Bilancio di esercizio: per quali documenti è previsto l’obbligo di conservazione?

Anche il bilancio di esercizio è soggetto agli obblighi di conservazione a norma. Devono essere rispettare le regole stabilite dal Codice civile, dal CAD e dal decreto ministeriale 17 giugno 2014.

Il Bilancio d’esercizio è l’insieme dei documenti contabili che un’impresa deve redigere periodicamente, nel rispetto della normativa attualmente in vigore.

È composto dallo stato patrimoniale, dal conto economico, dal rendiconto finanziario e dalla nota integrativa.

Tali documenti contabili hanno rilevanza ai fini fiscali e devono perciò essere conservati a norma.

Dovranno quindi essere rispettate le regole stabilite dal Codice civile, dal CAD e dal decreto ministeriale 17 giugno 2014.

La composizione del bilancio di esercizio

Il bilancio d’esercizio è un insieme unitario e inscindibile di documenti. Ai sensi dell’articolo 2423 del codice civile, è composto:

• dallo stato patrimoniale;
• dal conto economico;
• dal rendiconto finanziario;
• dalla nota integrativa.

Lo stato patrimoniale rappresenta la situazione dell’azienda alla chiusura dell’esercizio. Nel prospetto viene presentata la situazione patrimoniale e finanziaria della società che compone l’attivo, quella che compone il passivo e, come differenza tra le due, il patrimonio netto.

Nell’attivo rientrano i beni e le proprietà possedute dall’azienda e utilizzati per l’esercizio dell’attività, i crediti dell’azienda verso terzi e la liquidità aziendale.

Nel passivo, invece, devono essere indicati i debiti dell’azienda verso terzi.

Il conto economico, invece, riporta informazioni sulla situazione economica della società, rendendo noti i costi sostenuti e i ricavi conseguiti dall’azienda nel corso dell’esercizio. La differenza tra costi e ricavi determina l’utile o la perdita dell’esercizio.

Il rendiconto finanziario è un documento contabile obbligatorio per le medio e grandi aziende italiane, con più di 50 dipendenti, con un totale di ricavi maggiore di 8.800.000 euro e con un totale attivo maggiore di 4.400.000 euro.

Nell’ambito del bilancio di esercizio, il rendiconto finanziario è uno strumento utile al monitoraggio dei movimenti finanziari di un’azienda, effettuati e registrati nel corso dell’esercizio. Tale documento contabile consente di tenere sotto controllo la liquidità aziendale e il flusso di cassa, avendo contezza delle entrate e delle uscite.

La nota integrativa, infine, è il documento del bilancio di esercizio in cui devono essere inserite le informazioni che permettono una più veritiera e corretta rappresentazione della situazione economica patrimoniale e finanziaria della società. Deve riportare al suo interno, ad esempio, i criteri contabili adottati, i dettagli sull’inserimento di alcune voci dello stato patrimoniale e del conto economico e altre informazioni.

Dal momento che la documentazione deve essere considerata un insieme unitario e inscindibile di documenti, le regole sulla conservazione a norma si applicano a tutti i documenti contabili.

Bilancio di esercizio: le regole da rispettare per la conservazione a norma

Le imprese chiamate a redigere il bilancio devono provvedere al rispetto delle regole per la conservazione a norma. Oltre a quelle stabilite dal codice civile si devono rispettare quelle previste:

• dal Codice civile;
• dal decreto ministeriale 17 giugno 2014;
• dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.

Sono due le modalità previste per la conservazione: digitale o cartacea. La modalità cartacea è sempre meno utilizzata visto anche il forte processo di digitalizzazione che ha interessato e interesserà progressivamente la documentazione fiscale.

Nel caso della conservazione digitale la normativa di riferimento è il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, il decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 e le successive modifiche.

Le copie digitali della documentazione contabile devono rispettare i seguenti requisiti:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

Il rispetto delle condizioni indicate viene rispettato nei casi in cui venga apposta una firma digitale o un sigillo elettronico ai documenti digitali.

Soltanto l’apposizione di una marca temporale o della firma elettronica qualificata o avanzata garantiranno però validità legale ai documenti, così da renderli opponibili a terzi e efficaci a eventuali fini probatori.

Bilancio di esercizio: per quanti anni è previsto l’obbligo di conservazione?

Come anticipato per tutti i documenti che compongono il bilancio di esercizio è previsto l’obbligo di conservazione a norma.

Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione? In questo caso si deve fare riferimento a quanto disposto dall’articolo 2220 del Codice civile, rubricato come “Conservazione delle scritture contabili”.

Tale disposizione stabilisce che le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

La norma prevede inoltre che:

“Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”

Avendo già anticipato le modalità che permettono il rispetto della normativa sulla conservazione, è in ogni caso necessario ribadire che il termine decennale è individuato in risposta a un obbligo di legge.

Tuttavia potrebbe essere più conveniente prevedere anche un lasso di tempo maggiore, nell’eventualità che la documentazione debba essere prodotta a fini probatori nel corso di azioni legali.

Bilancio di esercizio: la conservazione digitale affidata a soggetti terzi

I processi di conservazione digitale, necessari alla compliance normativa nel caso di documenti fiscalmente rilevanti e utile nell’eventuale necessità di produzione a fini legali, può essere interamente affidato a soggetti terzi.

La scelta può trovare motivazione soprattutto nella necessità di garantire la validità legale della documentazione nei confronti di soggetti terzi.

A livello aziendale l’opzione permette all’impresa di liberarsi del processo di formazione dell’eventuale personale interno incaricato dei processi. In altre parole, potrebbe rivelarsi un “risparmio” di tempo e risorse.

Generalmente, infatti, le aziende scelgono di affidarsi a professionisti o a specifiche società che garantiscono affidabilità e processi che rispettino gli standard normativi richiesti.