I vantaggi di un software di riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è un’operazione contabile che consente di accordare due entità, i movimenti bancari e le rilevazioni di prima nota, e che, grazie ai sistemi software moderni, può essere eseguita con un notevole risparmio di tempo rispetto al passato.

Provo a spiegare meglio questo concetto raccontandoti una storiella. Molti anni fa lavoravo come impiegata in uno studio commerciale e mi occupavo di contabilità, bilanci e dichiarazioni dei redditi. Una volta al mese circa, ogni impiegata delle imprese che gestivo mi consegnava una busta (o un sacchetto di carta o plastica) piena di fatture, scontrini, ricevute fiscali, estratti conto e fogli cassa che io ordinavo cronologicamente e poi inserivo in prima nota all’interno del software. Finita questa operazione, stampavo il mastro di contabilità del conto banca, contenente tutti i pagamenti, i versamenti, gli addebiti e gli accrediti che io avevo registrato, e confrontavo ogni singolo movimento con l’estratto conto rilasciato dalla banca, spuntando su carta una operazione alla volta. Per ogni contabilità che gestivo.

Il confronto (o “riconciliazione”) consisteva nel controllare che ogni movimento bancario elencato nell’estratto conto fosse presente nel mastro (ossia in contabilità) per lo stesso importo e con la stessa data. Se i due documenti coincidevano la riconciliazione avveniva velocemente: si scorrevano i movimenti uno per uno evidenziando a matita tutto ciò che era uguale da entrambe le parti. Se si incontravano invece delle scordature (una data diversa, un importo sbagliato) andavano corrette modificando l’errore all’interno del movimento di prima nota.
Allora non si parlava di riconciliazione bancaria ma di far quadrare il saldo del conto.

Oggi questa operazione non viene più effettuata a mano come ai miei tempi ma tramite una funzione presente all’interno del programma di contabilità che consente di importare i movimenti bancari (utilizzando un file predisposto dalla banca in cui sono elencati tutti), confrontarli con quelli presenti nella contabilità dell’azienda, riconciliarli (cioè segnarli come riconciliati, ossia uguali) oppure modificarli, laddove non sono uguali, o inserirli dove mancanti.

I vantaggi nell’utilizzare un software di automatizzazione della riconciliazione bancaria sono diversi:

• Velocizzare le operazioni di controllo dei saldi contabili effettuate periodicamente;
• Individuare facilmente, grazie alle utility fornite dal programma, le differenze fra l’estratto conto e il mastro;
• Riconciliare i movimenti tramite funzioni semplificate e correggere o inserire velocemente dati errati o mancanti.

Velocità, precisione, migliore qualità del lavoro. La fase di riconciliazione oggi viene svolta più rapidamente e consente di liberare tempo che l’impresa può dedicare ad altre attività.

Non abbiamo spiegato il perché si renda necessaria la riconciliazione bancaria. Ogni fatto aziendale (fattura, pagamento, incasso, ecc) deve essere riportato in prima nota esattamente come è avvenuto. Come una fotografia. Dalla contabilità, per esempio, deve risultare esattamente quanti soldi devo pagare a un mio fornitore per la merce che ho comprato, né un soldo di più, né uno di meno. Lo stesso vale per i clienti. Il conto della cassa deve avere un valore identico alla somma del denaro effettivo che possiedo e il mastro della banca deve riportare un saldo che è il medesimo di quello presente in estratto conto.

Per i movimenti bancari l’operazione di accordatura (come l’abbiamo chiamata all’inizio) viene effettuata dal software che, abbiamo visto, si preoccupa di mettere d’accordo le due entità: il documento contabile e la registrazione di prima nota.

In fondo riconciliare significa proprio questo: “rimettere d’accordo, rappacificare” (dal nuovo dizionario De Mauro de l’Internazionale).