soprattutto se paragonati alla vecchia archiviazione cartacea (o “analogica”):

• accesso rapido e immediato alla documentazione;
• riduzione dell’ingombro fisico;
• snellimento delle procedure amministrative.

Per archiviare documenti elettronici in modo efficace, è fondamentale adottare strumenti di gestione documentale o software di archiviazione appositamente progettati. Si tratta di soluzioni che consentono di organizzare, categorizzare e individuare facilmente i documenti quando necessario, mantenendo fede alle richieste previste dal GDPR anche in materia di archiviazione e conservazione, cosa che invece, con la gestione analogica, non era sempre possibile.

Cos’è obbligatorio conservare digitalmente?

L’archiviazione elettronica dei documenti contabili e fiscali è obbligatoria secondo quanto previsto dal CAD. Questo implica che determinati documenti, come fatture elettroniche e documenti che hanno rilevanza a livello fiscale, debbano essere archiviati e conservati digitalmente.

Nelle best practice della conservazione digitale va comunque sottolineato che è opportuno conservare digitalmente anche documenti informatici rilevanti dal punto di vista civilistico, come:

• le comunicazioni PEC (Posta Elettronica Certificata);:
• tutti i contratti e i pagamenti sottoscritti dall’azienda con firma digitale;
• i pagamenti F23 e F24;
• i DDT e gli ordini sottoscritti con il medesimo sistema.

In definitiva, un’azienda deve conservare digitalmente tutti quei documenti che necessitano di mantenere l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e il valore probatorio.

Quanto dura il periodo di conservazione dei dati?

Il periodo conservazione documenti varia a seconda del tipo di documento. Restando nel campo aziendale, ad esempio, le fatture emesse, le ricevute, così come tutti gli altri documenti che hanno valenza fiscale e contabile, devono essere conservati digitalmente per almeno dieci anni. Questo periodo è stato stabilito per garantire la tracciabilità e l’integrità delle informazioni finanziarie nel tempo.

Allo stesso modo, altri documenti, come contratti, possono essere soggetti a periodi di conservazione diversi, soprattutto quando si tratta di documentazione di natura privata e “non aziendale”. È essenziale conoscere e rispettare queste tempistiche per evitare sanzioni e garantire l’integrità dei documenti prodotti e ricevuti dall’azienda.