Gestione magazzino: è efficiente il tuo metodo di organizzazione?

Il vero scrigno di ogni impresa? Il magazzino. E non parliamo di ciò che contiene, ma delle buone pratiche che possono determinarne elevati livelli di efficienza.

È infatti scomponendo, segmentando e analizzando i vari passaggi che trasformano le materie prime in un prodotto, i gesti in un servizio, la logistica in valore aggiunto, che si può creare ulteriore margine per l’organizzazione.

Comprendere il funzionamento del proprio magazzino è tutt’altro che scontato. Anzi spesso si tende a sottovalutare gli effetti che derivano da un’attenta misurazione degli aspetti quantitativi legati alla movimentazione delle merci. Invece i cosiddetti Key Performance Indicators (KPI) sono i migliori alleati dell’efficienza, e quindi della profittabilità, dei processi di logistica.

Cosa sono esattamente i KPI?

Si tratta di funzioni numeriche elaborate in base alle specifiche caratteristiche e dimensioni di un magazzino. Una volta identificate quelle più adatte a circoscrivere l’andamento delle attività, diventano fondamentali per correggere i flussi che rallentano o addirittura ostacolano il raggiungimento delle condizioni ideali di lavoro.

Chi pensa che monitorare i risultati sia utile solo per risparmiare o per dare una pacca sulla spalla ai collaboratori migliori si sbaglia di grosso: nel momento in cui si dispone di metriche precise e, auspicabilmente, virtuose, è possibile proporre ai propri clienti contratti su livelli di servizio misurabili. Ovvero prevedendo bonus sul raggiungimento o sul superamento di determinate performance.

Ma cosa si può ottenere attraverso la corretta impostazione dei KPI della logistica?

Storicizzando le metriche e fissando opportuni parametri l’azienda, nella pratica quotidiana, è in grado di:

• pianificare le operazioni e ottimizzare le attività di collaboratori e macchine in base ai carichi previsti di lavoro;
• monitorare le attività e i flussi logistici, evidenziando possibili errori a cavallo dei processi, valutando perdite o margini generati dalle risorse impiegate e prevedendo la saturazione del magazzino;
• realizzare strumenti di analisi, correzione e potenziamento della piattaforma logistica;
• misurare e definire la qualità dei processi in maniera univoca;
• condividere con collaboratori e clienti i risultati per attivare meccanismi di incentivazione e scontistica.

Comprendere su quali parametri e in base a quali dati conviene costruire dei KPI della logistica efficaci dipende essenzialmente dal tipo di organizzazione con cui si ha a che fare. Di solito le aree a cui si fa riferimento sono cinque:

• Gestione dell’inventario
• Gestione degli acquisti e dei fornitori
• Produzione
• Gestione delle scorte
• Trasporti

L’importante è che gli indicatori creati dalla combinazione dei dati a disposizione (per esempio l’indice di rotazione del magazzino, la percentuale degli errori di prelievo o spedizione o quella degli ordini evasi per tempo, o ancora i costi del processo) siano rappresentativi della realtà in divenire. Per questo devono rispondere a criteri di completezza, rilevanza, flessibilità e comprensibilità.

Verificabilità dei KPI

L’ultimo, ma non meno importante, elemento da tenere presente è la verificabilità dei KPI. Leggere un indicatore che non ha riscontro nella situazione specifica che descrive non solo è inutile, ma persino dannoso. Per questo è fondamentale stabilire nelle prime settimane di adozione dei KPI delle correlazioni tra metriche ed effettive performance del magazzino.

Una volta tarate le giuste corrispondenze, i KPI della logistica diverranno straordinari, irrinunciabili alleati del business.