Come gestire prenotazioni e disponibilità? Ci pensa l’algoritmo “RoomTetris”
Ritorneremo a viaggiare. È quanto sostiene Booking.com, che ha condotto una ricerca sul futuro dei viaggi che fa ben sperare in una ripresa del turismo nel 2022. Già l’estate 2021 per molte strutture ricettive nazionali è andata molto bene: tanti hotel e numerose realtà extra alberghiere hanno registrato il “sold out”. Con l’obiettivo di aumentare la redditività delle strutture ricettive e massimizzare l’occupazione delle camere, anche nei periodi di picco di richieste, nasce l’algoritmo “tetris” per gestire in modo automatico le prenotazioni ed essere sicuri di vendere fino all’ultima camera disponibile.
Chi lavora nell’ospitalità sa bene che è importante tenere organizzate le prenotazioni, in special modo durante la media-alta stagione, per evitare di ritrovarsi con camere vuote.
Le variabili da tener presente sono numerose: arrivi/partenze infrasettimanali, soggiorni di durate diverse tra loro (di pochi giorni, o di più settimane), prenotazioni a ridosso della data di check-in, canali online che portano prenotazioni a qualsiasi ora del giorno e della notte… A tutto questo si aggiungono le variabili che derivano dalla forte situazione di incertezza e instabilità degli ultimi mesi, con continue fluttuazioni nell’andamento delle prenotazioni, cancellazioni last minute e picchi di richieste.
Per l’estate 2021 la velocità della ripartenza è stata superiore alle aspettative: è stato un agosto da record, almeno per il turismo domestico. Nel periodo di Ferragosto tante attività hanno registrato il “sold out”. Secondo un’indagine condotta da Cna Turismo e Commercio, le strutture ricettive classiche sono state le preferite da connazionali e stranieri. Ad agosto 2021, sono stati 11,2 milioni i vacanzieri che hanno pernottato in alberghi tradizionali, magari dotati di “optional” quali spiagge private, spa, servizi termali. Hanno sfiorato i sei milioni (5,8 milioni per la precisione) i turisti, in continua crescita, che hanno scelto le strutture extra-alberghiere: bed&breakfast, residence, agriturismi, camping, villaggi vacanze.
In ogni caso, i numeri registrati in era pre-Covid erano più che doppi rispetto a quelli con cui ci siamo confrontati l’anno appena trascorso. Il mondo dell’ospitalità è quindi chiamato a mettere in atto piccoli e grandi cambiamenti per riuscire a “far quadrare i conti”. Il comparto alberghiero è chiamato a ripensarsi, sia nelle modalità organizzative sia adottando nuovi modelli di business. Servono nuovi approcci operativi e commerciali per restare competitivi in un mercato nuovamente in cambiamento.
L’evoluzione del PMS
Le tecnologie digitali possono aiutare in modo concreto gli albergatori ad affrontare la situazione attuale con l’agilità e la flessibilità che il momento richiede. Le nuove tendenze portano a un’evoluzione nel ruolo del software PMS, che oggi è chiamato a offrire anche funzionalità strettamente legate all’incremento del revenue di una struttura ricettiva, con l’obiettivo di “spingere” gli aspetti legati al marketing e alle vendite.
Proprio con l’obiettivo di aumentare la redditività e massimizzare l’occupazione delle camere, il PMS TeamSystem Hospitality di TeamSystem Hospitality integra l’algoritmo “RoomTetris” che dà la possibilità di gestire in modo automatico tutte le possibili combinazioni di disponibilità nel periodo richiesto. L’albergatore può quindi scegliere di assegnare una specifica camera al cliente, o di permettere al sistema di riorganizzare in modo intelligente l’assegnazione ogni volta che riceve una nuova prenotazione, in modo efficiente e ottimizzando i processi. Con questo sistema, anche in un periodo di “picco di richieste” e di massima occupazione, è possibile vendere fino all’ultima camera disponibile!
