Contabilità in Cloud

Per ogni azienda è fondamentale disporre di una buona gestione ed organizzazione aziendale, per mantenere un business vivo e in costante evoluzione. Grazie alla contabilità in Cloud semplifichi e automatizzi i processi amministrativi quotidiani per poter dedicare più tempo alla tua attività.

La contabilità in azienda

La contabilità aziendale può essere definita come “quel processo volto alla raccolta ed alla registrazione di ogni evento di natura economica o finanziaria che si verifica all’interno di un’azienda”, il cui fine primario è la redazione di un bilancio di esercizio.

Nelle aziende, coesistono due funzioni fondamentali di contabilità:

• Mercantile o commerciale, che permette di relazionare l’azienda con il mondo esterno e riguarda l’acquisto di materiali (uscite) e la vendita di prodotti (entrate);
• Industriale o tecnica che resta all’interno della struttura e riguarda i processi di lavorazione e trasformazione dei materiali acquistati in prodotti finiti.

Da questa distinzione derivano due tipologie di contabilità: quella ordinaria che registra tutti i fatti amministrativi tra l’azienda e l’ambiente esterno; quella analitica che registra solamente fatti di gestione interna.

La contabilità aziendale si configura come un vero e proprio mezzo in grado di fornire ad imprenditori e manager informazioni sullo stato di salute dell’azienda, sul suo andamento societario, utile a prevenire errori o confermare strategie vincenti.

Per questo motivo è molto importante che la contabilità venga tenuta in modo corretto, preciso e veritiero non solo in rispetto ai principi legislativi contabili ma soprattutto per avere un quadro il più possibile realistico.

Le esigenze di competitività aziendale e la trasformazione del mercato globale hanno modificato l’organizzazione del lavoro e la gestione aziendale portando alla luce nuovi bisogni: quelli di riuscire a gestire la quasi totalità delle attività aziendali in modo indipendente e in mobilità.

Per venire incontro a queste esigenze, negli ultimi anni la gestione della contabilità si è spostata sul Cloud, ossia uno spazio di archiviazione personale online e sempre accessibile. Prima di affrontare questo tema cerchiamo di capire meglio cos’è il Cloud.

Cos’è il Cloud?

Grazie alla diffusione e il crescente utilizzo dei dispositivi mobile quali smartphone, tablet e computer portatili, siamo in grado di accedere ad Internet praticamente da ogni luogo.

Non ti è mai capitato di smarrire il tablet contenente tutti i tuoi file o di rompere il tuo computer di lavoro?

Il primo pensiero sicuramente sarà andato a tutti i documenti salvati al suo interno e persi, per sempre.

Il Cloud nasce proprio come servizio che ti permette di accedere, da ogni dispositivo e in qualsiasi luogo, a tutti i documenti creati e salvati.

Il Cloud è uno spazio di archiviazione personale, all’interno del quale è possibile salvare dati, che poi potranno essere riscaricati, modificati, cancellati e/o aggiornati e condivisi con chi si vorrà, senza limiti di tempo.

Con il Cloud è possibile recuperare facilmente un documento, scaricare una foto, trasmettere dati di qualsiasi tipo (anche quelli prodotti da un software gestionale). I principali vantaggi legati all’utilizzo del Cloud possono essere riassunti in due macro-categorie:

• Vantaggi economici, legati principalmente al risparmio sull’acquisto, installazione, manutenzione e dismissione di hardware e software. Un server ad esempio può costare diverse migliaia di euro all’anno, considerando i costi di alimentazione energetici e i costi di manutenzione e può richiedere diverso tempo per l’installazione. Il Cloud è anche garanzia di velocità.
• Vantaggi tecnici grazie all’accesso ai dati in mobilità e alla loro sicurezza. Che tu sia in ufficio o in viaggio avrai sempre accesso ai documenti condivisi con i colleghi e grazie alla sincronizzazione costante ogni dato sarà sempre aggiornato in tempo reale.

Ma è davvero così sicuro? In molti si fanno spesso questa domanda, magari senza sapere che già stanno utilizzando il Cloud da diverso tempo: la casella di posta elettronica, ad esempio, altro non è che uno spazio privato al quale può accedere soltanto il proprietario.

I dati depositati nel Cloud sono sempre archiviati in forma criptata per garantirne una massima sicurezza.

Questo è Cloud.

Una riprova ulteriore della sicurezza e affidabilità la si evince dal crescente numero di aziende che negli ultimi anni si stanno affidando alle soluzioni in Cloud.

La contabilità in Cloud

Oggigiorno, anche la contabilità si trasferisce in Cloud.

Sono molteplici i casi in cui le aziende decidono di utilizzare un software in Cloud per la gestione della propria azienda. I software di gestione contabile in Cloud si basano interamente sul web, non richiedono nessuna installazione e sono accessibili da qualsiasi dispositivo e sempre.

Inoltre, sono di semplice utilizzo e non richiedono competenze informatiche avanzate.

Quali sono i principali vantaggi nell’utilizzo di un software in Cloud per tenere la contabilità aziendale e per avere sotto controllo tutte le aree di gestione aziendale? Di seguito i primi tre vantaggi principali:

1. I costi: il Cloud non necessita di nessuna installazione e manutenzione e comporta una spesa operativa mensile o annuale facilmente gestibile (e programmabile).
2. La sicurezza dei dati: grazie al Cloud i dati e le informazioni aziendali sono sempre protetti e al sicuro, riducendo così i rischi di dispersione e la perdita delle informazioni economico-finanziarie più delicate.
3. La mobilità: grazie al Cloud è possibile accedere al software di gestione contabile da qualsiasi dispositivo – computer, tablet e smartphone. È sufficiente essere dotati di una connessione Internet per poter monitorare l’andamento del proprio business o consultare un documento (come una fattura di vendita o un estratto conto di un cliente) in qualunque luogo e in qualsiasi momento.
4. Aggiornamenti costanti: utilizzando uno strumento in Cloud si avrà il grande vantaggio di ottenere aggiornamenti del software costanti ed automatici, superando il disagio degli aggiornamenti all’ultima release tipici dei gestionali tradizionali.
5. Contabilità in tempo reale: grazie al Cloud è possibile accedere alla propria contabilità in qualunque momento si abbia la necessità, senza dover obbligatoriamente essere di fronte al proprio computer. Se il software di contabilità non sfrutta la tecnologia Cloud potrà essere utilizzato solo dalla postazione in cui è installato. Invece, se si utilizza un software di gestione contabile in Cloud, è possibile accedere ai dati contabili in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo: dal computer dell’amministrazione, da quello del proprio commercialista, dal tablet, e così via.