Cos’è un ammanco di cassa e come prevenirlo nel tuo ristorante

Quando si verifica un ammanco di cassa in un ristorante, le conseguenze sono spiacevoli, tanto per la contabilità quanto per la tensione che si viene a creare sul posto di lavoro.  

È un rischio che deriva da diversi fattori. Primo fra tutti, la mancanza di operazioni automatiche che, al giorno d’oggi, permettono di ridurre gli errori manuali e umani. Per fortuna, però, ci sono diversi modi per prevenire situazioni di questo tipo e far tornare i conti.
Per farlo, è necessario comprendere a fondo le cause più comuni di un ammanco di cassa e come implementare operazioni automatiche che aiutano a proteggere da errori umani o furti.  

Cosa sono gli ammanchi di cassa in un ristorante 

Un ammanco di cassa si verifica quando il denaro in cassa è inferiore al totale registrato nelle registrazioni contabili. In sostanza, significa che c’è una mancanza di denaro rispetto a quanto dovrebbe esserci secondo i documenti contabili. 

Si tratta, dunque, di una situazione molto sgradevole che deve essere risolta analizzando con attenzione le possibili cause, in modo da trovare strategie di prevenzione perché non succeda di nuovo.  

Le cause più comuni di un ammanco di cassa in un ristorante

Come già accennato, la causa più comune di un ammanco di cassa è da ricercare nella mancanza di procedure automatiche legate ai pagamenti. C’è però da dire che ci sono diversi motivi per i quali potrebbero verificarsi delle mancanze di denaro, per esempio:  

• calcoli sbagliati o errori di omissione di registrazione di una transazione; 
• errori nel conteggio del denaro, causati da una mancanza di attenzione o da procedure di conteggio inefficaci; 
• gestione inefficace delle operazioni di cassa, come una mancanza di supervisione adeguata o controlli interni deboli; 
• furto di denaro da parte di persone esterne, come rapinatori o clienti disonesti; 
• furti interni da parte di dipendenti disonesti che possono sottrarre denaro fisico o manipolare le transazioni.  

Le conseguenze di un ammanco di cassa per il ristorante

Il verificarsi di ammanchi di cassa porta con sé spiacevoli conseguenze per un’attività ristorativa, e questo non solo dal punto di vista finanziario.  

Un ammanco di cassa può influenzare diversi aspetti dell’attività. Per prima cosa, è chiaro che rappresenti una perdita finanziaria diretta per l’azienda, poiché il denaro mancante deve essere recuperato o compensato in qualche modo.  

In secondo luogo, un evento simile può generare tensioni sul posto di lavoro, specialmente quando si sospetta che, alla base del problema, vi sia un comportamento scorretto da parte di un dipendente. In questo caso, infatti, può verificarsi una perdita di fiducia tra dipendenti e direzione.  

Va detto, però, che se si tratta della prima volta che si verifica una situazione spiacevole di questo tipo, la cosa migliore da fare è vederla come un’opportunità di crescita e sviluppo per il ristorante. Nonostante il danno, infatti, un evento simile può portare il ristoratore a riflettere su metodi per implementare nuovi strumenti e operazioni che possono tutelare il ristorante dagli ammanchi di cassa.  

Come prevenire gli ammanchi di cassa: strumenti e soluzioni

Come fare per evitare situazioni di questo tipo? Per prima cosa, il ristorante dovrebbe dotarsi di strumenti che consentano di automatizzare le operazioni di pagamento ed erogazione del resto e, di conseguenza, ridurre gli errori umani, ma anche tenere sotto controllo il bilancio aziendale.  

Per fare tutto ciò, i ristoratori hanno due possibilità:  

• sfruttare le casse automatiche che calcolano il costo che il cliente è tenuto a sostenere e restituiscono il resto esatto, eliminando la necessità di conteggi manuali del denaro alla fine della giornata; 
• utilizzare software gestionali per il punto cassa che non solo aiutano a gestire ogni attività quotidiana del ristorante, ma anche a tenere sotto controllo le funzionalità di cassa.  

Con Cassa in Cloud, TeamSystem mette a disposizione dei ristoratori un gestionale completo che permette di mantenere il controllo a 360 gradi sull’attività.
Il software registra accuratamente ogni transazione, inclusi incassi e pagamenti digitali, e permette anche di limitare l’accesso alle funzionalità di cassa solo a dipendenti autorizzati, riducendo il rischio di frodi interne.  

È possibile anche ricorrere al supporto di hardware come i Cassetti automatici rendiresto, che assicurano una corretta gestione del contante per ridurre al minimo gli errori di erogazione del resto da parte del personale.  

Inoltre, grazie a Cassa in Cloud è possibile generare report dettagliati sulle attività di cassa, inclusi rapporti di resoconto giornalieri e analisi delle tendenze di vendita che consentono di individuare rapidamente anomalie o discrepanze e adottare misure correttive tempestive.