Allegati delle PEC: sono legalmente validi con la firma elettronica

Agli allegati delle PEC deve essere apposta una firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata o avanzata così da essere considerati legalmente validi

Una delle questioni su cui possono sorgere dubbi è la validità legale delle comunicazioni inviate tramite PEC e degli allegati trasmessi attraverso i messaggi di posta elettronica certificata.

Per sapere in quali casi tali comunicazioni e i documenti informatici trasmessi abbiano efficacia probatoria è necessario soffermarsi sulle caratteristiche che accomunano le modalità di comunicazioni digitali e quelle analogiche.

Le regole sull’efficacia probatoria dei documenti informatici sono state fornite dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale. Il testo unico riunisce e organizza le norme relative ai processi di informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

Un altro punto di riferimento è rappresentato dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Il documento approvato dall’Agenzia per l’Italia digitale a maggio del 2021 ha l’obiettivo di aggiornare le regole del CAD sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e racchiudere in un’unica guida le regole tecniche e le circolari in materia.

Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici

Per capire in quali casi i documenti informatici hanno validità ed efficacia probatoria è necessario partire dall’articolo 20 del CAD, rubricato come “Documento informatico”.

Tale articolo stabilisce quanto di seguito riportato:

“Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.”

Per prima cosa occorre precisare che con il termine “documento informatico” la norma si riferisce a quelli che nel linguaggio comune sono definiti documenti digitali. Nello specifico è opportuno fare riferimento alla definizione di documento amministrativo presente all’art. 1 lettera a) del D.P.R. n. 445/2000. Il richiamo normativo fa riferimento a “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”.

Il documento informatico, o digitale, è quindi un documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Sono due le principali caratteristiche che tale documento deve soddisfare per avere valenza giuridica:

• l’idoneità a conservare nel tempo la sua capacità rappresentativa, senza modifiche contenutistiche;
• la sottoscrizione, che riguarda il contenuto del documento e che può ridondare sulla sua immodificabilità.

Per cercare di ricondurre la realtà informatica agli istituti civilistici già esistenti il legislatore ha cercato un equilibrio tra il tentativo di disciplinare la rilevanza giuridica dell’uso dell’informatica e la salvaguardia degli istituti giuridici previgenti.

Nel CAD si fa quindi esplicito riferimento all’efficacia di cui all’articolo 2702 del Codice civile, tentando di equiparare il documento informatico alle caratteristiche del documento cartaceo.

L’articolo 20 del CAD, al comma 1-bis, stabilisce quanto di seguito riportato:

“Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire al sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.”

La norma risponde alla necessità di evitare che le caratteristiche oggettive del documento riferibili alla formazione, conservazione o trasmissione, possano metterne in dubbio l’attendibilità, l’affidabilità e l’immutabilità.

La finalità è dunque quella di tutelare la certezza del diritto dell’affidamento a terzi. Il documento che risponde alle caratteristiche individuate dall’articolo 20 del CAD dovrà quindi necessariamente essere ritenuto dal giudice come dotato di efficacia di cui all’articolo 2702 del codice civile e del requisito della forma scritta. È quindi prova legale.

Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID stabiliscono quali sono i criteri per garantire l’immodificabilità e l’integrità di un documento informatico nel caso in cui sia formato attraverso l’acquisizione per via telematica o su supporto informatico, l’acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, l’acquisizione della copia informatica di un documento analogico.

Tali caratteristiche sono garantite:

• dall’apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
• dalla memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee misure di sicurezza;
• dal versamento a un sistema di conservazione.

La prima caratteristica indicata, oltre ai diversi tipi di firme, è rispettata anche nel caso di utilizzo delle cosiddette “marche temporali”. Tali strumenti danno la possibilità di collocare a livello temporale un documento informatico. La marca temporale permette di associare data e ora certe e legalmente valide al documento.

A prevederlo è proprio l’articolo 20 del CAD, che in prima battuta richiama l’articolo 71 dello stesso Codice dell’Amministrazione digitale, relativo alle regole tecniche. L’ultima parte del comma 3 dell’articolo 20 stabilisce inoltre quanto di seguito riportato:

“la data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.”

Anche le marche temporali, al pari della firma elettronica qualificata, della firma digitale o della firma elettronica avanzata, contribuiscono a fornire garanzia del rispetto dell’immodificabilità e dell’integrità di un documento informatico.

Abbinate alla memorizzazione su sistemi di gestione documentale, che rispettino gli standard di sicurezza, e ai sistemi di conservazione permettono l’opponibilità del documento informatico nei confronti di terzi.

I documenti informatici senza firma elettronica sono legalmente validi?

Per determinare la validità legale dei documenti informatici inviati tramite PEC ma non firmati digitalmente è opportuno fare alcune precisazioni.

La posta elettronica certificata, infatti, è paragonabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Attraverso la PEC vengono certificati l’invio di una comunicazione e la trasmissione degli allegati alla comunicazione. Oltre alla data certa della comunicazione, vengono certificati anche il contenuto del messaggio e gli allegati, ma non il contenuto degli allegati stessi.

Per avere certezza sul valore giuridico di un documento deve essere firmato digitalmente, in quanto la firma autentica il documento, identificando il firmatario.

A completamento dei casi in cui ai documenti è apposta la firma digitale, la parte finale del comma 1-bis dell’articolo 20 del CAD stabilisce che:

“In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l’ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.”

In tale ipotesi la valutazione sui documenti è rimessa al giudice, il quale potrà avvalersi di un consulente tecnico per determinare se i documenti rispondano ai requisiti di permanenza temporale e non modificabilità.

In questo caso, per valutare se la data e l’ora di formazione del documento informatico siano opponibili a terzi, si deve fare riferimento alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID del maggio del 2021.