ERP o software gestionale? Scopri le differenze

Immaginate di essere al volante della vostra auto e provate a pensare a come sarebbe l’esperienza di guida se invece di avere tutte le spie e i comandi essenziali sul cruscotto, ogni controllo della vettura fosse accessibile da posizioni diverse: per attivare i tergicristalli non potreste allungare lo sguardo sul tachimetro, per inserire la freccia non avreste la facoltà di sterzare. Più di tutto, per fare qualsiasi cosa, sareste costretti a distogliere gli occhi dalla strada. Inconcepibile vero? Eppure, senza uscire troppo fuori di metafora, questo è ciò che succede quando, anziché utilizzare un ERP, chi guida un’azienda adopera diverse applicazioni gestionali per le funzioni di controllo e indirizzo delle varie divisioni, dagli acquisti al marketing, passando per la fatturazione, il magazzino e le risorse umane.

Che cos’è un ERP e perché è fondamentale al business

A differenza di un software gestionale aziendale dedicato a supportare uno o più processi, l‘Enterprise Resource Planning (ovvero Pianificazione delle Risorse Aziendali) è una piattaforma gestionale integrata, che permette governare tutti i processi gestionali di un’azienda da un unico cruscotto centralizzato. In questo modo, tutte le informazioni e le funzioni, oltre che i processi di business più rilevanti all’interno di un’organizzazione, possono essere tracciati, storicizzati, monitorati e amministrati da un sistema capace di dirigere i processi di un’azienda sia in senso verticale, attraverso moduli dedicati all’analisi e all’intervento su specifiche aree di lavoro, sia in senso orizzontale, mettendo in relazione flussi informativi provenienti da aree aziendali diverse, aiutando così ad armonizzare e rendere più efficienti i processi, migliorando la qualità del lavoro delle risorse coinvolte (siano essi dipendenti, collaboratori, partner o clienti).

Una suite a favore della collaboration e dello smart working

Tipicamente i software (realizzati internamente o acquistati su licenza da società specializzate) possono essere installati sui server aziendali oppure essere resi disponibili dallo sviluppatore in cloud, con una sensibile riduzione dei costi in termini di aggiornamento delle applicazioni e di risorse hardware, che vengono impiegate solo nel momento in cui si utilizza il sistema.

A differenza dei classici gestionali, l’ERP ha il vantaggio di offrire a tutte le risorse aziendali un’interfaccia univoca e personalizzabile, indipendentemente dalla funzione e dal grado di responsabilità del personale: grazie a credenziali che limitano o ampliano l’accesso alla piattaforma è possibile intervenire sul sistema in modo collaborativo, senza il rischio di sovrapporre o, peggio, confondere le competenze. Il top management gode quindi di una visione d’insieme che la sommatoria di vari software specialistici difficilmente può garantire.

Gestione più veloce significa business più veloce

I moderni ERP possono infine espandere quella visione ben al di là del contesto aziendale. In un mondo sempre più interconnesso, garantire la totale soddisfazione dei clienti significa conoscerne approfonditamente le esigenze e le abitudini, costruendo strategie o impostando cambi di rotta sulla base dei dati generati in Rete e sui Social network. Ipotizziamo per esempio il modo in cui un’azienda vitivinicola in espansione sul piano internazionale potrebbe sfruttare il volano dell’Expo 2015, anche senza prendervi parte come espositore, semplicemente monitorando le migliaia di conversazioni on line dei visitatori stranieri durante o dopo il tour del Padiglione del vino: incrociando i Paesi di provenienza e i commenti espressi sui vini più apprezzati con gli archivi aziendali relativi ai contratti distributivi in essere e alla disponibilità di bottiglie in magazzino, l’ERP può costruire in tempo reale una mappatura per un’offerta in grado di bruciare sul tempo le mosse della concorrenza, mettendo in evidenza costi, ricavi ed eventuali manovre correttive per ottimizzare l’operazione.

Conclusioni

La scelta dell’ERP più adatto alle proprie esigenze dipende essenzialmente dal grado di personalizzazione e flessibilità che si desidera ottenere rispetto all’automazione di funzioni specifiche e alla possibilità di integrare nuove attività. Per questo per identificare il prodotto giusto o eventualmente commissionarne uno su misura è necessario innanzitutto far emergere le necessità aziendali attraverso un gruppo di lavoro multidisciplinare, e quindi rivolgersi a un consulente in grado di tradurre i desiderata delle varie divisioni in un pacchetto di soluzioni su misura.