Gestire o aprire uno spazio di coworking: consigli pratici per il successo

Negli ultimi anni, e ancora di più con una maggiore diffusione dello smart working, i coworking sono sempre più popolari e frequentati. Non solo tra freelance e liberi professionisti, ma anche tra startup e piccole imprese.  

Questi spazi attrezzati sono una valida alternativa all’ufficio tradizionale, offrendo un ambiente di lavoro accogliente, flessibile e stimolante. La popolarità di queste soluzioni ha portato sempre più imprenditori ad aprire un coworking e ad occuparsi della sua gestione.  

Per farlo, però, non è sufficiente offrire qualche scrivania e una connessione Internet. Ecco alcuni consigli pratici per avviare al meglio un coworking e gestirlo senza intoppi. 

1. Scegliere lo spazio perfetto

Trovare lo spazio perfetto è fondamentale per il successo di un coworking.  

Prova a farti le seguenti domande. 

• La location è facilmente accessibile con i mezzi pubblici? 

• Chi ha l’auto o un altro mezzo privato può trovare facilmente parcheggio? Gratuito o a pagamento? 

• L’area è centrale o periferica? Quali sono i servizi nei dintorni? Ci sono palestre, ristoranti, bar, caffè e negozi? 

• Com’è strutturato lo spazio? I principali operatori telefonici garantiscono la copertura di linea senza problemi? 

• Lo spazio è illuminato, spazioso e offre differenti soluzioni per esigenze diverse? Per esempio, ampie sale riunioni e numerose postazioni singole. 

2. Individuare il proprio target

Come per qualsiasi attività, anche se si decide di aprire un coworking bisogna identificare il target di riferimento. Freelance, piccole imprese, startup? Di quale settore? Offrire uno spazio informale e creativo o una location più strutturata ed elegante?  

Individuare il target sarà utile per tutte le scelte di un’attività di coworking: dai servizi offerti, ai prezzi, fino all’arredo. 

3. Creare un pacchetto di offerte

Con lo spazio ideale e il target in mente sarà facile immaginare un pacchetto di offerte adeguato. I lavoratori autonomi tendono a prediligere soluzioni che consentano libertà e flessibilità, o pacchetti che ottimizzano il risparmio per i clienti più fedeli.  

In generale, la strategia più efficace è quella di proporre diverse opzioni di abbonamento, come pass giornalieri, settimanali, mensili o pacchetti per team, con eventuali servizi extra come sala riunioni, spazi per eventi o perfino convenzioni con partner esterni (ristoranti, bar, palestre…).  

4. Costruire la community

Creare una community attiva e vitale è molto importante per mantenere vivo l’interesse verso il servizio offerto. L’obiettivo di un coworking non è solo quello di offrire uno spazio in cui lavorare, ma un vero e proprio punto di ritrovo e di confronto dove stabilire connessioni professionali e personali.  

Ecco perché è importante incentivare questo tipo di connessioni tra i suoi membri, organizzando eventi, webinar e workshop, giornate di networking, corsi di formazione e così via. Inoltre, una community attiva aumenta anche il passaparola, favorendo la crescita organica della tua attività. 

5. Non sottovalutare la tecnologia 

Un aspetto da non sottovalutare assolutamente è l’asset tecnologico. Le persone che accedono a un coworking devono poter usufruire dei migliori servizi di connettività.  

La tecnologia e l’aggiornamento di strutture e macchinari (come stampanti professionali, monitor aggiuntivi, proiettori, e così via) fanno davvero la differenza. Anche l’automazione svolge un ruolo cruciale: strumenti gestionali per la gestione dell’attività, strumenti smart per la prenotazione e l’accesso in struttura aiutano le persone a sentirsi non vincolate e indipendenti e una gestione più efficiente del business. 

6. Non partire senza un business plan

Un altro errore, banale quanto potenzialmente catastrofico, è quello di partire con entusiasmo ma senza un solido business plan. Aprire e gestire uno spazio di coworking richiede una pianificazione finanziaria di tutto rispetto. Nel business plan è opportuno inserire tutti i costi di avvio dell’attività (dall’affitto, agli arredi, alla strumentazione al marketing) e di tutte le spese ricorrenti (come utenze, gestionali, personale). Per garantire una sostenibilità a lungo termine alla propria attività, è necessario avere una visione d’insieme di entrate e uscite. 

7. Pensare con attenzione agli spazi

Gli spazi di un coworking non sono solo scrivanie, open space e sale riunioni. Alle persone che decidono di lavorare in un ufficio condiviso piace trovare un ambiente di lavoro confortevole con zone di relax dove poter conoscere altri professionisti e dove poter staccare qualche minuto.  

Gli spazi vanno progettati con criterio, dividendo le zone di concentrazione e lavoro da quelle di relax. Non va dimenticato lo spazio caffetteria né la cucina, per chi decide di scaldarsi il pranzo portato da casa e chi vuole rinfrancarsi con un buon caffè.  

8. Ascolto continuo e persone al centro

Il servizio clienti gioca un ruolo fondamentale nella gestione di uno spazio di coworking. Le persone che frequentano uno spazio condiviso per lavoro possono avere bisogno di aiuto: dal settaggio del proiettore ai problemi con il WiFi. Ascoltare le esigenze, ma anche le proposte e le critiche costruttive, delle persone che frequentano il coworking aiuterà a migliorare i servizi.  

Vanno considerati, inoltre, quali canali possono utilizzare gli utenti per mettersi in contatto con il gestore. Generalmente è importante avere sia modalità fisiche (per esempio, una persona alla reception) sia digitali (e-mail, social o un gestionale online). 

9. Non trascurare il marketing

Infine, quando tutto è pronto, è fondamentale pianificare una attenta strategia di marketing. Sfruttare il digital marketing può essere davvero utile. Ad esempio, è possibile utilizzare i social per raccontare il coworking: non bisogna dimenticare di unire contenuti più pratici (come orari di apertura, tariffe e così via) a contenuti che mostrano il valore e la vita quotidiana. Sarà più facile per i potenziali utenti immaginarsi nel coworking.