Cosa sono le OTA e come utilizzarle al meglio
Dopo anni di difficoltà, la ripartenza del settore dell’hospitality ha fatto registrare un boom di prenotazioni online nel 2022. Secondo i dati dell’Osservatorio Innovazione Digital nel Turismo del Politecnico di Milano, il valore complessivo dell’ecommerce nel settore turistico è arrivato a 27,6 miliardi, in crescita nel 2022 rispetto ai valori del 2019, ossia al periodo pre-pandemia. Anche grazie alla ripresa dei viaggi internazionali e di trasferte d’affari nel periodo post Covid-19, i portali di viaggi stanno portando a un vero e proprio rilancio del settore turistico. In questo contesto così vivo, le agenzie di viaggio online (le cosiddette OTA) svolgono come sempre un ruolo di primo rilievo.
Di seguito vedremo cosa sono le OTA nello specifico, qual è la loro funzione e in che modo possono essere utili per chi gestisce un’attività ricettiva.
Cosa sono le OTA: significato del termine
Le OTA (acronimo che sta per Online Travel Agency) sono agenzie di viaggio online attraverso le quali è possibile prenotare una struttura ricettiva (hotel, albergo, B&B, affittacamere, ecc), voli e i vari servizi interconnessi tra loro (ad esempio il noleggio auto per gli spostamenti). Scopriamo meglio perché utilizzare e appoggiarsi alle Online Travel Agencies è importante per chi gestisce un’attività ricettiva, ma anche per i clienti.
Quali sono i vantaggi delle OTA per albergatori e clienti
Cosa c’è alla base delle online travel agency? Il concetto è semplice. Fondamentalmente, le OTA sono terze parti che rivendono servizi per conto di altre società, comprese quelle del settore alberghiero. Gli hotel decidono di inserire le loro stanze all’interno di una online travel agency senza costi anticipati. Il guadagno percentuale delle OTA, che varia a seconda della piattaforma, avviene solo quando le prenotazioni delle camere vengono effettuate e assicurate.
Da un lato le OTA forniscono ai clienti un modo semplice e conveniente per confrontare le varie strutture ricettive e prenotarle sul web, comodamente da casa propria oppure in mobilità, mentre dall’altro lato, le agenzie di viaggio online rendono più facile raggiungere i potenziali ospiti rispetto al marketing tradizionale e sono di aiuto agli albergatori grazie ai numerosi strumenti integrati che permettono di ottenere visibilità e più prenotazioni.
Queste piattaforme consentono soprattutto di avere prenotazioni sicure, gestire le recensioni e comunicare direttamente con gli ospiti. Inoltre, possono facilitare il cosiddetto “billboard effect”, che accade quando un utente vede una struttura ricettiva su una piattaforma OTA e decide di andare a visitare direttamente il sito ufficiale della struttura per trovare maggiori informazioni ed effettuale lì la propria prenotazione. Questo permette all’albergatore – tramite offerte appetibili e un sito ben fatto – di ottenere prenotazioni direttamente sul proprio sito, risparmiando i costi di commissione previsti dalle OTA.
Sempre in tema di visibilità, le online travel agency offrono agli albergatori la possibilità di mostrare le proprietà con facilità attraverso l’inserimento di foto, descrizioni, recensioni e filtri in struttura. Succede poi molto spesso che l’OTA diventi il principale punto di contatto tra la struttura e il cliente, luogo in cui avviene il maggior scambio di informazioni, messaggi e cancellazioni. Queste piattaforme offrono inoltre servizi di analytics e insights personalizzati in tempo reale.
Quali sono le Online Travel Agency più utilizzate
Vediamo alcune delle piattaforme OTA più conosciute e utilizzate in Italia e nel mondo:
Il gruppo Priceline (Booking.com)
Priceline è un gruppo di OTA online dal 1998 e ha sede ad Amsterdam, nei Paesi Bassi. Nel corso di pochi decenni è cresciuto fino a offrire più di semplici hotel in tutto il mondo: dalle crociere agli sconti su noleggio auto e voli, inclusi appartamenti e case in affitto. Booking.com è il fiore all’occhiello del gruppo Priceline ed è presente in oltre 200 nazioni. Altre società del gruppo Priceline sono Agoda.com, Kayak.com, Cheapflights, Rentalcars.com e OpenTable.
Il gruppo Expedia, Inc. (Expedia.com, Hotels.com)
Principale competitor di Priceline, Expedia Group possiede alcune delle piattaforme di viaggi più grandi al mondo. Con sede a Seattle, negli USA, Expedia include tra gli altri i famosi portali Expedia.com, Trivago, Hotels.com, CarRentals.com. Uno dei punti di forza di Expedia è il fatto di essere un’agenzia di viaggi online completa conosciuta per il pacchetto volo+hotel, offrendo ai clienti la soluzione migliore con grande semplicità di utilizzo.
Airbnb
Il marketplace online più conosciuto per gli alloggi a breve termine è Airbnb. La piattaforma online mette in contatto i viaggiatori con persone che vogliono mettere a disposizione le loro case e appartamenti come alloggi locali per brevi periodi. Rappresenta una delle società più innovative e famose di San Francisco, in California, e dal suo lancio nel 2007 ha letteralmente stravolto l’industria dell’hospitality grazie al suo visionario modello di business: offrire l’intero alloggio o solamente una stanza con tutti i servizi annessi, inclusa la cucina, così da far risparmiare ulteriormente l’ospite facendolo sentire allo stesso tempo a casa.
Gestire facilmente le prenotazioni sulle OTA con un channel manager
Un channel manager è un software che consente di gestire in maniera centralizzata, cioè tramite un unico “pannello di controllo”, le prenotazioni online sulle varie piattaforme, come le OTA e il sito web della struttura ricettiva. Si tratta di uno strumento digitale progettato per aiutare i proprietari delle strutture a gestire in modo semplice le informazioni dei clienti, allineare i prezzi delle camere e l’inventario virtuale, risparmiando così tempo, evitando errori e overbooking, o di vendere camere a prezzi non aggiornati e non ottimali.
Scegliendo un channel manager come quello integrato in TeamSystem Hospitality si possono aggiornare i dati della struttura simultaneamente su più piattaforme; ciò permette di comunicare le eventuali modifiche di prezzo e disponibilità in tempo reale e di ottenere più prenotazioni sfruttando la visibilità offerta dalle OTA, avendo allo stesso tempo la certezza che queste vengano registrate correttamente in agenda grazie al planning dinamico. Questo metodo risulta più performante rispetto al tradizionale monitoraggio e aggiornamento manuale delle informazioni sulle varie piattaforme in cui si è presenti online. Utilizzando un channel manager, infatti, i gestori di un’attività ricettiva possono evitare perdite di tempo nell’aggiornamento dei dati (tariffe e disponibilità sulle OTA) e nell’inserimento manuale delle prenotazioni in agenda, dedicandosi al potenziamento di altri settori, come il marketing e i dettagli dell’offerta che possono fare la differenza contro i competitor.
Come evitare l’overbooking attraverso l’utilizzo delle OTA
Uno dei maggiori rischi per una struttura turistica che utilizza più piattaforme di prenotazione online è sicuramente l’overbooking, ossia quando si ricevono più prenotazioni rispetto a quelle che si possono soddisfare.
Grazie a una piattaforma gestionale come TeamSystem Hospitality e al suo channel manager integrato, è possibile aggiornare in modo automatico la disponibilità delle camere sui vari canali online, prevenendo così eventuali prenotazioni in eccesso.
Inoltre, grazie al planning dinamico, TeamSystem Hospitality consente anche di ottimizzare l’assegnazione delle camere: ad esempio, al momento del check-in l’algoritmo è in grado di assegnare al cliente la stanza più idonea a soddisfare le sue esigenze, ma anche quelle dell’albergatore, evitando “buchi” di presenze in agenda o prenotazioni “spezzate”, e assicurando sempre la gestione ottimale degli ospiti.
TeamSystem Hospitality, la piattaforma completa per gestire le prenotazioni online
Ora che sai cosa sono le OTA nel turismo e in che modo possono essere utili per il successo della tua attività, non ti resta che sfruttare l’enorme visibilità fornita dalle online travel agency, evitando però l’overbooking in struttura e gestendo la tua presenza online nel modo più facile e intuitivo possibile. Per riuscirci, è importante scegliere il software giusto per l’ottimizzazione delle prenotazioni online. TeamSystem Hospitality è l’innovativa soluzione per far crescere le prenotazioni della tua struttura ricettiva, che si tratti di un hotel, un albergo, un B&B, un resort, un affittacamere, un agriturismo o altro. Questo gestionale, semplice e intuitivo, permette di gestire sia l’operatività quotidiana (dal personale alla pulizia delle camere) che le vendite dal tuo sito e dai portali online, allineando le informazioni in pochi istanti e aumentando la marginalità. PMS, Booking Engine e Channel Manager integrati convivono in un’unica piattaforma in cloud accessibile da qualunque dispositivo, anche da remoto, in qualsiasi momento tu voglia.
