Digitalizzazione dei documenti aziendali: come farla con un software

La digitalizzazione dei documenti aziendali ha acquisito ormai un’importanza significativa nella gestione aziendale. La dematerializzazione consente alle aziende sia di migliorare l’efficienza e velocizzare i tempi di ricerca, sia di ridurre costi e sprechi di carta.

Oggi, inoltre, è tutto più semplice grazie ai software per la conservazione digitale dei documenti. Questi strumenti permettono non solo di digitalizzare tutti i documenti in entrata, in uscita e prodotti all’interno dei processi, ma anche di recuperarli e condividerli in modo rapido.

Dematerializzazione dei documenti aziendali: perché serve

Al giorno d’oggi, la digitalizzazione degli archivi aziendali è ormai un imperativo per qualsiasi tipo di azienda. L’obiettivo è ridurre i costi, ma anche migliorare l’efficienza del lavoro umano e della produttività.

Sempre più aziende stanno implementando software DMS (Document Management System) che possano rendere il processo più veloce, consce degli immensi vantaggi della digitalizzazione. La conservazione digitale dei documenti, infatti, permette di migliorare:

• l’accesso, la condivisione e l’archiviazione dei documenti, con una sostanziale riduzione del tempo necessario a cercare informazioni e una maggiore efficienza da parte dei dipendenti;
• la gestione dei costi legati a carta e materiali di stampa che vengono, pertanto, ridotti;
• la sicurezza, poiché i documenti digitali possono essere protetti con crittografia e accessi controllati, riducendo il rischio di perdita o furto di informazioni sensibili;
• la sostenibilità ambientale, imperativo per tutte le aziende, ormai proiettate verso l’Industria 5.0;
• la collaborazione tra team e reparti, poiché i documenti digitali possono essere facilmente condivisi e modificati da più utenti contemporaneamente;
• l’automazione dei processi aziendali, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre dati automaticamente dai documenti e l’integrazione con altri sistemi aziendali.

Come creare un archivio digitale in azienda

La conversione del documento cartaceo in documento digitale rappresenta, in realtà, solo il primo passo per una corretta gestione dei documenti in azienda.

Questa prima fase richiede il supporto umano, come è facile immaginare, per raccogliere i documenti cartacei e, successivamente, scannerizzarli.

Dopodiché, è necessario organizzarli in modo efficiente. Ed è in questa fase che i software di conservazione digitale dei documenti esprimono il loro pieno potenziale. I documenti, infatti, non vengono semplicemente convertiti e stipati in un archivio digitale, ma categorizzati ed etichettati, nonché protetti da accessi non autorizzati, con l’assegnazione di accessi su più livelli.

Prima di procedere con la dematerializzazione dei documenti, è essenziale formare adeguatamente il personale e, al contempo, prevedere una prioritizzazione, in modo da mettere in sicurezza i documenti più importanti o maggiormente utilizzati.

Il primo passo è scegliere il software di conservazione dei documenti aziendali più in linea con le esigenze dell’azienda che permetta di facilitare sia la fase di conversione dal documento cartaceo, sia di creare documenti digitali nativi.

La digitalizzazione dei documenti aziendali con il DMS TeamSystem

Archiviazione, scansione digitale, storicizzazione dei documenti e automazione: queste sono alcune delle funzioni imprescindibili di un software di digitalizzazione dei documenti aziendali che possono accompagnare l’azienda verso la dematerializzazione dei documenti e il miglioramento dell’efficienza.

È per questo motivo che TeamSystem ha incluso ognuna di queste funzionalità – e molte altre – nel suo software DMS. Con il software di Gestione Documentale, l’azienda ha a disposizione tutto ciò che serve per convertire l’archivio e organizzarlo per ridurre le tempistiche di ricerca e consultazione.

Il DMS TeamSystem permette all’azienda di:

• archiviare documenti digitali in categorie specifiche (contratti, fatture, rapporti, ecc.) per una facile organizzazione e un rapido recupero, migliorando l’efficienza nella gestione dei documenti;
• conservare i documenti in conformità con le normative legali vigenti;
• scansionare e, dunque, convertire documenti cartacei in formato digitale. Utilizzando tecnologie OCR, il testo nei documenti scansionati può essere indicizzato e reso ricercabile;
• creare documenti direttamente in formato digitale, eliminando la necessità di carta e integrandosi con altri strumenti di produttività aziendale per una gestione fluida dei documenti;
• storicizzare i documenti, ovvero conservarli in versioni multiple per tracciare e mantenere una cronologia delle modifiche effettuate nel tempo;
• classificare i documenti utilizzando metadati, tag e categorie per consentire una ricerca veloce e precisa, per migliorare l’accessibilità e ridurre il tempo speso nella ricerca di informazioni;
• creare workflow grafici per automatizzare i processi aziendali, con flussi predefiniti che assicurano che i processi siano seguiti correttamente e in modo efficiente;
• inviare notifiche via email per informare gli utenti di azioni richieste, aggiornamenti sui documenti o cambiamenti nei flussi di lavoro per assicurare che tutti siano aggiornati e che i processi procedano senza intoppi.

Come tutti i prodotti TeamSystem, anche il software di Gestione Documentale è intuitivo e semplice da utilizzare. Una caratteristica essenziale, specialmente se si considera che l’implementazione di uno strumento di questo tipo richiede al personale l’acquisizione di competenze tecniche durante la fase di conversione e archiviazione dei documenti.

Inoltre, con TeamSystem Enterprise, l’ERP TeamSystem, l’azienda ha a diposizione un gestionale completo per tenere sotto controllo tutti i processi e affrontare con serenità la trasformazione digitale.