Preventivo hotel: come crearlo per aumentare le prenotazioni

Quando si realizza un preventivo per i clienti d’hotel, l’obiettivo finale è assolutamente chiaro: vendere, ovvero portare a casa una prenotazione.

Sono ovviamente tanti i fattori che concorrono al successo. Si pensi ai punti forti della struttura ricettiva, nonché a come questi vengono effettivamente comunicati sul sito web dell’hotel. Ma si pensi anche alle tariffe offerte, ai canali utilizzati, al brand costruito negli anni, al passaparola, alle recensioni online, al posizionamento sui motori di ricerca, alla tipologia di camere offerte, alla stagionalità, alla concorrenza, e via dicendo. Tuttavia, nel momento in cui il cliente contatta direttamente e valuta più strutture, a contare di più è il preventivo dell’hotel, l’unico strumento che in quel momento può fare la differenza.

È essenziale da questo punto di vista presentare un preventivo d’albergo personalizzato e accattivante, capace cioè di giocare al meglio tutte le carte a disposizione della struttura ricettiva. Ma quali sono nel concreto i vantaggi dei preventivi personalizzati per hotel? E come creare dei preventivi ad hoc per i potenziali ospiti?

I vantaggi dei preventivi per hotel personalizzati

Iniziamo con il vedere perché un hotel dovrebbe puntare sui preventivi personalizzati, lasciandosi alle spalle i modelli standard e tutti uguali.

1. Per dare maggiore valore al brand: per prima cosa, nel momento in cui viene inviato al potenziale cliente, il preventivo rappresenta la struttura ricettiva nel suo complesso. Ecco che allora questo documento deve contribuire a rafforzare il brand, sapendo peraltro che un cliente che ha richiesto il preventivo stesso ha già di fatto dimostrato un apprezzamento per il marchio; risulta quindi vincente in questo passaggio continuare con lo stesso approccio e il medesimo stile utilizzati fino a quel momento nei canali di promozione e di vendita, in modo coerente con il proprio branding;
2. Per dimostrare più professionalità: un albergo che invia ai propri clienti dei preventivi personalizzati dimostra un alto livello di professionalità, laddove invece la struttura ricettiva che invia dei preventivi standard e impersonali trasmette il messaggio di una scarsa cura per i dettagli, cosa che nessun ospite d’hotel può apprezzare;
3. Per riflettere le necessità reali degli ospiti: creare dei preventivi personalizzati è vantaggioso perché, molto semplicemente, nessun cliente è uguale a un altro. Mutano le necessità, cambiano le aspettative, così come le esperienze passate. Ne deriva, quindi, che il preventivo personalizzato diventa necessario per assecondare le esigenze degli ospiti, in base alla tipologia di camera, ai servizi, alla modalità di invio e via dicendo.
4. Per vendere servizi aggiuntivi: inviare un preventivo personalizzato permette anche di inserire degli elementi ulteriori. Si pensi soprattutto all’opportunità di inserire nel preventivo una sezione dedicata all’upselling, da sviluppare strategicamente in base al tipo di camera proposta: l’occasione è preziosa per proporre un upgrade di camera, per suggerire l’acquisto della pensione completa, per consigliare l’accesso all’area spa dell’hotel, o per vendere altri servizi aggiuntivi offerti dalla struttura.

Come si può capire a questo punto, realizzare dei preventivi personalizzati è vantaggioso perché, visti tutti i benefici elencati, permette di aumentare il tasso di conversione.

La creazione di preventivi per hotel personalizzati con TeamSystem Hospitality

La creazione di un preventivo hotel personalizzato diventa semplice nel momento in cui si può contare su un gestionale che presenta una funzione dedicata.
La funzionalità Preventivi del software per hotel TeamSystem Hospitality è stata messa a punto per questa specifica esigenza e per migliorare l’efficacia della vendita attraverso un canale totalmente disintermediato: i potenziali clienti potranno così consultare il preventivo da qualsiasi dispositivo, dal computer allo smartphone, per poi – una volta scelto di effettuare la prenotazione – pagare in modo immediato, direttamente online.

Con TeamSystem Hospitality è possibile creare preventivi personalizzati utilizzando diversi template, per garantire una grafica in linea con il proprio brand; negli stessi preventivi peraltro è possibile inserire elementi caratteristici del marchio, nonché immagini e perfino animazioni.
La stessa gestione dei preventivi con un software di questo tipo migliora in modo netto, potendo contare su uno strumento unico per la creazione dei documenti, per il loro invio e per il monitoraggio delle risposte degli utenti, così da non perdere mai di vista lo stato delle diverse offerte, delle loro aperture e delle loro conferme.

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