Sollecito
Sollecito: cosa è e come si fa
Nell’esercizio di un’attività imprenditoriale, commerciale o professionale può capitare di dover inviare una comunicazione di sollecito a un cliente affinché provveda al pagamento di una fattura i cui termini di pagamento, seppure concordati in precedenza, sono scaduti senza che ne sia avvenuto il saldo.
Saper scrivere efficacemente una lettera di sollecito di pagamento è molto importante per cercare di recuperare un credito scaduto prima che il cliente diventi insolvente e sia necessario richiedere l’intervento di un avvocato.
Sollecito: significato
Il sollecito di pagamento è dunque un documento che viene redatto dallo stesso soggetto che ha emesso la fattura, per “ricordare” al cliente che sono già decorsi i termini concordati per il saldo e invitarlo formalmente a provvedere al pagamento del suo debito.
Trattandosi di un atto formale, nel caso di particolari rapporti con il cliente (ad es. cliente storico o importante) si può far precedere la lettera di sollecito da una prima richiesta telefonica informale; a volte può, infatti, trattarsi di un mero disguido e il pagamento, pur eseguito, può non essere effettivamente pervenuto.
Come scrivere una lettera di sollecito di pagamento
Una lettera di sollecito di pagamento di una fattura deve contenere alcuni elementi essenziali per consentire al cliente di effettuare le opportune verifiche e, nel caso, provvedere al pagamento.
È dunque opportuno riportare chiaramente nel sollecito:
- i propri dati identificativi (ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo);
- i dati identificativi del cliente (ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo);
- il numero della fattura precedentemente emessa e ancora in sospeso;
- la data di trasmissione della fattura;
- la data di scadenza del pagamento;
- la descrizione dei beni o servizi oggetto di fatturazione;
- l’imponibile, l’imposta applicata e il totale del documento da saldare;
- gli eventuali interessi di mora o la penale applicata per il ritardo.
Per maggiore comodità è pratica utile allegare una copia di cortesia della fattura impagata.
Cosa fare in caso di insoluto
Nel caso in cui, anche a seguito della lettera di sollecito, il riscontro non sia arrivato il cliente può essere considerato insolvente. In questo caso è opportuno affidare la pratica a un legale che provveda alla costituzione in mora del cliente e svolga le analisi preliminari per stabilire la solvenza del debitore.
Nel caso in cui non ci siano concrete possibilità di recuperare il credito, ovvero la procedura per il recupero coattivo sia antieconomica rispetto al suo ammontare, l’avvocato redigerà apposito parere per consentire di mettere a perdita il credito.
A questo punto è possibile emettere una nota di credito per “annullare” la fattura emessa e non saldata, così da attestare all’Agenzia delle Entrate una riduzione (totale o parziale) dell’importo effettivamente riscosso rispetto alla fattura emessa. Affinché abbia valore nei confronti del Fisco, la nota di variazione deve essere emessa rispettando i precisi termini di legge previsti dal D.P.R. n. 633/1972.
