Planning hotel: ecco come gestirlo al meglio
La gestione delle prenotazioni è un aspetto fondamentale per un hotel, e in generale per qualsiasi tipologia di struttura ricettiva. Registrare correttamente le richieste di pernottamento e assegnare le stanze in modo mirato è importante sia per garantire la soddisfazione dei clienti, sia per evitare “buchi” di presenze in struttura, evitando di lasciare camere vuote e aumentando entrate e marginalità. Da questo punto di vista, il planning di un hotel è lo strumento che, se utilizzato ad opera d’arte, può contribuire in modo importante al successo economico di una struttura ricettiva.
Nel corso del tempo il planning degli hotel ha subito delle evoluzioni e le strutture che oggi adottano un planning digitale possono beneficiare di vantaggi concreti rispetto alle forme di planning più obsolete. Ma vediamo di preciso cos’è il planning di un hotel, come si è evoluto e quali sono i vantaggi della sua forma digitale.
Cos’è il planning di un hotel
Anche chiamato tableau delle prenotazioni, il planning dell’hotel è uno strumento che viene utilizzato per riportare tutte le prenotazioni della struttura, così da “bloccare” le varie camere prenotate dai clienti. Si potrebbe pensare che il planning delle prenotazioni di un albergo sia un documento molto semplice, ma nella realtà dei fatti le cose stanno diversamente. Si pensi, per esempio, al fatto che la singola camera può essere occupata nel medesimo giorno da due prenotazioni diverse, una in uscita al mattino e una in entrata nel pomeriggio, con il solo spazio tra check-out e check-in a disposizione per la pulizia e il riassetto della camera.
Ma non è tutto qui, in quanto ogni prenotazione può portare con sé elementi diversi: il numero degli ospiti, il tipo di trattamento, il numero di notti e le eventuali richieste speciali, tutti dati che dovrebbero essere presenti in un tableau per le prenotazioni ben gestito.
Tipologie di planning
Un tempo il classico tableau per le prenotazioni alberghiere consisteva in un semplicissimo foglio – spesso di dimensioni importanti – riportante una grande tabella: solitamente le colonne corrispondevano ai giorni del mese, mentre le righe alle stanze. L’albergatore andava quindi a inserire manualmente il nome delle prenotazioni, “occupando” fisicamente le relative caselle. Tipicamente, sul planning di un hotel cartaceo venivano aggiunte modifiche, cancellazioni, note e via dicendo, tutti elementi che potevano rendere la lettura via via più difficile, e gli errori o le sviste sempre più probabili. C’è chi ha cercato una soluzione più pratica, optando per il planning d’hotel su delle lavagne lucide, le quali però, essendo facilmente cancellabili, offrivano in realtà più rischi che vantaggi.
Oggi giorno, fortunatamente, la soluzione più diffusa è quella del planning per hotel digitale, grazie al quale è possibile velocizzare, semplificare e ottimizzare la gestione delle prenotazioni.
I vantaggi di un planning digitale e dinamico
Tutto in un albergo ruota intorno alle prenotazioni: ogni singola attività viene infatti messa in campo in base alla situazione delle camere disponibili e occupate, dal servizio di pulizia al servizio di colazione. Si capisce quindi che il tableau dell’albergo è uno strumento centrale che non dovrebbe per alcun motivo essere di difficile consultazione, o ancora peggio contenere errori. Il rischio è quello di fornire servizi di bassa qualità agli ospiti, o perfino quello di ritrovarsi in situazioni di overbooking senza più stanze disponibili per clienti che hanno effettivamente fatto una prenotazione.
La soluzione ideale è rappresentata dai planning per hotel digitali e dinamici, ovvero degli strumenti integrati con il gestionale dell’albergo che permettono di assegnare in modo automatico le camere in base alle esigenze dei clienti e della struttura, evitando al tempo stesso dispendiosi buchi nelle prenotazioni.
Il software gestionale TeamSystem Hospitality integra al suo interno un innovativo planning dinamico che consente di gestire prenotazioni anche su più strutture, registrando quelle provenienti da più canali, come il sito internet dell’hotel e le OTA. Questo sistema consente di risparmiare tempo ed evitare errori e “prenotazioni spezzate” perché è in grado di ordinare automaticamente le prenotazioni in base alle camere disponibili e alle esigenze dei clienti, chiudendo eventuali “buchi” nel tuo planning e aumentando, così, anche le prenotazioni accettate. Oltre a ottimizzare il riempimento dell’hotel, il planning dinamico di TeamSystem Hospitality consente, se lo desideri, di bloccare facilmente le camere per specifici clienti; in questo modo l’ordinamento automatico delle stanze verrà applicato alle restanti prenotazioni.
Infine, con TeamSystem Hospitality e l’integrazione con l’App Governante puoi monitorare e gestire facilmente anche la pulizia delle stanze comunicando direttamente con il team che si occupa del loro riordino, per far trovare ai tuoi ospiti le camere sempre pronte ad accoglierli.
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