Rimborso chilometrico dipendenti: cosa è e come funziona
Dalle procedure di monitoraggio alla conformità normativa, ecco come ottimizzare il processo di rimborso chilometrico ai dipendenti per garantire equità, trasparenza e risparmio di risorse aziendali.
Cos’è e quando viene concesso il rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico è concesso al dipendente o al libero professionista che utilizza il veicolo per svolgere attività di lavoro. Il veicolo può essere di proprietà, a noleggio, a locazione finanziaria, ecc. Nel rimborso chilometrico sono compresi i seguenti costi:
- carburante;
- pneumatici;
- riparazioni e manutenzione;
- quota ammortamento capitale;
- quota interessi sul capitale investito;
- assicurazione RCA;
- tassa automobilistica (ossia il bollo).
Non sono invece compresi pedaggi autostradali e tariffe dei parcheggi.
Le procedure normative del rimborso chilometrico
Non serve autorizzazione sul tragitto e sulla tipologia di autovettura usata ma è indispensabile che la liquidazione del rimborso sia certificata sulla base di tre aspetti:
- percorrenza;
- tipo di veicolo utilizzato;
- relativo costo chilometrico (secondo quanto stabilito dalla Circolare n. 326/E del 1997).
La norma di riferimento per il trattamento fiscale da applicare al rimborso chilometrico è l’articolo 95, comma 3 del TUIR (Testo Unico Imposte sui Redditi). Le spese devono essere assolutamente documentate con fatture, scontrini, incarichi o note spese.
Considerazioni fiscali e tassazione del rimborso chilometrico
L’ammontare deducibile è uguale al costo di percorrenza per autoveicoli di potenza massima non superiore a 17 cavalli se la vettura è a benzina e non superiore a 20 cavalli se a diesel.
La tassazione del rimborso chilometrico può variare in base alla trasferta.
Infatti:
- il rimborso è soggetto a tassazione se la trasferta avviene all’interno del comune dove si trova la sede lavorativa;
- il rimborso non è soggetto a tassazione e quindi è prevista la deducibilità, invece, se il lavoratore si sposta al di fuori del comune in cui si trova la sede di lavoro.
Ci sono due diverse possibilità che possono riguardare le trasferte extra-comunali con rimborso chilometrico (riconosciuto a tariffe ACI) calcolato partendo dall’abitazione
- se il rimborso è inferiore al rimborso calcolato dalla sede di lavoro, il rimborso non è considerato reddito imponibile e quindi non è soggetto a tassazione;
- se il rimborso è maggiore (sempre rispetto a quello calcolato dalla sede lavorativa), viene riconosciuto un rimborso complessivo di importo eccedente rispetto a quello da considerare esente. La differenza tra il rimborso totale e il rimborso esente dalla tassazione è da ritenersi reddito imponibile, quindi soggetto a tassazione, ex art. 51 c. 1 TUIR.
Come si calcola il rimborso chilometrico?
Come abbiamo visto, per calcolare l’importo del rimborso si deve calcolare i costi chilometrici. Per facilitare i contribuenti nel calcolo dei limiti fiscali per l’azienda, l’ACI (l’ente pubblico Automobile Club d’Italia) pubblica, ogni due anni, le tabelle contenenti i valori del costo medio di percorrenza per gli autoveicoli di 17 cavalli a benzina o di 20 cavalli diesel. È importante quindi, tenere sempre sotto controllo i valori per evitare di incorrere in errori di calcolo.
Vuoi saperne di più? Dai un’occhiata alla nostra guida ai rimborsi spesa.
