Business process improvement: analizzare i processi aziendali con la Lean organization

Ecco come la Lean Organization rivoluziona l’analisi dei processi aziendali per migliorare l’efficienza e la produttività. In questo articolo esploriamo le strategie e i principi fondamentali che guidano questo approccio, portando a risultati tangibili e a un vantaggio competitivo significativo nel panorama aziendale odierno.

Cos’è il BPI?

Il BPI (Business Process Improvement) è un’analisi dei processi di business associata ad un’azione di miglioramento incrementale e continua nel tempo che può far parte della lean organization.

Si tratta di una metodologia che ricerca la massima funzionalità dei processi mediante un miglioramento dei flussi operativi in cui i cambiamenti vengono gestiti in maniera incrementale a partire dalle modalità operative in corso.

A differenza del TQM, che ha un approccio radicale e bottom-up sulla struttura aziendale, il Business Process Improvement, coinvolge da subito sia il management che i professional in attività di medio e lungo periodo. L’obiettivo è di rendere il processo efficace e adeguato evitando l’errore, spesso ricorrente nell’ottimizzazione di processi complessi, di migliorare i sottoprocessi componenti senza che il processo nella sua interezza ne tragga i dovuti benefici.

Ottimizzazione parziale vs miglioramento totale del processo

Accade che nelle aziende esistano già diversi gruppi di lavoro dedicati al miglioramento dei propri sottoprocessi. Il problema cruciale però, è che spesso non conoscono l’effetto che il loro lavoro ha sulle altre attività del processo nella sua interezza. La conseguenza è che di frequente, ii sottoprocessi risultano ottimizzati ma il processo nella sua interezza non è stato migliorato.

L’obiettivo che il BPI si prefigge è invece quello di rendere efficace il processo nella sua interezza, raggiungendo i risultati richiesti, riducendo le risorse necessarie.

Le 5 fasi del Business Process Improvement

Nelle organizzazioni, il Business Process Improvement si sviluppa, in generale, in cinque fasi:

1. Organizzazione per il miglioramento: durante questa prima fase il top management seleziona i processi critici, e nomina i process owner per ciascun processo selezionato. I process owners organizzano i gruppi di lavoro per il miglioramento del processo (Process Improvement Team – PIT) che stabiliscono i vincoli, scelgono i metodi di misura, identificano gli obiettivi di miglioramento e sviluppano il piano di progetto (project plan);
2. Comprensione del processo: durante questa fase il gruppo di lavoro (PIT) produce la mappa del processo attuale, analizza il rispetto delle procedure esistenti, raccoglie tutte le informazioni disponibili (costo, tempi, ecc.) ed allinea le attività correnti alle procedure. Scopo di tale fase è quello di raggiungere la conoscenza dettagliata del processo;
3. “Fluidificazione” del processo: si tratta in questa fase di rendere il processo realmente fluido, vale a dire senza ostacoli durante il suo corso di azione. Non si tratta solo di semplificare ma di rimuovere tutte le attività che non aggiungano valore. E’ in questa fase del BPI che la creatività e la competenza del gruppo di progetto viene effettivamente messa alla prova;
4. Implementazione, misure e controllo: il processo (già migliorato) viene in questa fase realizzato (messo in funzione), i sistemi di misura ed i controlli vengono stabiliti. È indispensabile avere in funzione un efficiente sistema di report, in modo da poter attuare in tempi brevi tutte le modifiche necessarie;
5. miglioramento continuo: questa è la fase che spesso viene erroneamente tralasciata; non bisogna mai perdere di vista il fatto che qualsiasi processo è migliorabile.