Front office hotel: come gestirlo in maniera efficace oggi

Il reparto Front office di un hotel è quello che ha una delle più grandi responsabilità sulle spalle: accogliere il cliente, gestire eventuali emergenze e lamentele, assicurarsi che tutto fili liscio.

Un compito non facile, reso però ancor più gravoso quando in albergo non si sono ancora introdotti nuovi strumenti in grado di automatizzare una serie di operazioni e centralizzare le informazioni. In sostanza, non tutti gli hotel oggi utilizzano un gestionale capace di semplificare la gestione del Front office.

Le mansioni del reparto Front office di un hotel

In ogni struttura alberghiera c’è un reparto Front office e Back office dell’hotel. Al primo viene affidato il contatto diretto con gli ospiti: un compito complesso che richiede preparazione e strumenti efficaci.

In linea generale, possiamo dire che gli addetti del reparto Font office di un albergo si occupano di:

• accogliere gli ospiti al loro arrivo, registrare le informazioni personali e assegnare le camere, così come gestire il processo di uscita degli ospiti, con l’emissione delle fatture e la ricezione dei pagamenti;
• gestire le prenotazioni, rispondendo a chiamate, e-mail e tenendo sotto controllo le prenotazioni che arrivano online dal sito o dalle OTA;
• fornire informazioni e offrire assistenza ai clienti, risolvendo eventuali problemi e gestendo i reclami;
• coordinarsi con gli altri reparti dell’hotel.

I problemi odierni del Front office in hotel

Le mansioni del reparto front office di un hotel sono già di base molto complesse e richiedono una grande attenzione.

come registrazioni manuali o sistemi non integrati. Questo approccio, però:

• può portare a errori, ritardi, perdita di prenotazioni e difficoltà nel coordinamento tra i vari reparti;
• rallenta i processi e le operazioni quotidiane;
• ha un impatto negativo sull’esperienza e, dunque, sulla soddisfazione del cliente, diminuendo le possibilità di fidelizzazione e di passaparola positivo.

È proprio per queste ragioni che, oggi, qualsiasi albergo che voglia avere successo può trovare grandissimi vantaggi nell’adozione di un software gestionale per hotel, ossia uno strumento che automatizza e centralizza tutte le operazioni, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e offrire un servizio più fluido e professionale.

Front office di un hotel: come gestirlo con un software gestionale

L’utilizzo di gestionali per hotel non è appannaggio di grandi o lussuose strutture. TeamSystem Hospitality, la soluzione all-in-one per la gestione di tutte le attività in hotel, è uno strumento completo, ma anche semplice da utilizzare, adatto a strutture ricettive di qualsiasi dimensione.

Grazie a TeamSystem Hospitality, il reparto Front office dell’hotel può migliorare l’efficienza dei propri processi .

• Automatizzazione delle prenotazioni: il PMS permette di gestire le prenotazioni in tempo reale, integrandosi con i sistemi di booking online ed evitando il rischio di overbooking e di errori manuali.
• Check-in e check-out rapidi: gli ospiti possono contare su self check-in e self check-out e, di conseguenza, godere di processi rapidi e semplici.
• Trasmissione delle schedine alloggiati alla Polizia di Stato: questa operazione obbligatoria viene automatizzata, garantendo un notevole risparmio di tempo ed evitando possibili errori.
• Comunicazione dei dati sugli arrivi e partenze all’ISTAT: anche questo adempimento può essere svolto in modo automatico.
• Riscossione e gestione della tassa di soggiorno: il gestionale consente di gestire questa operazione in modo semplice e intuitivo.
• Centralizzazione delle informazioni: tutte le informazioni degli ospiti, dalle preferenze personali ai dettagli di pagamento, vengono archiviate in un’unica piattaforma, dando modo al personale di avere accesso immediato a dati aggiornati per fornire un’assistenza più personalizzata e rapida.
• Gestione delle fatture e dei pagamenti: il PMS integra la gestione dei pagamenti e delle fatture, con l’emissione automatica delle ricevute e tenendo traccia delle transazioni, per ridurre gli errori e rendere il processo di pagamento più semplice e sicuro.
• Monitoraggio delle performance: gli addetti hanno accesso a report dettagliati sulle performance dell’hotel, come l’occupazione delle camere, le vendite o le recensioni degli ospiti, permettendo al management di prendere decisioni informate.

Grazie all’utilizzo di TeamSystem Hospitality, è possibile non solo rivoluzionare l’efficienza del Front office, ma anche aumentare significativamente la soddisfazione dei clienti. Gli addetti al reparto, liberati da operazioni ripetitive e di scarso valore – come la gestione manuale delle prenotazioni o dei pagamenti – possono dedicare più tempo a compiti ad alto valore aggiunto.

Questo consente loro, ad esempio, di mettere in pratica strategie di upselling e cross-selling, migliorando così l’esperienza degli ospiti e contribuendo a incrementare i ricavi dell’hotel.