Come gestire un affittacamere: consigli e strumenti utili
Senza la corretta preparazione, senza la giusta disposizione d’animo, senza una buona strategia di fondo, gestire un affittacamere può essere difficile e inefficace. Nel momento in cui si posseggono tutti i necessari requisiti e strumenti, però, la gestione di un affittacamere diventa invece efficace, coinvolgente e soddisfacente, anche grazie agli alti tassi di occupazione delle camere e alle buone entrate che un’attività di questo tipo può garantire.
Ma quali sono i punti fondamentali da mettere al centro per la corretta gestione di un affittacamere? Queste strutture ricettive, come è noto, non offrono una gamma di servizi ampia come quella offerta, invece, da un classico hotel. Ciononostante, non mancano criticità, ostacoli e problemi da affrontare quotidianamente, nonché errori comuni da evitare assolutamente per condurre il proprio business al successo.
Vediamo quindi gli elementi salienti per gestire correttamente un affittacamere e per offrire ai propri ospiti delle esperienze di soggiorno di qualità.
Come gestire un affittacamere: l’avvio
Talvolta a domandarsi come gestire un affittacamere sono delle persone che, in realtà, devono ancora lanciare la propria struttura ricettiva, e che presentano dunque ancora qualche dubbio relativamente al lancio stesso dell’attività. Vale la pena quindi ricordare che la gestione di un affittacamere differisce in modo importante da quella di un bed & breakfast, struttura simile ma non certamente uguale.
L’affittacamere, attività che viene spesso indicata anche con il termine guest house, è un’attività imprenditoriale in piena regola – a differenza di quanto avviene con i B&B – che viene svolta tipicamente in modo continuativo. Si capisce dunque che un affittacamere richiede un’organizzazione di alto livello.
È possibile lanciare sia un affittacamere non professionale (se l’attività è di tipo occasionale e avviene nello stesso immobile in cui il proprietario è residente o domiciliato), con pochi passaggi burocratici iniziali, a partire per esempio dall’invio della SCIA al Comune di competenza; o un affittacamere professionale, non occasionale. In questo caso l’immobile può essere diverso da quello di residenza o di domicilio del proprietario, e si rende necessaria tra le altre cose l’apertura di una partita Iva, seguita dall’iscrizione al Registro delle Imprese della Camera di Commercio.
Come si gestisce un affittacamere? Il giusto approccio
Visto sinteticamente il lancio di un’attività di questo tipo, prima di vedere come gestire un affittacamere nel concreto può essere utile anticipare che, per affrontare un business di questo tipo, è bene avere la giusta disposizione anche a livello “umano”. Il lavoro risulterà infatti più semplice per le persone socievoli, istintivamente cordiali, che quindi non si devono sforzare troppo per accogliere in modo sereno e gentile gli ospiti. Ma non è certo tutto qui. Va detto, infatti, che chi gestisce un affittacamere si trova spesso a dover affrontare diverse incombenze: diventa dunque essenziale da questo punto di vista avere buone capacità di problem solving, nonché cavarsela bene con il multitasking, sapendo che nello stesso frangente potrebbe essere necessario gestire una prenotazione, un check-out, nonché magari un problema riscontrato da un ospite in un’altra camera ancora.
Visto questo aspetto preliminare, è possibile passare nel concreto alla gestione dell’affittacamere.
Il business plan per la gestione dell’affittacamere
Chi gestisce un affittacamere è un imprenditore, e come tale deve poter contare su un business plan efficace, nonché su un piano di marketing dettagliato. Senza questi due strumenti si rischierà infatti di muoversi alla cieca, senza conoscere né gli obiettivi da raggiungere, né le attività prioritarie da mettere in campo per la crescita della struttura.
Dapprima i compiti da affrontare potrebbero sembrare troppi: è quindi utile suddividere le varie attività in gruppi. A livello di strategie, è bene ripartire le incombenze in tre aree, ovvero in vendita, in marketing e in ricavi.
Le vendite dell’affittacamere
Per quanto riguarda le vendite, chi gestisce un’affittacamere deve prima di tutto individuare i migliori canali per affittare in tempi rapidi le proprie camere. Si spazia quindi dal sito web della struttura ricettiva (che deve avere la funzione di prenotazione online diretta tramite booking engine) per arrivare alle OTA, ossia piattaforme come Booking.com ed Airbnb, che possono aumentare la visibilità dell’affittacamere online, e quindi il numero di camere affittate.
Il piano marketing della guest house
È poi essenziale sviluppare un piano di marketing, partendo dalla definizione degli obiettivi da raggiungere (relativi al tasso di occupazione delle camere, alla positività delle recensioni, e via dicendo) e avviare di conseguenza la promozione della propria struttura ricettiva, a partire dalla comunicazione dei suoi punti di forza: si parla per esempio della posizione favorevole, degli interni di design, dello spazio a disposizione, della vista, e via dicendo.
La valutazione di questi aspetti principali è inoltre prioritaria per la creazione della propria Unique Selling Proposition, che sarà al centro dei propri contenuti promozionali.
I canali sui quali promuovere la propria struttura sono, ad esempio, il proprio sito web, le OTA e le piattaforme social. Il tono della comunicazione da adottare sul sito e la scelta dei canali social da utilizzare per diffondere i propri contenuti deve tenere conto del target di riferimento. Ad esempio, se ci si vuole rivolgere a un target di adulti tra i 40 e i 70 anni in cerca di un’esperienza di lusso, i testi da utilizzare sui vari canali online dovranno essere pensati per attirare l’attenzione di questa fascia di potenziali clienti, utilizzando per esempio un tono di voce più formale ed evocativo, e il social di riferimento potrebbe essere Facebook. Al contrario, se ci si trova in una zona conosciuta per una movida vivace frequentata da un target giovane, si possono proporre contenuti dal tono più scherzoso e divertente su piattaforme come Instagram o TikTok.
Area ricavi: l’impostazione delle tariffe
Infine, per quanto riguarda il capitolo ricavi, chi gestisce un affittacamere deve prima di tutto fissare delle tariffe efficaci, tali cioè da attirare l’interesse dei potenziali ospiti e allo stesso tempo capaci di garantire il necessario guadagno. L’obiettivo deve essere quello di trovare l’equilibrio ideale tra tasso di occupazione e tariffe soddisfacenti. La gestione dei prezzi comprende l’impostazione di tariffe in base alle dimensioni delle camere e della stagionalità, la gestione deli sconti e dei pacchetti speciali, e via dicendo.
La preparazione delle camere
Gestire un affittacamere in modo efficace vuol dire anche garantire sempre ai propri clienti camere perfettamente pulite. Si parla dunque del cambio dell’intera biancheria di ogni stanza, della pulizia di ogni superficie, nonché del controllo regolare di tutti dispositivi presenti in camera, dalla TV alla doccia, per prevenire lamentele e criticità.
Spesso, a ridurre la soddisfazione finale dei clienti sono piccoli dettagli: la polvere sopra a un armadio, l’acqua non abbastanza calda della doccia, la temperatura troppo bassa – o troppo alta – nella stanza.
Dalle prenotazioni fino al check-out
Chi gestisce un affittacamere si trova a dover affrontare quotidianamente diversi compiti: si pensi alla gestione delle prenotazioni, alla risposta alle domande degli ospiti in arrivo, ai check-in e ai check-out. L’attività può essere semplificata e ottimizzata con l’uso di un gestionale per affittacamere, per gestire da un unico strumento le vendite, le tariffe, gli adempimenti normativi e via dicendo.
TeamSystem Hospitality è il gestionale pensato non solo per hotel, alberghi, B&B, e case vacanze, ma anche per affittacamere, e mette a disposizione diverse funzionalità: da quelle del Property Management System (PMS), passando per le funzioni di Channel Manager e Booking Engine, per arrivare infine a CRM e Marketing per gestire sia i clienti acquisiti che quelli potenziali.
Grazie a uno strumento come TeamSystem Hospitality è possibile, ad esempio, offrire ai propri ospiti delle procedure di self check-in e check-out, per dare ai clienti massima libertà e autonomia, riducendo parallelamente il carico di lavoro per chi gestisce l’affittacamere; ma è anche presente l’App Pulizie per la gestione dell’eventuale personale addetto ai servizi di pulizia, degli strumenti per i pagamenti digitali, e la funzionalità per la creazione di preventivi personalizzati.
Gestire un affittacamere: l’importanza della comunicazione
Alla base del successo di un affittacamere, va infine sottolineato, c’è sempre una buona comunicazione: comunicare con gli ospiti prima e durante il soggiorno permette di prevenire e di ridimensionare i più diversi problemi e inconvenienti. È dunque bene assicurarsi di essere sempre facilmente raggiungibili per gli ospiti: in tal senso l’app Ospite di TeamSystem Hospitality può fare la differenza, rendendo la comunicazione rapida, efficace e facile, garantendo inoltre preziose informazioni sulla struttura e consentendo agli ospiti di effettuare il self check-in e di prenotare eventuali servizi aggiuntivi.
