Channel Manager per Hotel: funzionalità e vantaggi

La gestione delle prenotazioni e delle camere è un’attività che può richiedere un enorme impegno allo staff delle strutture ricettive, ancor più oggi che i clienti si trovano a verificare disponibilità e prezzi su più canali digitali, spesso concludendo l’acquisto del servizio direttamente online.

Questa continua interazione tra dati interni e piattaforme esterne rende più complesso il lavoro degli operatori, che possono però semplificare il tutto e massimizzare l’efficienza operativa, utilizzando un channel manager. Ma cos’è esattamente un channel manager per hotel, come funziona e quali vantaggi offre? Cerchiamo di capire meglio di che prodotto si parla e come può essere implementato negli alberghi e nelle altre strutture che si occupano di ospitalità.

Cos’è il channel manager per hotel?

Un channel manager è uno strumento software che permette alle strutture ricettive di gestire in modo centralizzato le loro disponibilità di camere e tariffe su diversi canali di distribuzione online, i quali possono includere OTA (Online Travel Agencies), siti web degli hotel, GDS (Global Distribution Systems) e anche motori di prenotazione diretti. Un channel manager facilita l’aggiornamento simultaneo di informazioni critiche su tutti i canali di vendita, riducendo il rischio di overbooking e garantendo che le informazioni sui prezzi e le disponibilità siano sempre accurate e aggiornate.

Implementando un software di questo tipo all’interno della struttura gli addetti che si occupano di raccogliere le prenotazioni e di dare informazioni ai clienti possono dunque avere sempre tutti i dati aggiornati a portata di mano, riducendo così il rischio di errore e garantendo un servizio qualitativamente più efficiente. Ma come funziona un channel manager e quali vantaggi offre nella pratica?

L’importanza di gestire diversi canal

Il mercato turistico ha visto fiorire, negli ultimi anni, diverse tipologie di servizi che permettono alle strutture alberghiere di essere più visibili e di ricevere prenotazioni da più canali differenti. Le strutture possono contare su piattaforme esterne, motori di ricerca e altre tipologie di servizi digitali che, da un lato, rendono più facile presentare la propria offerta, ma dall’altro richiedono molta più attenzione che in passato e una capacità di riuscire a gestire una vera e propria rete commerciale. Dal tradizionale approccio telefonico, via mail o sul sito web aziendale, si è passati negli anni a soluzioni che permettono ai clienti di confrontare in pochi secondi decine di proposte e di prenotare direttamente online. Questo però rende più complesso per le stesse strutture, gestire le informazioni che circolano contemporaneamente su piattaforme differenti e separate le une dalle altre.

Il sito web ufficiale di una struttura è anch’esso un canale di distribuzione, ma con una catena più breve, poiché implica una vendita diretta al viaggiatore. I canali con catene più lunghe possono includere grossisti, motori di metaricerca o agenti di viaggio che utilizzano un sistema di distribuzione globale (GDS).

Tra questi canali troviamo, per esempio, le ormai imprescindibili OTA (Online Travel Agencies), che svolgono un ruolo di intermediari tra gli alberghi e gli ospiti, facilitando la prenotazione delle camere. Pensiamo, per esempio, a Booking.com o a Expedia, servizi che possono essere anche costosi, con commissioni che variano tra il 15% e il 25% per ogni prenotazione, ma che offrono una visibilità eccezionale e attraggono ospiti da tutto il mondo, rivelandosi imprescindibili per le strutture che vogliono presidiare al meglio il mercato.

Esistono poi motori di metaricerca come Google Hotel Ads, Tripadvisor, Kayak e Trivago, che permettono invece ai viaggiatori di confrontare le tariffe delle camere da diverse OTA e altri siti di prenotazione. Qui, in pratica, vengono presentate su un’unica interfaccia le offerte disponibili per la stessa camera, offrendo al consumatore l’opportunità di concludere la prenotazione alle migliori condizioni spostandosi con un clic sulla piattaforma più conveniente.

I sistemi di distribuzione globale (GDS) collegano invece i viaggiatori e i fornitori di servizi turistici in tutto il mondo, comunicando in tempo reale prodotti, prezzi e disponibilità, e risultano particolarmente utili per il mercato dei viaggi d’affari, poiché raggruppano hotel, voli e noleggio auto, facilitando le prenotazioni per le aziende.

La rete globale è dunque molto più articolata che in passato e i gestori sono chiamati a lavorare in maniera completamente differente, adottando strategie che prendano in considerazione un ampio ventaglio di fattori, dalla scelta dei canali con cui connettersi alla definizione di promozioni, offerte e servizi extra che rendano più accattivante la proposta. Ovviamente, non esiste una soluzione che possa andar bene per tutte le strutture, ma riuscire a raccogliere tutti gli elementi in un unico luogo consente agli operatori di capire meglio come muoversi e di assumere le decisioni più efficaci in tempi rapidi: ecco dunque l’importanza di avere a disposizione un channel manager, ossia un software che possa racchiudere al suo interno tutto ciò che accade nel network di canali utilizzati, offrendo una gestione centralizzata e automatizzata di tutti gli aspetti che riguardano prenotazioni e camere.

Come funziona il channel manager?

Il channel manager agisce come un intermediario tra il sistema di gestione delle proprietà dell’hotel (PMS) e i vari canali di distribuzione. Il software, in poche parole, aggiorna automaticamente la disponibilità delle camere e le tariffe su tutti i canali di vendita collegati ogni volta che c’è una prenotazione, una cancellazione o una modifica, evitando il rischio di overbooking e comunque garantendo che le informazioni siano sempre coerenti su tutti i canali.

Integrandosi con il sistema di gestione delle proprietà dell’hotel, il software consente inoltre una gestione fluida e centralizzata. Ogni modifica nel PMS viene infatti automaticamente riflessa sui canali di distribuzione e viceversa, andando ad automatizzare molte delle operazioni manuali associate alla gestione delle prenotazioni e delle disponibilità, liberando tempo prezioso per lo staff dell’hotel e riducendo il rischio di errori umani.

Vantaggi del channel manager per hotel

Hotel e strutture ricettive che si sono dotati di un channel manager hanno già sperimentato numerosi vantaggi, sia in termini di qualità del servizio che di semplificazione delle attività quotidiane. Grazie a questo tipo di software, infatti, diventa molto più semplice essere presenti su più canali di distribuzione e aumentare la visibilità dell’hotel a livello globale, senza per questo appesantire il lavoro di gestione con la necessità di aggiornare manualmente ogni singolo canale. Grazie alla sincronizzazione in tempo reale, il channel manager riduce inoltre significativamente il rischio di overbooking, migliorando, da un lato, l’esperienza del cliente, e dall’altro proteggendo l’hotel da eventuali perdite finanziarie dovute a rimborsi o prenotazioni perse.

La tecnologia si rivela inoltre una valida alleata anche per l’applicazione di strategie di pricing dinamiche, perché la gestione centralizzata tramite software consente di adattare i prezzi delle camere in base alla domanda, alle stagioni e ad altri fattori, aiutando la struttura a massimizzare i ricavi per camera disponibile (RevPAR), e per aumentare l’efficienza operativa, spostando il focus dello staff dell’hotel sulle attività a maggior valore aggiunto.

Molti channel manager offrono inoltre strumenti di analisi e reportistica che forniscono insights dettagliati sulle performance di vendita, dati che possono essere utilizzati per prendere decisioni informate e migliorare le strategie di marketing e revenue management.

Quali caratteristiche deve avere un buon channel manager

Nel momento in cui si sceglie di implementare un channel manager nella propria struttura ricettiva è importante considerare alcune caratteristiche chiave che possono fare la differenza. Non tutti i software, infatti, sono uguali e ogni soluzione potrebbe adattarsi in maniera differente alle esigenze della singola struttura. Possiamo comunque identificare alcuni elementi di base che in un buon CM non possono mancare: pensiamo per esempio alla possibilità di integrare il software con il sistema di gestione delle proprietà dell’hotel per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni o all’approccio multicanale, ossia la capacità di supportare una vasta gamma di canali di distribuzione, inclusi OTA, GDS e motori di prenotazione diretti.

Essenziale per poter massimizzare i ricavi è anche la capacità di automatizzare le tariffe delle camere in base a diversi criteri, come la domanda, le stagioni e la concorrenza. Altrettanto importanti sono gli aspetti di accessibilità e usabilità: un’interfaccia intuitiva e semplice da usare, infatti, permette a tutti i membri dello staff di gestire questa attività con maggiore efficacia e senza difficoltà.

Attenzione, infine, a scegliere un channel manager che offra un eccellente supporto e assistenza clienti per risolvere rapidamente ogni problema o dubbio che può presentarsi in qualsiasi momento.

Il Channel Manager di TeamSystem Hospitality per una gestione completa

Per le strutture che cercano una soluzione completa per la gestione delle prenotazioni, il software di gestione prenotazioni hotel di TeamSystem è la scelta ideale. Il Channel Manager di TeamSystem Hospitality ti consente infatti di gestire in maniera centralizzata le prenotazioni in entrata dai portali OTA e di avere un riscontro in tempo reale non soltanto in termini di richieste, ma anche per quanto riguarda l’adozione di politiche di pricing e promozionali.

Completamente modulabile secondo le tue necessità, il CM di TeamSystem Hospitality ti offre infatti la possibilità di connettere i portali che preferisci e, grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, arricchita da grafici chiari e ottimizzati, di agire, anche da remoto, sulle diverse attività aziendali, il tutto contando su un aggiornamento in tempo reale di prezzi e disponibilità.

L’integrazione con il Booking Engine assicura inoltre che il planning delle camere sia sempre aggiornato, sia per le vendite online che offline, consentendoti di definire strategie commerciali più efficaci, per esempio andando a pianificare le tariffe più vantaggiose in base alle disponibilità attuali e alle previsioni di vendita.

Grazie a un sistema automatizzato, Channel Manager di TeamSystem aggiorna i dati su tutti i portali senza richiedere interventi manuali, consentendoti di essere tempestivo e di promuovere le tue offerte. La sincronizzazione in tempo reale assicura inoltre che le disponibilità siano sempre aggiornate, prevenendo così il rischio di overbooking.

Non meno importante è, infine, la presenza di potenti strumenti di reportistica, con grafici e report facili da interpretare, che ti permettono di analizzare le statistiche di vendita e confrontare le performance dei diversi portali. Basta infatti impostare il periodo di riferimento e i filtri desiderati per ottenere report sempre aggiornati sulle vendite e identificare i canali più redditizi per la tua struttura.

Un esempio di come un channel manager può aiutare la tua attività

Immagina di gestire un piccolo hotel boutique con 30 camere. Prima di adottare un channel manager, il tuo staff è costretto ad aggiornare manualmente la disponibilità e le tariffe su diversi canali di distribuzione, come Booking.com, Expedia e il sito web dell’hotel, dedicando a questo processo molto tempo, con l’inevitabile rischio di incorrere in errori che portano a overbooking e clienti insoddisfatti.

Dopo l’implementazione di un channel manager, la disponibilità e le tariffe vengono invece aggiornate automaticamente su tutti i canali ogni volta che c’è una prenotazione o una modifica. In questo modo, non solo si riduce drasticamente il rischio di avere un eccesso di prenotazioni, ma si libera anche lo staff dai compiti più ripetitivi, permettendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come il miglioramento dell’esperienza degli ospiti.

Potendo sfruttare efficaci strumenti di analisi e reportistica, infine, diventa molto più semplice monitorare le performance di vendita e assumere decisioni informate sulle strategie di pricing, un aspetto che ha portato in molti casi a un aumento del RevPAR (Revenue per Available Room) e a una maggiore soddisfazione dei clienti.

Con il Channel Manager di TeamSystem Hospitality puoi dunque ottenere immediati vantaggi nella gestione del tuo hotel e coordinare in un unico spazio digitale tutto ciò che riguarda prenotazioni, strategie di pricing e reportistica. Compila il form che trovi qui per ricevere maggiori dettagli.