Come gestire la privacy in hotel: consigli utili

Il tema della privacy in hotel può risultare complesso, ma rimane fondamentale per non compiere errori e utilizzare, conservare e gestire i dati degli ospiti in modo corretto.  

Quando un ospite arriva in hotel, gli albergatori sono autorizzati a richiedere alcuni dati personali, come nome, cognome, indirizzo o numeri di carte di credito. La delicatezza di questi dati fa sì che vada posta la massima attenzione nell’utilizzo e nell’archiviazione di queste informazioni.  

È importante, quindi, avere tutte le conoscenze necessarie per sapere come vanno raccolti i dati, quali consensi richiedere agli ospiti e come conservarli nel pieno rispetto della legge privacy.  

Quali sono i documenti per la privacy degli ospiti di un hotel

Quando un ospite varca la soglia del proprio albergo, B&B o casa vacanze, gli viene sempre fornito il cosiddetto modulo privacy.  

Si tratta, in sostanza, di un modulo che l’ospite deve leggere, firmare e riconsegnare alla reception e che contiene informazioni personali sensibili, come il nome, l’indirizzo di residenza, il numero di telefono e talvolta informazioni di pagamento. Questo modulo è importante perché consente all’albergo di gestire in modo adeguato le informazioni personali dei propri ospiti, conformemente alle leggi sulla privacy e alla normativa vigente. 

Non solo, perché il modulo deve specificare all’ospite, in modo chiaro e conciso, in che modo verranno utilizzati i dati forniti.  

I dati da raccogliere in hotel e la legge sulla privacy

È fondamentale ricordare che la raccolta dei dati al momento del check-in deve seguire le regole dettate dalla General Data Protection Regulation, conosciuta anche come GDPR o legge sulla privacy.  

L’albergatore può raccogliere i dati per diverse finalità:  

• per accogliere il cliente: sono dati fondamentali per il soggiorno in albergo o in qualsiasi altra struttura ricettiva, e l’albergatore ha il dovere di inviarli alle autorità competenti (parliamo delle cosiddette schedine alloggiati); 
• per finalità di marketing: questi dati servono all’albergo per comprendere al meglio le preferenze dei clienti e per avviare campagne di marketing efficienti, ma per la cui raccolta è sempre necessario il consenso dell’ospite, la cui scelta va rispettata.  

Privacy in hotel: le informazioni presenti nell’informativa privacy

Nell’informativa sulla privacy è necessario che l’albergo specifichi, in modo chiaro e facilmente comprensibile all’ospite, come vengono raccolti, utilizzati e protetti i suoi dati personali. 

Per questo motivo, in generale, questo documento includerà alcune informazioni come:  

• il titolare del trattamento dei dati personali; 
• le finalità della raccolta dati; 
• le modalità di gestione e i tempi di conservazione dei dati; 
• le modalità per richiedere la cancellazione dei propri dati dall’archivio.  

Come conservare i dati in hotel nel rispetto della privacy

Quando parliamo di dati in hotel, facciamo riferimento a informazioni personali che, per questo motivo, devono essere conservate con cura e nel rispetto della legge sulla privacy.  

Alcune strutture ricettive utilizzano ancora moduli cartacei per la raccolta delle informazioni dei propri ospiti. Ma si tratta chiaramente di un metodo ormai antiquato e che espone la struttura a diversi rischi.  

Al contrario, conservare i dati in formato digitale offre maggiori garanzie alla struttura ricettiva, ma anche al cliente – aumentando anche la sua fiducia verso l’albergo, il che è fondamentale nel settore ospitalità.  

Dal punto di vista della sicurezza, l’archiviazione digitale dei dati consente di implementare misure di protezione avanzate, come crittografia dei dati, accesso limitato basato su ruoli e monitoraggio delle attività. In questo modo, si riduce il rischio di smarrimento, furto o accesso non autorizzato alle informazioni sensibili degli ospiti. 

Quali strumenti utilizzare per la raccolta dati e privacy in hotel

Oggi, la tecnologia viene incontro degli albergatori mettendo a disposizione strumenti che permettono di tutelare ospiti e strutture ricettive anche in merito alla raccolta e conservazione dei dati personali.  

Ne è un esempio la funzione Gestione Firma e Privacy di TeamSystem Hospitality, il software gestionale per strutture ricettive.
Grazie a questa funzionalità, alberghi, B&B e case vacanze possono semplificare i processi legati alla raccolta e archiviazione dei dati degli ospiti, nel pieno rispetto della legge sulla privacy.  

Non solo, perché questa funzione di TeamSystem Hospitality permette anche di:  

• Rendere più rapide e fluide le operazioni di check-in, richiedendo all’ospite di firmare i documenti per la privacy tramite firma digitale in pochi minuti su un semplice tablet o smartphone; 
• Evitare il consumo e lo spreco di carta, facendo della struttura un hotel più ecosostenibile. Gestione Firma e Privacy consente infatti di acquisire con una semplice foto i documenti dell’ospite e di archiviarli digitalmente e in piena sicurezza nel PMS;  
• Ridurre gli errori e, quindi, le possibilità di incappare in rischi legati all’inosservanza del GDPR.  

Scopri i vantaggi della funzione Gestione Firma e Privacy e di tutte le altre funzionalità di TeamSystem Hospitality per rendere più semplice la gestione della tua struttura ricettiva.