Quali sono i costi fissi e variabili di un bar

Conoscere le spese legate alla gestione di un bar è essenziale per evitare difficoltà o, nel caso peggiore, il fallimento del proprio sogno imprenditoriale. Mantenere aperto questo tipo di attività e investire oggi in un bar può dipendere anche dalla conoscenza che si ha del settore e del business. In questo articolo andremo a indagare tra i costi fissi di un bar e le spese variabili per capire quali sono gli elementi da tenere d’occhio. Inoltre, vedremo anche quali sono alcuni metodi per ridurre le spese di gestione.

Gli errori da evitare nella gestione di un’attività come un bar

Ogni attività ha un costo di gestione, e proprio per questo, prima di inoltrarsi in un progetto imprenditoriale come un bar, si dovrebbe capire bene quali sono le spese fisse e quali sono le spese variabili da affrontare.

Un consiglio per chi vuole avviare un’attività come un bar è quello di redigere un business plan, che consente di analizzare e mettere nero su bianco tutti i costi che si prevedono nella gestione dell’attività. Ad esempio, un costo iniziale importante può essere quello dell’affitto o dell’acquisto del locale; nel secondo caso può servire un finanziamento in banca o l’accensione di un mutuo.

Cos’è un business plan

Un business plan è un documento essenziale che fornisce una descrizione e una panoramica del futuro del proprio bar. Tutte le aziende hanno bisogno di un business plan per evitare l’improvvisazione e prevedere eventuali problemi da dover risolvere celermente. Oltre a presentare un prospetto finanziario, il piano dovrebbe spiegare qual è la strategia aziendale, gli obiettivi chiave da raggiungere dal momento dell’avvio dell’attività, fino al dove si vuole arrivare in futuro.

Le spese fisse e variabili nella gestione di un bar di successo

Ecco tutte le spese che il proprietario di un’attività non dovrebbe proprio perdere di vista. I costi di gestione di un bar possono essere divisi in due tipi di costi: fissi e variabili. Vediamo in dettaglio quali sono.

I costi fissi di un bar

Sono le voci di spesa da considerare. Esempi di costi fissi sono:

• l’affitto o il mutuo;
• il personale;
• le utenze (energia elettrica, gas, acqua, telefono);
• gli eventuali consulenti esterni (come il commercialista);
• L’assicurazione;
• le tasse comunali come la TARI;
• L’IVA;
• l’abbonamento SIAE per la musica d’ambiente.

I costi variabili di un bar

Tra le voci di spesa variabili troviamo invece:

• le materie prime;
• i fornitori;
• la promozione e il marketing (cartaceo tradizionale e/o online sui social e web);
• la formazione del personale;
• le spese di manutenzione improvvisa;
• un gestionale bar per avere tutto sotto controllo.

Fattori che influiscono sulla variazione dei costi

Diversi fattori, sia interni che esterni, possono influenzare le variazioni dei costi in un bar. Vediamo quali sono i più comuni.

Fattori esterni

• Politiche economiche e fiscali: cambiamenti nelle leggi fiscali o nelle politiche economiche possono aumentare o diminuire le tasse e le imposte, incidendo direttamente sui costi operativi.
• Concorrenza e fluttuazioni di mercato: l’ingresso di nuovi concorrenti o variazioni nella domanda possono richiedere adattamenti nei prezzi o nelle offerte, influenzando i costi.
• Decisioni di soggetti terzi (come i fornitori): modifiche nei prezzi delle materie prime o nelle condizioni di fornitura possono alterare significativamente i costi variabili.

Fattori interni

• Inefficienze gestionali: una gestione poco attenta delle scorte, come il mancato controllo delle giacenze o degli acquisti, può portare a sprechi o carenze, aumentando i costi.
• Mancanza di monitoraggio della marginalità: non analizzare i margini di profitto per prodotto o servizio impedisce di identificare le aree meno redditizie, ostacolando interventi correttivi.
• Gestione del personale: turni non ottimizzati o una formazione insufficiente possono ridurre l’efficienza operativa e creare malcontento, incrementando i costi fissi legati al lavoro e un alto tasso di turnover di dipendenti.

Perché è importante gestire i costi fissi e variabili in un bar

Abbiamo parlato di quali sono i costi di un bar, ma è importante anche saperli gestire in modo efficace. Perché? Sicuramente per garantire la sostenibilità e la redditività dell’attività. Un controllo accurato di queste spese ha numerosi vantaggi.

• Risorse finanziarie ottimizzate: monitorare le spese consente di allocare il budget in modo più efficiente, evitando sprechi e investendo in aree strategiche.
• Migliore redditività: riducendo i costi superflui, si aumenta il margine di profitto, rendendo l’attività più competitiva sul mercato.
• Possibilità di prevenire problemi finanziari: un controllo costante permette di individuare tempestivamente eventuali anomalie o spese eccessive, evitando situazioni di crisi.
• Supporto alla pianificazione strategica: conoscere l’andamento dei costi facilita la definizione di strategie a lungo termine, come l’espansione o l’introduzione di nuovi servizi.
• Adattarsi facilmente alle variazioni del mercato: una gestione flessibile dei costi permette di rispondere rapidamente ai cambiamenti nelle tendenze dei consumatori o nelle condizioni economiche.
• Migliorare l’efficienza operativa: identificare e ridurre le inefficienze interne porta a processi più snelli e a una migliore qualità del servizio offerto.

Qualche consiglio per risparmiare sui costi fissi e variabili di un bar

Adottando alcune accortezze è possibile “limare” i costi di gestione del bar per diminuire le uscite. Vediamo su quali aspetti è possibile agire e su quali, invece, meno.

Il personale

Tra le voci su cui c’è meno margine di intervento c’è, ovviamente, il personale: il team è infatti la chiave di vendita. È quindi opportuno prevedere il giusto compenso e investire in un’eventuale formazione per renderlo sempre più efficiente.  

Le utenze

Uno dei costi di un bar su cui c’è più margine di intervento è quello delle utenze. La prima cosa da fare per cercare di ridurre un po’ i costi è controllare se sono disponibili sul mercato dei contratti di fornitura più vantaggiosi rispetto a quelli che si hanno già.

In secondo luogo, per risparmiare sulle utenze è bene tenere d’occhio i consumi e impiegare tecnologie che permettono di ridurre il consumo energetico. Ad esempio: utilizzare macchinari con classi energetiche A++ o A+++ consente nel lungo periodo di arrivare a un buon risparmio, mentre usare macchine vecchie e con classi energetiche inferiori può innalzare molto i consumi. Un altro esempio: utilizzare un’illuminazione a LED o installare luci a sensori di movimento in locali come i bagni permette di tagliare ulteriormente la bolletta.

Inefficienze interne

Un bar può facilmente incorrere in inefficienze interne che, se non correttamente gestite, portano a un aumento ingiustificato dei costi fissi e variabili. Sono spesso costi silenziosi, spesso legati ad un mancato controllo dei dati e delle metriche del punto vendita.

Una delle principali inefficienze riguarda il mancato controllo dei principali centri di costo del bar: senza monitorare costantemente le voci di spesa (come il personale, le materie prime e le utenze), è difficile mantenere sotto controllo le risorse, con il rischio di sprechi e spese non necessarie.

Un altro errore comune è non monitorare gli acquisti e le giacenze: ordini non pianificati o una gestione poco attenta delle scorte portano ad acquisti eccessivi o insufficienti, creando costi aggiuntivi e rischi di rottura di stock.

Altro errore molto frequente è quello di non tracciare il carico e lo scarico dei prodotti, fondamentale per evitare sprechi: senza un sistema preciso per monitorare il flusso delle merci, si rischia di perdere materia prima o di danneggiarla durante la movimentazione.

Infine, non fare il calcolo della marginalità è un altro errore cruciale: senza valutare correttamente i costi rispetto ai guadagni, diventa difficile determinare quali prodotti sono realmente redditizi, con il rischio di investire risorse in articoli poco profittevoli. Una gestione inefficace di questi aspetti può portare a un progressivo aumento dei costi e a una riduzione dei margini di profitto.

Questo tipo di inefficienze sono tutte risolvibili con il monitoraggio delle metriche e una gestione efficiente ed accurata di tutti i processi del bar. Per fortuna, la tecnologia ci può aiutare: invece di controllare pile di dati su fogli di carta o indecifrabili fogli di calcolo, ora è possibile gestire tutto comodamente tramite un gestionale per bar, come Cassa in Cloud di TeamSystem.

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