Gestione amministrativa di un’azienda: 8 cose da sapere per ottimizzarla

In questo articolo, vedremo insieme 8 semplici ma potenti strategie per migliorare l’efficienza e la produttività nella gestione degli aspetti amministrativi del tuo business.

Cosa significa gestione amministrativa?

Il reparto amministrativo di un’azienda, generalmente supervisionato dal responsabile amministrativo, svolge un ruolo importante e strategico e si occupa di una serie di attività, tra cui:

• gestione delle fatture in entrata, dai fornitori, e fatture in uscita, verso i clienti;
• gestione dei pagamenti da effettuare e da ricevere;
• gestione della contabilità;
• gestione dell’aspetto fiscale dell’azienda;
• gestione del pagamento dei dipendenti.

Un’altra figura molto molto importante da questo punto di vista è quella dell’addetto contabile. Il ruolo di addetto contabile (o addetto amministrativo), tradizionalmente legato alle attività contabili, è cambiato negli ultimi anni ed è oggigiorno ricoperto da persone con differente formazione – non esclusivamente economica.

Di cosa si occupa l’addetto amministrativo?

Il suo compito è quello di registrare tutte le operazioni economiche che riguardano l’azienda in cui opera,  preferibilmente aiutato dall’utilizzo di software gestionali di qualità. Le sue attività possono variare in base all’azienda in cui lavora ma in genere:

• conserva e aggiorna i libri contabili e fiscali;
• estrapola ed analizza dati di carattere contabile da presentare al management;
• emette fatture, dichiarazioni e altri tipi di documenti di natura fiscale;
• registra i documenti (ad esempio le fatture) in contabilità;
• archivia i documenti secondo la normativa (servendosi anche della conservazione digitale dei documenti);
• prepara le buste paga per i dipendenti dell’azienda;
• si occupa della gestione dei contributi previdenziali;
• collabora nella stesura del bilancio di previsione.

8 punti chiave per ottimizzare la gestione amministrativa il tuo business

Vediamo ora insieme otto punti chiave essenziali per ottimizzare questo importante settore aziendale.

1. organizzazione efficiente dei documenti e dei processi;
2. utilizzo di software di contabilità e gestione finanziaria;
3. automatizzazione delle attività ripetitive;
4. implementazione di politiche di controllo dei costi;
5. gestione efficace delle risorse umane, inclusi reclutamento e formazione;
6. monitoraggio costante delle performance e dei risultati;
7. adozione di politiche di sicurezza dei dati e privacy;
8. collaborazione con professionisti esterni come consulenti fiscali e legali.

Un alleato indispensabile

il reparto amministrativo di un’azienda, per poter svolgere al meglio le proprie mansioni, solitamente si avvale di un software di gestione della contabilità. Quali sono i vantaggi nell’utilizzare un software per gestire la contabilità in azienda?

1. ottimizzazione e riduzione dei tempi e delle risorse aziendali;
2. riduzione dei costi di gestione;
3. maggior controllo delle attività con conseguente riduzione della possibilità di commettere errori;
4. miglior scambio delle informazioni e dei dati tra i diversi reparti aziendali;
5. migliore gestione dei dati aziendali, intuitivamente archiviati e facilmente reperibili in caso di necessità.

In conclusione, i software di gestione della contabilità offrono un importantissimo supporto per lo svolgimento delle attività quotidiane del reparto amministrativo ma è importante saper scegliere quello giusto!