Che cos’è l’ERP?

Nel panorama competitivo odierno, le aziende sono costantemente alla ricerca di strumenti utili per migliorare l’efficienza operativa e ottimizzare i processi aziendali. Una delle soluzioni più efficaci per raggiungere questi obiettivi è l’adozione di un sistema ERP. Ma che cos’è esattamente un ERP? In questo articolo scopriremo nel dettaglio cosa sia un software ERP, come funziona, e come puoi implementarlo con successo nella tua azienda.

Definizione di ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse aziendali. Un software ERP è un sistema integrato che permette di automatizzare e gestire molteplici attività di business, come la contabilità, le risorse umane, la produzione, le vendite, l’inventario e altro ancora. Questo tipo di software centralizza i dati in un unico sistema, migliorando la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra i vari dipartimenti aziendali.

Storia degli ERP

La storia dei sistemi ERP inizia nel 1913 con l’introduzione del modello EOQ (Economic Order Quantity) da parte dell’ingegnere Ford Whitman Harris. Un cambiamento radicale avvenne nel 1964, quando Black and Decker adottò il primo sistema di Material Requirements Planning (MRP) che combinava i concetti del modello EOQ con la potenza di calcolo dei computer mainframe. Con il tempo, questi sistemi si sono evoluti, integrando nuove funzionalità e diventando sempre più complessi e sofisticati. Fino ad arrivare, nel 1990, grazie allo sviluppo di tecnologie informatiche avanzate, alla nascita dell’Enterprise Resource Planning (ERP) un sistema integrato capace di gestire ogni aspetto del business, uno strumento indispensabile per le grandi imprese.

Differenza tra ERP e Financials

Quando si parla di gestione aziendale e di software, è comune imbattersi nei termini ERP (Enterprise Resource Planning) e Financials. Sebbene possano sembrare simili, rappresentano due concetti distinti con ambiti e funzionalità specifiche.

Financials

Il termine Financials si riferisce specificamente ai moduli e alle funzionalità di un software dedicati alla gestione finanziaria e contabile di un’azienda. Ecco alcuni esempi.

1. Contabilità generale: registrazione e gestione delle transazioni contabili, preparazione dei bilanci e gestione del piano dei conti.
2. Contabilità clienti: gestione delle fatture e dei pagamenti dei clienti, monitoraggio dei crediti e gestione delle riscossioni.
3. Contabilità fornitori: gestione delle fatture e dei pagamenti ai fornitori, monitoraggio dei debiti e gestione delle scadenze.
4. Gestione della liquidità: monitoraggio dei flussi di cassa, previsione delle esigenze di liquidità e gestione degli investimenti a breve termine.
5. Analisi finanziaria e reportistica: preparazione di report finanziari, analisi delle performance aziendali e supporto alla pianificazione strategica.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Un sistema ERP, invece, è una soluzione integrata che copre un’ampia gamma di funzioni aziendali. Le principali caratteristiche di un ERP includono:

1. gestione delle risorse umane, funzioni come il reclutamento, la gestione delle buste paga, la formazione e lo sviluppo del personale.
2. gestione della produzione, pianificazione della produzione, gestione della catena di approvvigionamento e controllo della qualità.
3. gestione delle vendite e del marketing, gestione dei contatti, vendite, servizio clienti e campagne di marketing.
4. gestione dell’inventario, monitoraggio delle scorte, gestione degli ordini e ottimizzazione della gestione del magazzino.
5. contabilità e finanza, gestione della contabilità generale, contabilità clienti e fornitori, gestione della liquidità e pianificazione finanziaria.

In sintesi, un sistema ERP centralizza i dati aziendali, facilitando la condivisione delle informazioni tra i vari reparti.

Funzioni svolte dal sistema ERP

Come abbiamo visto, un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) offre un’ampia gamma di funzionalità che coprono quasi tutti gli aspetti della gestione aziendale. Queste funzionalità aiutano le aziende a migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare i processi e ottenere una visione completa delle attività aziendali.

Gestione finanziaria

Dal punto di vista della gestione economica, un sistema ERP offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la contabilità, la gestione delle finanze, la reportistica e l’analisi dei dati. Questo consente alle aziende di monitorare le loro finanze in modo accurato e in tempo reale, migliorando la trasparenza e facilitando la gestione delle risorse.

Gestione delle risorse umane

La gestione delle risorse umane è un’altra area chiave coperta da un sistema ERP. Include funzioni come il reclutamento, la gestione delle buste paga, la formazione e lo sviluppo del personale. Un ERP può aiutare ad automatizzare molti di questi processi, riducendo gli errori umani e migliorando l’efficienza complessiva.

Gestione della produzione

Un ERP supporta anche la gestione della produzione, dalla pianificazione della produzione alla gestione della catena di approvvigionamento e al controllo della qualità. Questo permette alle aziende di ottimizzare i loro processi produttivi, ridurre i tempi di produzione e migliorare la qualità dei prodotti.

Gestione delle vendite e del marketing

La gestione delle vendite e del marketing è essenziale per il successo di qualsiasi azienda. Un sistema ERP aiuta a gestire i contatti, le vendite, il servizio clienti e le campagne di marketing, offrendo una visione completa delle attività di vendita e marketing e migliorando l’efficacia delle campagne.

Gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario è un’altra funzione cruciale offerta da un ERP. Il sistema permette di monitorare le scorte, gestire gli ordini e ottimizzare la gestione del magazzino. Questo aiuta le aziende a mantenere livelli di inventario ottimali, ridurre i costi di stoccaggio e migliorare la soddisfazione del cliente.

Come identificare il sistema ERP più adatto al tuo business?

Essere in grado di scegliere il giusto gestionale ERP per la propria azienda è fondamentale per migliorare concretamente l’efficienza operativa e ottimizzare i processi aziendali. La decisione richiede un’attenta valutazione di diversi fattori per assicurarsi che il software adottato sia in grado di soddisfare le esigenze specifiche del tuo business.

Individua il principale motivo dell’adozione di un sistema ERP

Individuare il principale motivo dell’adozione di un sistema ERP in funzione di una migliore gestione del il tuo business, è il primo passaggio estremamente utile per orientare efficacemente la scelta. Le aziende possono adottare un ERP per:

• migliorare la gestione delle risorse;
• ottimizzare i processi operativi;
• aumentare la trasparenza nei dati aziendali;
• centralizzare le informazioni in un unico sistema integrato,

Comprendere le motivazioni e le necessità specifiche aiuta a modulare il software con le funzionalità necessarie per il successo e la crescita della tua impresa.

Determina i destinatari del sistema ERP

È essenziale determinare chi sarà coinvolto nell’utilizzo e nei benefici del sistema ERP all’interno dell’azienda. Per fare questo, è necessario considerare non solo i dipartimenti operativi che gestiranno quotidianamente il software, ma anche i dirigenti e gli stakeholder chiave che avranno necessità di accesso ai dati e alle informazioni fornite dal sistema ERP. Identificare chi sono i principali utenti e decision maker ti aiuterà a configurare l’ERP in modo da soddisfare le loro specifiche esigenze.

Esamina i requisiti tecnici

È importante stabilire quali dispositivi e piattaforme tecnologiche dovranno essere supportati dal sistema ERP scelto considerando non solo i computer desktop e i laptop utilizzati dai dipendenti in ufficio, ma anche dispositivi mobili come smartphone e tablet che potrebbero essere necessari per l’accesso remoto alle funzionalità dell’ERP. Determinare i dispositivi da supportare aiuta a garantire che l’ERP sia accessibile in modo ottimale in tutte le situazioni lavorative, sia in sede che fuori sede, migliorando così l’efficienza e la produttività complessiva dell’azienda.

Valuta le esigenze aziendali

Prima di scegliere un gestionale ERP, bisogna valutare attentamente le esigenze specifiche della propria azienda. Ogni impresa ha esigenze uniche, quindi è importante identificare quali aree del business necessitano di miglioramenti e quali funzionalità sono indispensabili. Coinvolgere i vari dipartimenti nel processo di valutazione ti aiuta ad ottenere una visione completa delle necessità aziendali.

Stabilisci un budget

Un altro aspetto cruciale nella scelta di un gestionale ERP è il budget. I costi di implementazione di un sistema ERP possono variare notevolmente in base alle dimensioni dell’azienda, alla complessità del progetto e al tipo di soluzione scelta (on-premise o cloud). È importante stabilire un budget realistico e considerare non solo i costi iniziali, ma anche quelli a lungo termine, come la manutenzione e gli aggiornamenti.

Ricerca le migliori soluzioni disponibili

Esistono numerosi fornitori di software ERP sul mercato, ognuno dei quali offre soluzioni con caratteristiche e funzionalità differenti. È consigliabile effettuare una ricerca approfondita per identificare i fornitori più adatti alle proprie esigenze. Partecipare a webinar, leggere recensioni, chiedere la consulenza di un esperto del settore che possa aiutarti a compiere la scelta migliore fra le varie opzioni disponibili in base alle tue specifiche esigenze.

Considera la scalabilità e la flessibilità

La scalabilità e la flessibilità sono due fattori importanti da considerare nella scelta di un gestionale ERP. Il software deve essere in grado di crescere insieme all’azienda e adattarsi ai cambiamenti e alle esigenze aziendali nel tempo. Un ERP flessibile consente di aggiungere nuovi moduli o funzionalità man mano che l’azienda si espande.

Verifica l’integrazione con i sistemi esistenti

Un altro aspetto cruciale è la capacità del nuovo gestionale ERP di integrarsi con i sistemi esistenti. Molte aziende utilizzano già diversi software per la gestione delle operazioni quotidiane, e la capacità di un ERP di comunicare e scambiare dati con questi sistemi può fare la differenza tra un’implementazione di successo e una fallimentare.

Stima i costi di supporto e formazione

L’implementazione di un nuovo sistema ERP richiede tempo e risorse, un supporto adeguato è fondamentale per garantire una transizione senza intoppi. È importante scegliere un fornitore che offra un supporto tecnico efficiente e che fornisca formazione adeguata al personale aziendale. Questo aiuterà a ridurre i tempi di adozione e a massimizzare i benefici del nuovo sistema.

Verifica il grado di sicurezza offerto dall’ERP

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta per qualsiasi azienda. Un buon gestionale ERP deve offrire solide misure di cyber security per proteggere i dati aziendali sensibili. Per questo motivo, è essenziale esaminare attentamente le misure di sicurezza messe in atto dall’ERP che stai considerando:

• crittografia dei dati;
• controlli degli accessi;
• backup;
• protocolli di autenticazione;
• politiche di gestione dei dati sensibili.

Sono caratteristiche fondamentali per proteggere le informazioni aziendali da accessi non autorizzati e minacce esterne, garantendo la conformità alle normative sulla privacy e riducendo il rischio di violazioni dei dati. Assicurarsi che l’ERP offra robuste funzionalità di sicurezza contribuirà a garantire la protezione e l’integrità delle informazioni aziendali gestite dal sistema.

Riepilogo dei fattori chiave da considerare

In sintesi il sistema ERP:

• deve essere una piattaforma semplice da usare;
• avere un’interfaccia intuitiva e personalizzabile che renda il suo utilizzo facile anche per chi non ha ampie conoscenze informatiche;
• essere accessibile a diversi livelli e reparti dell’azienda: ad esempio, al reparto amministrativo, all’ufficio marketing, agli addetti alla logistica, alla forza commerciale, al top management;
• essere flessibile;
• aiutarti ad ottimizzare l’uso delle risorse aziendali;
• fornire analisi dei dati e scenari sulla base dei quali effettuare consapevoli scelte di business;
• aiutarti pianificare una strategia che coinvolga l’intera azienda, a più e diversi livelli.

Implementare ERP in azienda

Come abbiamo visto, implementare un sistema ERP in azienda richiede una pianificazione accurata e un approccio strutturato per garantire il successo dell’iniziativa. Vediamo insieme i passaggi chiave e le considerazioni principali per una corretta implementazione del gestionale ERP.

Pianificazione e analisi preliminare

La fase iniziale dell’implementazione di un ERP coinvolge una dettagliata pianificazione e analisi delle esigenze aziendali. È fondamentale comprendere i processi esistenti, identificare le aree che necessitano di miglioramenti e definire gli obiettivi da raggiungere con il nuovo sistema ERP. Durante questa fase, è utile coinvolgere i vari dipartimenti aziendali per raccogliere gli input necessari a garantire che tutte le esigenze siano prese in considerazione.

Selezione del team di progetto

La costituzione di un team di progetto dedicato è cruciale per il successo dell’implementazione. Il team dovrebbe includere rappresentanti dei principali dipartimenti aziendali, nonché professionisti specializzati nella gestione, implementazione e manutenzione delle tecnologie informatiche anche esterni all’azienda se necessario. Questo team sarà responsabile della gestione, della comunicazione tra i vari stakeholder e di assicurare che il progetto proceda secondo i tempi e i costi stabiliti.

Scelta del fornitore e del software ERP

Dopo aver definito le esigenze aziendali, il passo successivo è la scelta del fornitore e del software ERP più adatto. È importante valutare diversi fornitori, partecipare a demo, leggere recensioni e, se possibile, visitare o chiedere feedback ad altre aziende che utilizzano lo stesso sistema per avere un’idea delle sue funzionalità e della sua efficacia.

Personalizzazione e configurazione

Una volta selezionato il software ERP, è necessario personalizzarlo e configurarlo per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali. Questo può includere la modifica di moduli esistenti, l’aggiunta di nuove funzionalità e l’integrazione con altri sistemi aziendali. Per questo motivo, come abbiamo visto in precedenza, è fondamentale assicurarsi che il sistema ERP sia flessibile e scalabile per supportare la crescita futura dell’azienda.

Formazione del personale

La formazione del personale è un elemento chiave per il successo dell’implementazione di un ERP. È essenziale che tutti gli utenti finali comprendano come utilizzare il nuovo sistema e siano a proprio agio con le nuove procedure. Organizzare sessioni di formazione dettagliate e fornire supporto continuo aiuterà a ridurre la curva di apprendimento e a garantire un’adozione fluida del software.

Fase di test e avvio

Prima del lancio ufficiale, non dimenticare di effettuare una fase di test approfondita per identificare e risolvere eventuali problemi o bug. Questo include test di integrazione, test di performance e test di funzionalità. Dopo aver completato con successo la fase di test, il sistema ERP può essere avviato ufficialmente.

Monitoraggio e ottimizzazione continua

L’implementazione di un ERP non termina con il lancio del sistema. È necessario un monitoraggio continuo per assicurarsi che il sistema funzioni come previsto e per identificare aree di miglioramento. L’azienda dovrebbe pianificare aggiornamenti periodici e ottimizzazioni per adattarsi alle nuove esigenze e alle evoluzioni del mercato.

Implementare un ERP in azienda richiede molteplici competenze, una pianificazione dettagliata e un impegno costante. Seguendo questi passaggi chiave, le aziende possono massimizzare i benefici del nuovo sistema e migliorare significativamente l’efficienza operativa.

Dall’On-Premise al Cloud: l’evoluzione dei modelli di distribuzione ERP

Negli ultimi anni, molte aziende hanno iniziato a passare dai tradizionali sistemi ERP on premise alle soluzioni ERP basate sul Cloud. Il passaggio è motivato dai numerosi vantaggi offerti dai modelli in Cloud, tra cui:

• flessibilità;
• scalabilità;
• riduzione dei costi iniziali.

Questo perché, i sistemi ERP on premise richiedono l’acquisto e la manutenzione di server fisici e infrastrutture IT, oltre a costi elevati per l’installazione e gli aggiornamenti. Al contrario, un ERP basato sul Coud è ospitato su server remoti e accessibile tramite internet, permettendo alle aziende di evitare investimenti iniziali ingenti e di pagare solo per le risorse effettivamente utilizzate.

Inoltre, le soluzioni in Cloud offrono una maggiore scalabilità, consentendo alle aziende di adattare facilmente le capacità del sistema alle loro esigenze in continua evoluzione. Gli aggiornamenti e le manutenzioni sono gestiti dal fornitore del servizio, garantendo sempre l’accesso alle versioni più recenti del software senza interruzioni operative.

Applicazioni dell’ERP in diversi settori

Gli ERP trovano applicazione in una vasta gamma di settori, offrendo soluzioni specifiche per le esigenze di ogni industria.

• Nel settore manifatturiero, gli ERP aiutano a ottimizzare la catena di approvvigionamento, gestire le risorse di produzione e migliorare la qualità del prodotto finale.
• Nel commercio al dettaglio, un ERP può integrare la gestione dell’inventario, le vendite, la logistica e il servizio clienti, garantendo operazioni fluide e una migliore esperienza per il cliente.
• Nella sanità, gli ERP consentono una gestione efficiente dei pazienti, delle risorse mediche e delle operazioni amministrative, migliorando la qualità del servizio e la conformità alle normative.
• Anche nel settore finanziario, gli ERP svolgono un ruolo cruciale, automatizzando processi come la contabilità, la gestione degli investimenti e la conformità fiscale.

Ogni settore può trarre vantaggio dall’implementazione di un ERP, ottenendo così una maggiore efficienza operativa e un controllo migliore delle proprie attività.

TeamSystem Entreprise: il sistema ERP modulare più completo sul mercato

TeamSystem Enterprise è un software ERP completo e flessibile progettato per gestire efficacemente tutte le aree cruciali del tuo business. Tra le sue principali funzionalità ci sono la gestione della fatturazione elettronica, la logistica integrata, la gestione delle risorse umane, la contabilità, la gestione delle commesse e molto altro. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle tecnologie avanzate, come l’intelligenza artificiale e l’assistenza virtuale, TeamSystem Enterprise ti permette di migliorare l’efficienza aziendale, ridurre i tempi di lavoro e minimizzare gli errori.

Intelligenza artificiale: un’innovazione virtuosa

TeamSystem sta attuando un ambizioso piano di innovazione nell’intelligenza artificiale, con 250 milioni di investimenti previsti per i prossimi cinque anni. L’obiettivo è trasformare le sperimentazioni in soluzioni concrete per le aziende, concentrando gli sforzi su automazione, supporto ai clienti e potenziamento delle capacità degli utenti finali. Questo impegno mira a semplificare l’utilizzo della tecnologia, rendendo estremamente accessibili strumenti avanzati come interfacce AI e esperienze multi-experience, anticipando un futuro di software evoluto ma al contempo user friendly per le PMI italiane.

• Assistente Virtuale Avanzato: il modulo di Intelligenza Artificiale di TeamSystem introduce un assistente virtuale reattivo, capace di rispondere alle domande degli utenti e di fornire supporto immediato.
• Proattività e Machine Learning: grazie al machine learning, l’assistente virtuale apprende continuamente, diventando sempre più proattivo e alleggerendo l’operatività degli utenti aziendali.
• Supporto costante e multi-dispositivo: l’assistente è disponibile anche da remoto tramite un’app dedicata, garantendo supporto costante e facilitando l’accesso ai dati e alle funzioni aziendali in qualsiasi momento e luogo.

Uno strumento potente e versatile per ottimizzare tutti i processi aziendali

TeamSystem Enterprise è un sistema ERP flessibile progettato per adattarsi perfettamente alle esigenze specifiche di ogni azienda. La sua struttura modulare permette di personalizzare il software in base alle necessità di gestione. Integra in un unico gestionale tutte le funzionalità utili per il ciclo di vita della tua impresa, grazie a moduli integrati in grado di migliorare l’efficienza di tutti i processi aziendali. Ecco alcune delle principali funzionalità che possono essere integrate nel sistema sono.

• Amministrazione Finanza e Controllo: gestione degli obblighi contabili e fiscali.
• Budget: pianificazione e gestione di tutte le attività aziendali.
• Gestione e amministrazione del personale: gestione sicura delle risorse umane anche da remoto.
• Acquisti e Supply Chain Management: digitalizzazione completa della supply chain.
• Magazzino e Logistica: gestione integrata del magazzino con vendite e acquisti.
• Progetti e Commesse: monitoraggio dei flussi di cassa e consuntivazione dei progetti.
• Ufficio Tecnico e Progettazione: progettazione completa e condivisa di ogni prodotto.
• Qualità: controllo qualità ad alta efficienza.
• Customer Relationship Management: marketing per l’acquisizione e fidelizzazione dei clienti.
• Business Intelligence: gestione dati per strategie di business efficaci.
• Ecommerce: soluzioni per il business B2C e B2B.
• App in Mobilità: applicazioni mobile per la gestione aziendale.

Punti di forza e aspetti distintivi di TeamSystem Enterprise

• Completezza funzionale: offre una copertura ampia e dettagliata grazie alla presenza di numerosi moduli che affrontano in profondità tutte le problematiche di gestione aziendale.
• Experience di utilizzo unica: fornisce un ambiente moderno che semplifica la vita lavorativa e aumenta la produttività, rispondendo alle esigenze quotidiane degli utenti del software.
• Integrazione avanzata: TeamSystem Enterprise è dotato di strumenti che permettono l’interfacciamento con sottosistemi esterni, garantendo livelli di integrazione efficaci e nativi.
• Massima sicurezza: funzioni di controllo avanzate, come password, autorizzazioni, firme digitali e tracciamento delle azioni, assicurano i più alti standard di sicurezza.
• Supporto multiazienda e multilingua: TeamSystem Enterprise supporta lo standard Unicode e parla molte lingue, facilitando la comunicazione tra diverse aziende che lo utilizzano.
• Monitoraggio KPI: l’andamento dell’azienda è costantemente monitorato tramite KPI e indici sintetici, che sono sempre facilmente accessibili.

Il partner ideale per il tuo successo

TeamSystem Enterprise può trasformare radicalmente la gestione aziendale con il miglior software ERP disponibile sul mercato:

• gestione agile e precisa di tutte le aree cruciali del business dalla fatturazione elettronica alla logistica integrata, passando per le risorse umane e molto altro;
• interfaccia intuitiva e funzionalità avanzate come assistenza virtuale e intelligenza artificiale per ridurre tempi di lavoro e minimizzare gli errori;
• miglioramento dell’efficienza complessiva aziendale grazie a analisi dettagliate e reportistica avanzata.