Sistema ERP: le 5 domande chiave

Adottare in azienda un sistema ERP (Enterprise Resources Planning) significa dotare l’organizzazione di un gestionale aziendale capace di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, indirizzare le scelte di business in base alle evidenze emerse dall’analisi dei dati e dal confronto degli scenari e pianificare una strategia che coinvolga l’impresa a tutti i livelli.

Questo vuol dire che i gestionali ERP deve essere prima di tutto una piattaforma accessibile e di semplice utilizzo. Deve in altre parole possedere un’interfaccia utente intuitiva, duttile, completa e personalizzabile. E, perché no, accattivante.

Configurare un cruscotto che soddisfi il reparto amministrativo così come l’ufficio marketing, gli addetti alla logistica, la forza commerciale e – non ultimo – il top management, che deve disporre di una visione d’insieme, non è un gioco da ragazzi. Naturalmente bisogna stabilire delle priorità e costruire un sistema abbastanza flessibile da risultare usabile e appagante sia quando si posseggono competenze informatiche avanzate e analitiche sia quando le skill tecniche dell’utente non devono andare oltre il semplice inserimento dati.

Quali sono le caratteristiche di un sistema ERP?

Le funzionalità di un software ERP sono quindi progettate per automatizzare diversi processi aziendali all’interno di un’unica piattaforma.

Nello specifico gli ERP hanno caratteristiche in grado di integrare diverse funzioni aziendali, in modo che da un unico gestionale sia possibile analizzare i dati finanziari e contabili, gestire le risorse umane, visualizzare i dati di produzione, gli inventari e le vendite, nonché coordinare le attività di marketing.

C’è di più: la forza di un gestionale ERP è quello di condividere e centralizzare i dati e le informazioni tra tutti i reparti, garantendo a ognuno una visione più olistica e completa dell’azienda.

Le conseguenze e i vantaggi legati all’utilizzo di un ERP diventano così evidenti: i processi possono essere automatizzati, migliorando l’efficienza operativa, i dati possono essere incanalati all’interno di precisi report in tempo reale, offrendo un supporto ottimale al management, e la collaboration tra i vari reparti diventa sempre più efficace e tempestiva.

Per le aziende, però, il quesito principale è capire quale sistema ERP adottare, a seconda delle proprie necessità e dimensioni. Da dove cominciare per identificare l’interfaccia utente più adatta alle proprie (molteplici) esigenze? Rispondere a cinque domande chiave, solo apparentemente banali, può risultare davvero utile.

#1. A cosa serve il Sistema ERP?

Dello scopo del sistema ERP si è già parlato. Ma la sua utilità intrinseca varia da azienda ad azienda, non solo in base ai mercati e ai settori merceologici di cui ci si occupa, ma anche in rapporto alle dimensioni dell’organizzazione, all’approccio ai clienti e al modello di business. Verso il raggiungimento di quale vantaggio competitivo dovrebbe primariamente convergere l’adozione della piattaforma?

• Potenziamento delle vendite?
• Miglioramento della logistica?
• Creazione di un sistema dinamico di misurazione dei risultati aziendali per incentivare le performance dei collaboratori?

Delimitato un primo terreno d’azione e raggiunti gli obiettivi prioritari, sarà il sistema ERP stesso, attraverso le informazioni estrapolate dai dati grezzi, a suggerire quali linee seguire, agendo a cascata sugli altri processi aziendali. Se per esempio aumentare la capacità di vendita significa migliorare i processi logistici, la gestione del magazzino diverrà la seconda immediata priorità.

#2. A chi serve il Sistema ERP?

Fondamentale è comprendere chi sono le risorse aziendali che avranno accesso all’ERP. Dall’IT manager al magazziniere, la forbice è piuttosto ampia, e non sempre un compromesso tra i due estremi è la soluzione migliore. Meglio prevedere, se necessario, diversi livelli di accesso, con funzionalità e interfacce dedicate. Se sulla superficie il cruscotto risulterà diverso, i processi e i dati che gestirà saranno i medesimi, permettendo una reale interoperabilità anche tra utenti con competenze e ruoli differenti.

Non bisogna dimenticare che le risorse in questione lavorano comunque all’interno della stessa organizzazione, anche se in luoghi fisicamente o geograficamente diversi: creare interfacce simili o riconoscibili per quegli elementi che fanno riferimento all’una e all’altra divisione eviterà fraintendimenti e renderà più semplice l’identificazione di eventuali problemi sorti a cavallo delle diverse funzioni.

#3. Su quali dispositivi deve essere disponibile l’ERP?

Fino a qualche tempo fa il problema non sussisteva: l’accesso al sistema ERP avveniva da desktop, in ufficio. Oggi non è più così, e specialmente per quanto riguarda la forza commerciale la possibilità di utilizzare gli strumenti della piattaforma ovunque ci si trovi è strategica.

Considerando anche che la qualità del lavoro migliora notevolmente se si riesce a essere produttivi quando e dove realmente necessario, prevedere un’interfaccia che sia pratica, funzionale e gradevole anche su tablet o persino su smartphone (ma si parla già della prossima frontiera: i dispositivi indossabili) è molto più che un mero esercizio di stile o di completezza. Molte soluzioni sono nativamente responsive, ovvero in grado di adattarsi automaticamente al formato del display in uso. Ma di nuovo: essendo le esigenze di ciascuna azienda estremamente diversificate, meglio pianificare con accuratezza a quali funzioni e a quali dispositivi occorre dare la precedenza.

#4. Quale grado di sicurezza per il Sistema ERP?

Diamo per assodato che tutti siano d’accordo nell’affermare che i dati aziendali sono il patrimonio più importante di qualsiasi business. Detto questo, valutare i criteri per l’autenticazione degli utenti sul sistema ERP è un aspetto che, ancora una volta, richiede una certa flessibilità.

User experience significa prima di tutto facilità d’uso. Adottare sistemi di sicurezza troppo macchinosi, con password da ricordare o addirittura da cambiare regolarmente, rischia di risultare frustrante. Senza contare che la sempre più frequente integrazione tra dispositivi aziendali e personali (il cosidetto BYOD, Bring Your Own Device) comporta che i collaboratori possano utilizzare il proprio laptop o tablet per lavorare su informazioni sensibili.

L’ERP deve quindi garantire al tempo stesso protezione dei dati e accessibilità attraverso metodi di autenticazione efficaci ma non complessi.

#5. L’ERP può diventare anche uno strumento di marketing esterno?

Resta infine da valutare se l’ERP avrà moduli utilizzabili anche dai clienti.

Dall’e-commerce ai cataloghi digitali, passando per la compilazione delle bolle e delle fatture, il layout del sistema non solo dovrà essere in linea con i colori e i loghi aziendali, ma dovrà anche garantire un’usabilità che non richiede spiegazioni e tanto meno processi di formazione.

Un cliente che usa più facilmente la piattaforma è un cliente che la userà con maggiore frequenza.