Schedine alloggiati: a cosa servono e come inviarle facilmente

L’invio delle schedine alloggiati alla questura di riferimento per il territorio è obbligatorio e rientra, dunque, tra le attività quotidiane di qualsiasi hotel, bed & breakfast e altre strutture ricettive.

In sostanza, ogni albergatore ha il dovere di inviare i dati relativi ai propri ospiti entro 24 ore dal loro arrivo in struttura. Come già detto, parliamo di un’attività obbligatoria che, se non viene eseguita, comporta il pagamento di una multa di 206 euro.

Oggi, l’operazione è stata senz’altro facilitata. A differenza di anni fa, l’invio delle schedine alloggiati è stata informatizzata, tramite l’accesso a un portale creato appositamente per l’invio delle informazioni alla Polizia di Stato.

Tuttavia, rimane un compito un po’ noioso per gli operatori del settore, i quali devono occupare il tempo necessario a effettuare correttamente la procedura.

Anche in questo senso, sono state messe a disposizione delle facilitazioni. L’importante, dunque, è conoscere gli strumenti che possono aiutare a risparmiare tempo, senza rischiare multe o altre sanzioni.

Cos’è una schedina alloggiati

Ogni volta che un ospite varca la soglia di ingresso della struttura ricettiva (hotel, B&B, agriturismo o altra struttura che sia) ed effettua il check-in, l’albergatore ha l’obbligo di trasmetterne le generalità – di norma entro 24 ore – alla Polizia di Stato.

Si tratta di un invio fondamentale, perché consente di tenere traccia delle persone che soggiornano in una determinata area e, per la Polizia, di avere accesso ai dati in caso di emergenze o indagini. Si tratta, dunque, di un obbligo con scopi di sicurezza pubblica.

La comunicazione che viene effettuata è proprio la schedina alloggiati, documento che ha conservato il nome attribuitogli quando la comunicazione avveniva ancora in formato cartaceo.

Oggi le cose sono cambiate: l’invio delle schedine alloggiati avviene telematicamente, tramite la piattaforma apposita della Polizia di Stato, per velocizzare il processo, già a partire dal 2006.

Tutti gli host devono, infatti, richiedere le credenziali di accesso e inviare le comunicazioni tramite la piattaforma.

Nel tempo, il portale è stato rinnovato con una nuova versione introdotta a gennaio del 2022, con l’obbligatorietà di comunicazione entro 6 ore degli ospiti che soggiornano in struttura per meno di 24 ore.

Attenzione agli errori, perché possono costare il pagamento di una multa di circa 200 euro. Questo vale sia nel caso vi siano errori nella compilazione (benché il sistema ne segnali alcuni) sia in caso di invio delle schedine alloggiati in ritardo.

Invio delle schedine alloggiati: quali dati inserire

All’arrivo degli ospiti, l’host deve richiedere le loro generalità per inserirle nella scheda alloggiati.
Di norma, tali informazioni includono:

• Nome
• Cognome
• Data di nascita
• Cittadinanza
• Indirizzo di residenza
• Sesso
• Data di arrivo e giorni di permanenza

Inoltre, in genere al capo famiglia o al capogruppo viene richiesto il documento d’identità (carta d’identità, passaporto o patente).

Le schede, così compilate, devono essere conservate dall’host fino all’avvenuta trasmissione dei dati. Inoltre, quando dalla questura viene inviata la ricevuta, questa deve essere conservata per i successivi 5 anni (sempre in formato digitale).

Come inviare le schedine alloggiati

Le schedine alloggiati vanno inviate alla Polizia di Stato tramite l’apposito portale all’indirizzo alloggiatiweb.poliziadistato.it.

Per prima cosa, bisognerà richiedere le credenziali di accesso al portale alla questura. Dopodiché, ci si potrà collegare al sito e cliccare sull’Area di lavoro, autenticandosi con nome utente e password.

Ci sono due modi in cui è possibile inviare le schedine alloggiati:

• Manualmente: le generalità di ciascun ospite vanno inserite nel sistema compilando la schedina in modo manuale;
• Automaticamente: se si utilizza regolarmente un software gestionale è possibile automatizzare l’invio delle schedine alloggiati, anche se non tutti i software consentono di effettuare questa operazione.

Il secondo metodo è senz’altro quello che assicura maggiori vantaggi all’host. Con l’invio automatico delle schedine alloggiati, infatti, è possibile risparmiare tempo e ridurre gli errori.

È proprio per l’importanza di accelerare i tempi e, al contempo, non incorrere in multe o altri problemi, che TeamSystem ha inserito questa funzionalità automatica nel suo gestionale. Con TeamSystem Hospitality hai la possibilità di snellire tutti i procedimenti burocratici, come la trasmissione delle schedine alloggiati, che può essere automatizzata. Sia le procedure di trasmissione delle schedine alloggiati alla Pubblica Sicurezza che dei dati ISTAT, infatti, possono essere demandate per intero al sistema che provvederà all’invio automatico senza che tu debba fare assolutamente nulla!

Il software consente, inoltre, di gestire altri aspetti operativi e amministrativi come la gestione della fatturazione elettronica fino a quella delle tasse di soggiorno, oltre a facilitare moltissime altre operazioni quotidiane come il check-in e check-out (che gli ospiti possono anche effettuare autonomamente grazie all’App Ospite), la gestione delle prenotazioni dai vari canali, la comunicazione con gli ospiti e il personale della struttura ricettiva, e molto altro. Scopri tutte le funzionalità di TeamSystem Hospitality per semplificare tutte le attività giornaliere e rispettare tutti gli adempimenti burocratici senza stress né perdite di tempo.