Documento commerciale

Documento commerciale: cosa è e come funziona

Dal 1° luglio 2019 è iniziato il processo di graduale sostituzione di scontrini e ricevute fiscali con i corrispettivi elettronici, completato a partire dal 1° gennaio 2021 con l’introduzione del documento commerciale unico, emesso dagli operatori che esercitano il commercio al minuto o attività assimilate per le quali non è obbligatoria l’emissione della fattura (se non richiesta dal cliente finale).

Per il cliente finale non cambia nulla: il documento commerciale può essere, infatti, conservato ai fini della garanzia del bene o del servizio pagato, per effettuare il cambio merce o come prova d’acquisto. Gli operatori, invece, hanno dovuto dotarsi di un registratore telematico (RT) o utilizzare la procedura web messa a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate per assolvere agli obblighi fiscali di certificazione dei corrispettivi ricevuti, mediante memorizzazione e trasmissione telematica degli stessi all’Ente.

Documento commerciale: cos’è

Oggi il documento commerciale è, dunque, l’unico documento relativo a una transazione commerciale, idoneo a rappresentare, anche ai fini fiscali, le operazioni oggetto di trasmissione dei dati dei corrispettivi telematici, sostituendo sia lo scontrino che la ricevuta fiscale.

Il documento commerciale può essere emesso sia su supporto cartaceo che in formato elettronico, previo accordo con il cliente finale e deve contenere:

data e ora di emissione;
numero progressivo;
ditta, denominazione o ragione sociale dell’emittente persona giuridica;
nome e cognome dell’emittente persona fisica;
partiva IVA dell’emittente;
ubicazione dell’esercizio;
descrizione dei beni venduti e delle prestazioni effettuate;
importo del corrispettivo complessivo e di quello pagato.

Per essere valido ai fini fiscali ed essere utilizzato, ad esempio, per le deduzioni o detrazioni in sede di dichiarazione dei redditi, è necessario che il cliente richieda espressamente il documento commerciale non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, facendo inserire al suo interno anche il proprio codice fiscale o partita IVA.

Documento commerciale: come funziona

Il documento commerciale deve essere emesso mediante strumenti tecnologici che garantiscono l’inalterabilità e la sicurezza dei dati. Tali strumenti sono sostanzialmente due:

il Registratore Telematico (RT), ideale per gli operatori che già usavano il registratore di cassa per gestire una frequenza elevata di operazioni;
la procedura web “documento commerciale on line” presente sul portale “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate, più adatta per tutti quei soggetti che utilizzavano ricevute compilate manualmente.

Il Registratore Telematico deve rispettare le specifiche tecniche di cui al Provvedimento 28 ottobre 2016 dell’Agenzia delle Entrate e, in particolare, deve essere in grado di stampare un documento commerciale conforme al fac simile elaborato dall’Agenzia, contenente:

i dati dell’emittente, compresa partita IVA e ubicazione dell’esercizio;
la dicitura “documento commerciale di vendita o prestazione”;
la descrizione della merce acquistata;
le aliquote IVA applicate oppure i codici natura in caso operazione senza applicazione dell’IVA;
data e ora di emissione;
numero del documento;
eventuali dati dell’acquirente validi ai fini fiscali;
il numero del Registratore Telematico.

In calce al documento commerciale è anche possibile inserire un’appendice in cui possono essere riportati dati o immagini (ad esempio, il logo dell’esercente), gli estremi del pagamento tramite POS o la specificazione della tipologia di pagamento.