Quali sono i vantaggi di un PMS in cloud?
Una domanda da porsi quando si desidera acquistare un software di gestione alberghiera (PMS – Property Management System), riguarda la scelta tra un software in cloud o un’installazione locale.
Se l’hotel si trova in una zona in cui la connessione internet è lenta o discontinua, e si rischia di perdere frequentemente la connessione, la scelta dovrà essere per forza di cose un’installazione locale. Questo significa: dotarsi di un server adeguato e del relativo software di base che va costantemente aggiornato, nonché proteggerlo da virus, attacchi informatici e perdita dei dati.
In tutti gli altri casi e in presenza di una connessione internet funzionante, la soluzione in cloud è sicuramente la scelta più vantaggiosa, perché solleva il gestore dell’hotel da tutte le preoccupazioni legate alla piattaforma hardware, alla sua manutenzione, alla sicurezza dei dati e ai relativi costi.
Cos’è il cloud computing
Con il termine “cloud computing” si intende la distribuzione via web (“in cloud”) di servizi di calcolo, come server, risorse di archiviazione, database, rete, software, analisi e intelligence.
In linea di principio, con il cloud si risparmia sui costi operativi, utilizzando l’infrastruttura di rete in modo più efficiente e “scalando” le risorse in base all’evoluzione delle esigenze aziendali. È una modalità di fruizione di piattaforme software molto vantaggiosa, che offre la possibilità di coniugare le abitudini e le necessità del “locale” con l’accessibilità, l’affidabilità e l’efficienza del “remoto”.
I vantaggi di un PMS in cloud
Hotel in Cloud è il PMS web based operativo in cloud: basta un browser e una connessione Internet per collegarsi al proprio gestionale alberghiero, ovunque ci si trovi, anche da tablet e smartphone. Basterà questo per accedere a tutti i dati degli ospiti, della struttura, al booking engine per le prenotazioni dal proprio sito web e al channel manager per gestire al meglio i portali di prenotazione online (OTA).
Del resto lo stile di vita a cui siamo abituati, sempre connessi e sempre in mobilità, rende oggi impensabile l’utilizzo di software che vincolino l’utente a una scrivania e a un personal computer. Il PMS deve quindi essere accessibile ovunque e consentire di lavorare al meglio da tutti i dispositivi.
Riassumiamo i principali vantaggi offerti da un PMS in cloud. A cominciare dal fatto che non sono necessari grossi investimenti iniziali in hardware.
Una volta che si sottoscrive il servizio, non è necessario avere contratti di manutenzione o far fronte a eventuali spese in caso di guasti. Non bisogna aggiornare periodicamente sistemi operativi e software di base. Quindi, il lavoro non si ferma ogni volta che viene rilasciata una versione aggiornata del software. E non bisogna preoccuparsi di proteggere il PMS dai virus.
Tutte le informazioni sono al sicuro nei data center di TeamSystem: non c’è bisogno di proteggere i dati da attacchi e furti informatici né effettuare backup e copie di salvataggio.
A questi vantaggi si aggiunge anche un notevole risparmio sul consumo di energia elettrica e di eventuali sistemi di “raffreddamento” delle macchine, costi che nel caso dei server di medie dimensioni, non sono indifferenti.
Ottimizzare le procedure interne
I sistemi PMS accessibili da cloud offrono vantaggi operativi non solo per la gestione, ma sono una opportunità anche per l’ottimizzazione e il potenziamento delle attività interne alle strutture, specie per quanto riguarda il personale.
Con i moderni PMS, infatti, è possibile dotare il personale di device per l’utilizzo in modalità mobile, come tablet e smartphone. In questo modo tutti possono attivare un rapporto a distanza dal front desk, ottimizzare tempi e percorsi, offrire ai clienti un servizio ancora più efficiente e tempestivo e prendersi cura al meglio dei propri ospiti, che è la mission irrinunciabile di ogni professionista dell’ospitalità.
