La gestione del magazzino in cloud- Scarica la guida

Una gestione del magazzino corretta ed efficiente è fondamentale per ogni attività commerciale e richiede l’attenta valutazione di diversi aspetti.

Le attività per gestire correttamente il magazzino

Il cuore del funzionamento di un magazzino è l’inventario, fondamentale per avere sempre una lista aggiornata di tutti i prodotti e del loro valore.

L’inventario consiste nel conteggio fisico e nella verifica di tutti gli articoli presenti nel magazzino. Se alcune aziende preferiscono svolgerlo una o due volte l’anno, altre preferiscono che il conteggio sia più frequente, ovvero trimestrale o mensile.

La gestione del magazzino non si limita certo a questo; infatti sono anche coinvolte attività di manutenzione, formazione del personale, gestione di trasporto e distribuzione, ricezione e spedizione di merci, acquisti, stoccaggio, contabilizzazione e produzione di documenti di trasporto, preventivi e fatture.

Questi ultimi documenti non sono necessari solo ai fini fiscali, ma costituiscono una preziosa fonte di informazioni e uno strumento indispensabile per una gestione efficace del magazzino.

Gli elementi fondamentali per buona la gestione del magazzino sono quindi:

• Inventario: una lista aggiornata di tutti i prodotti a magazzino e del loro valore, permette di calcolare le giacenze in base delle movimentazioni, i prezzi medi di acquisto, e la rettifica delle quantità presenti a sistema sulla base delle giacenze.
• Ordini: ovvero il controllo di tutti gli ordini di acquisto effettuati e la loro ricezione da parte dei fornitori.
• Fatture di acquisto e vendita: necessarie, oltre che per il loro valore fiscale, per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino, e che pertanto devono essere consultabili in qualsiasi momento.
• Documento di trasporto o DDT: il documento previsto dalla legge per il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria). Deve riportare una serie specifica di dati e, nel caso di cessione di beni, deve essere poi seguito dalla fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce.

La gestione del magazzino e il monitoraggio dell’inventario sono infatti parte integrante della gestione economica e contabile dell’azienda, perché aiutano a capire il valore e i costi che si stanno affrontando.

Errori da evitare nella gestione del magazzino

Tuttavia, molte aziende continuano ad affidarsi a metodi fai da te per la gestione del loro magazzino utilizzando ad esempio i fogli di calcolo. Troppo spesso si sottovaluta la complessità di questo strumento, il cui uso richiede competenze specifiche e non è mai in ogni caso a prova di errore. La compilazione dei fogli di calcolo è infatti completamente manuale e l’utilizzo ripetuto di poche formule ricorrenti può facilmente condurre ad errori, soprattutto quando si cerca di fare pianificazione, calcolando un lotto minimo o lotto di riordino delle scorte a magazzino.

Evitare le criticità e migliorare la produttività con un software

Per prevenire errori è consigliabile affidarsi ad uno strumento sicuro e affidabile, che riduca la confusione e snellisca e semplifichi il più possibile il flusso di lavoro come un software in cloud.

Contabilità in Cloud è la soluzione efficace e sicura che permette di:

• avere sempre scorte aggiornate, giacenze e riordini sotto controllo;
• usare agevolmente i codici a barre e terminali portatili;
• stimare il riordino accettabile e/o fornire le informazioni per poterlo calcolare;
• semplificare la gestione dei movimenti di carico e scarico;
• avere uno storico dei movimenti;
• semplificare la produzione dell’inventario.

Un gestionale in cloud riserva poi ulteriori vantaggi, tra cui:

• un notevole risparmio sull’acquisto e manutenzione di hardware e software;
• semplicità d’uso grazie alla sincronizzazione istantanea dei dati:
• controllo delle giacenze in tempo reale;
• sicurezza garantita da accessi selezionati ai file;
• gestione completa di documenti e procedimenti e fatturazione elettronica con procedure semplificate.

A tutto questo, si aggiunge infine la sicurezza di avere tutti i dati archiviati al sicuro nel cloud.

Contabilità in Cloud è il software gestionale completamente in cloud sviluppato da TeamSystem per la contabilità e la fatturazione elettronica, pensato per supportare le PMI in tutte le attività di gestione del magazzino e per fornire tutti gli strumenti necessari per tenere sotto controllo l’attività imprenditoriale in un’unica piattaforma.

Grazie alla funzionalità “Magazzino” con Contabilità in Cloud puoi iniziare a gestire il tuo magazzino con poco sforzo e in maniera efficace; è infatti possibile movimentare i prodotti in giacenza, verificare le loro disponibilità, gestire prezzi e sconti per cliente.

Se vuoi scoprire come gestire il magazzino con un gestionale in cloud, TeamSystem ha realizzato per te una pratica guida.