MICE in hotel: come e perché gestire riunioni ed eventi

Gli eventi MICE in hotel sono un’ottima opportunità per aumentare i profitti e creare un’ampia clientela fidelizzata.

Affinché ciò accada, però, è necessario ridisegnare i propri spazi, i servizi offerti e gli interi processi. Una gestione efficiente delle operazioni alberghiere è essenziale per raggiungere gli obiettivi e oggi è più semplice grazie a strumenti come i gestionali per hotel.

Eventi MICE: cosa sono e significato

Prima di analizzare diverse strategie che consentono a un hotel di gestire al meglio eventi di questo tipo, facciamo un passo indietro e chiariamo cosa si intende per MICE.

La MICE hotel industry è oggi molto importante nel nostro Paese. MICE è l’acronimo di Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions. Facciamo, infatti, riferimento al settore del turismo d’affari e degli eventi che include quattro categorie principali.

• Meetings: riunioni aziendali o professionali di piccole o grandi dimensioni, in cui i partecipanti si incontrano per discutere affari, pianificare strategie o fare formazione.
• Incentives: viaggi premio o incentivi offerti dalle aziende ai dipendenti, partner o clienti per motivarli o ricompensarli per i risultati ottenuti.
• Conferences: conferenze di natura professionale o accademica che coinvolgono un ampio gruppo di partecipanti con l’obiettivo di condividere conoscenze, discutere argomenti specifici o presentare novità del settore.
• Exhibitions: mostre, fiere o esposizioni in cui aziende e organizzazioni presentano i loro prodotti o servizi a un pubblico target, spesso composto da professionisti del settore o potenziali clienti.

I vantaggi degli eventi MICE per gli hotel

Il settore MICE è un segmento importante dell’industria del turismo, poiché porta grandi gruppi di viaggiatori in diverse destinazioni. Gruppi di viaggiatori che necessitano, inoltre, di spazi dedicati e luoghi in cui pernottare.

È proprio per questo che gli hotel possono sfruttare questo interessante target, ottenendo diversi benefici. Solo per menzionarne alcuni, possiamo dire che gli eventi MICE:

• portano a un aumento del fatturato;
• permettono di mantenere alta l’occupazione anche in bassa stagione;
• portano a relazioni durature con aziende, agenzie e organizzatori di eventi;
• consentono di distinguersi dalla concorrenza, specialmente se ci sono poche strutture con queste caratteristiche nella zona;
• generano entrate extra da servizi aggiuntivi come ristoranti, bar, spa e servizi di trasporto;
• offrono opportunità di cross selling e up selling, per esempio escursioni, esperienze gastronomiche o attività leisure;
• aumentano il prestigio dell’hotel, posizionandolo come leader nel segmento del business travel e del turismo congressuale.

Come gestire gli eventi MICE in hotel

Come già accennato, l’organizzazione di eventi MICE richiede all’hotel una serie di cambiamenti e adattamenti che lo rendano adeguato a ospitare congressi, meeting e conferenze.

Per prima cosa, dunque, l’albergo deve accertarsi di disporre di spazi consoni a eventi di questo tipo, nonché di attrezzature tecnologiche – impianti audio e video, schermi interattivi, Wi-Fi veloce – che garantiscano che ogni evento si svolga senza intoppi.

Un team dedicato che includa professionisti con competenze specifiche in pianificazione, logistica e assistenza clienti, è fondamentale per garantire il successo di ogni iniziativa. Per questo motivo, gli hotel interessati a posizionarsi in questo settore devono impegnarsi in una costante formazione dei dipendenti.

La buona gestione delle prenotazioni, degli ospiti e dei pagamenti sono altri aspetti essenziali a cui un hotel che intende ospitare eventi di questo tipo dovrebbe porre attenzione. Per questo motivo, è fondamentale adottare strumenti adeguati per gestire le attività quotidiane del settore.

MICE in hotel: l’importanza di utilizzare un software per hotel

Oggi come oggi, utilizzare un software gestionale per hotel è essenziale per qualsiasi tipo di struttura ricettiva.

Questo è ancor più vero quando si parla di eventi MICE che, per loro natura, richiedono un’attenta gestione delle prenotazioni e degli eventi, nonché verso le esigenze e le richieste dei clienti.

Più il software è semplice da utilizzare e di facile apprendimento per tutti i dipendenti, più probabilità ci sono di trarre tutti i vantaggi degli eventi MICE, aumentando i guadagni. È per questo che TeamSystem ha ideato TeamSystem Hospitality, un software intuitivo, ma completo di tutte le funzionalità più utili anche per gli alberghi interessati a entrare nella MICE hotel industry.

Con TeamSystem Hospitality:

• la gestione delle prenotazioni sia per gli spazi eventi che per le camere degli ospiti è facilitata;
• i clienti possono effettuare il self check-in e self check-out tramite l’App Ospite, nonché acquistare servizi aggiuntivi in pochi click;
• è possibile pianificare gli eventi in modo dettagliato, gestendo calendari, prenotazioni e risorse necessarie;
• anche il processo di pagamento è più fluido e veloce, poiché può avvenire anche online, in un semplice click.

TeamSystem Hospitality è un prezioso alleato per gli hotel che ospitano eventi MICE e li affianca in ogni processo con l’obiettivo di mantenere alta la soddisfazione