Gestire il tempo è importante? Sicuramente non può essere urgente!

Hai mai sentito parlare della teoria dei quadranti di Covey e della matrice di gestione del tempo? Quando faccio questa domanda in aula cala un silenzio quasi irreale, facce sbigottite e occhi sgranati mi osservano dubbiosi.

Qualche volta una mano titubante si alza, interviene e dice: ” … si io forse ne ho sentito parlare ma non ne sono sicuro!”.

Un peccato che tanti non conoscano gli strumenti di gestione del tempo, visto che il concetto di tempo ci accompagna in ogni istante della nostra giornata lavorativa … e non!

A tanti di voi è sicuramente accaduto di dover constatare la mancanza di tempo: “… mi ci vorrebbe una giornata di 48 ore per poter fare tutto quello che dovrei fare!”

Ad altri invece, al contrario, capita che il tempo non passi mai, tanto che devono fare di tutto per riempirlo.

Ma allora … perché è importante gestire il tempo? Ecco alcune risposte:

• Migliora la qualità del lavoro;
• Diminuisce lo stress;
• Contribuisce a commettere meno errori;
• Riduce le situazioni critiche da affrontare;
• Migliora la nostra soddisfazione lavorativa;
• Migliora la qualità della nostra vita personale.

La matrice di gestione del tempo è uno strumento che ci fa lavorare sulla pianificazione, sulla selezione delle azioni, sulla delega e ci difende dai ladri del tempo, allenandoci ad evitare le perdite di tempo.

Prima di tutto però ci aiuta a dare una chiave di lettura ai due principali pilastri della gestione del tempo: importanza ed urgenza.

L’unità di misura dell’importanza è il valore, mentre l’unità di misura dell’urgenza è appunto il tempo.

In ragione di ciò, quale deve essere il nostro focus ed obiettivo principale quando si parla del tempo?

Concentrare il massimo delle nostre azioni nel quadrante IMPORTANTE/NON URGENTE, lo spazio dedicato alla pianificazione, laddove gli imprevisti non sono contemplati come sorprese sgradite!

Se la nostra giornata invece è costellata di attività ed azioni IMPORTANTI/URGENTI allora abbiamo un “problema” ed una serie di criticità ed “incendi” da dover spegnere.

Gestire il tempo significa infatti innanzitutto pianificare, unico corretto e proficuo investimento di tempo: tutto ciò che non abbiamo definito e classificato come pianificazione resta una semplice intenzione.

E tu … hai scelto il quadrante nel quale vuoi stare ed allenarti a rimanere?