Gestionale ERP: adottare una strategia in chiave mobile
Si fa presto a dire mobile. La governance diventa liquida, il perimetro aziendale sfumato, la gestione della continuità operativa a supporto dei dispositivi mobili che accedono in vario modo ai software gestionali aziendali non è affatto semplice. In alcuni casi è l’impresa stessa a decidere di implementare un approccio multipiattaforma, permettendo all’organizzazione di essere produttiva sempre, dovunque e comunque. A chiedere di poter accedere al sistema ERP aziendale dal proprio smartphone o dal proprio tablet anche fuori dall’ufficio, però, sempre più spesso sono gli utenti. Come procedere?
Gestionale ERP: Prima di tutto capire le esigenze
Gli operatori sul campo chiedono aiuto all’intelligenza gestionale ERP. Per gli agenti, ad esempio, avere sempre a portata di mano scorte, listini e contrattualistica aggiornati può rivelarsi fondamentale per aumentare il tasso di conversione di una trattativa. Senza contare che, in un contesto competitivo in cui l’innovazione è a tutti gli effetti una voce importante del capitolo Marketing & Communication, portare su tablet e telefoni funzionalità capaci di impressionare clienti e concorrenti può fare la differenza. Ma, per quanto sia entusiasmante cavalcare il progresso, lo sviluppo di qualsiasi sistema ERP mobile va pianificato accuratamente, bilanciando i punti di forza e di debolezza degli strumenti in modo da massimizzare i benefici per l’organizzazione. Ecco allora alcuni consigli utili per integrare il software gestionale a una strategia mobile.
Non esagerate con le funzionalità!
Attenzione a non considerare tablet e smartphone alla stregua di PC e laptop miniaturizzati: per quanto la tecnologia continui a fare passi da gigante, autonomia, potenza di calcolo e connettività non sono ancora equivalenti. Ci vuole una progettazione dedicata, capace di assegnare ai dispositivi mobili un’interazione massimamente funzionale, con un’economia informativa ottimizzata per il tipo di schermo e per il tipo di memoria elaborativa. Anche le modalità di sincronizzazione devono essere ottimizzate: l’estrema portabilità di uno smartphone e di un tablet alza moltissimo le aspettative degli utenti che si aspettano una qualità del servizio addirittura superiore a quella di un pc. Il fattore “utente”, dunque, va messo in debito conto.
A ciascuna attività il suo formato (e la sua interfaccia)
I display degli smartphone sono perfetti per visualizzare informazioni e ricevere notifiche in tempo reale, raccogliere dati (attraverso la fotocamera del telefonino, ci sono applicazioni che leggono i barcode e risolvono anche le attività di inventario). Vanno molto meno bene per condividere con i clienti presentazioni, consultare campionari o magazzini, verificare lo stato degli ordini o per compilare form da compilare per registrare un ordine. Un tablet da almeno 10 pollici, però, può essere molto più adatto allo scopo. Va da sé che il layout delle singole applicazioni deve essere adattato per andare incontro alle dimensioni degli schermi. Con un promemoria fondamentale: a seconda della tipologia di lavoro e dell’età (le generazioni più mature, infatti, tendono a diventare presbiti), il tablet può essere la scelta più adatta.
Maggiore è il livello di sicurezza, minore è la fluidità dell’esperienza
Estendere il gestionale ERP alla dimensione mobile significa ampliare il perimetro dell’azienda esposto ad attacchi esterni. I telefonini e i tablet si perdono più facilmente di un computer fisso e sono più esposti ai furti. Per proteggere dati sensibili e privacy dei clienti bisogna prevedere soluzioni di security che includano credenziali per l’accesso, firewall, VPN (Virtual Private Network, ovvero Reti Private Virtuali), tunnel con doppia gestione delle applicazioni aziendali e delle applicazioni personali degli utenti e altre accortezze che, se mal progettate, possono rallentare le performance e l’usabilità del dispositivo mobile. Password, user ID, prioritizzazione degli accessi sono elementi fondamentale del Mobile Device Management. Quello che si può fare per rendere meno macchinosa la sicurezza è, per esempio, adottare sistemi di riconoscimento biometrico, come il lettore di impronte digitali.
Occhio alla connessione Internet
Quando si è in movimento la qualità della connessione dati non è sempre ottimale. Alle volte la connessione non è disponibile affatto. Se non si prevede una modalità off line per l’utilizzo delle applicazioni, si perde gran parte dei vantaggi che derivano dall’approccio mobile. Grazie a questa accortezza, per esempio, nel momento in cui si effettua un ordine in assenza di campo si possono inserire i dati del cliente e dell’acquisto sul gestionale, salvandoli temporaneamente nella memoria del dispositivo e sincronizzarli poi con il database centrale non appena torna disponibile il segnale. Il sistema poi in automatico provvede alla sincronizzazione e all’aggiornamento.
Quale sistema operativo scegliere?
Di solito il bivio è tra iOS e Android, anche se Windows 10 sta recuperando terreno e si stanno affacciando nuovi orizzonti open source. Quello che bisogna sapere è che il sistema operativo Apple, nato per il mondo consumer, è parte di un ecosistema chiuso e certificato, difficile da aggredire da parte di malintenzionati, ma altrettanto difficile da implementare seguendo le rigide specifiche imposte dalla Casa madre per lo sviluppo di app compatibili. La versione iOs9 Enterprise è una piattaforma matura, pensata proprio per supportare il mondo BtB con tutte le performance di Cupertino. Android, d’altra parte, è la piattaforma aperta per antonomasia, duttile e personalizzabile, oltre che largamente diffusa anche in virtù del fatto che la varietà di dispositivi Android offre una gamma economica a portata di qualsiasi azienda. Proprio per tutte queste ragioni, il sistema di Google è anche più esposto alle minacce esterne. Per quanto riguarda il sistema operativo della Microsoft, l’universo delle app dedicate sta crescendo sensibilmente, rispetto al suo esordio, favorendo la sua diffusione. Va detto che, nella sua ultima versione, offre una soluzione interoperabile e trasparente, a cavallo di dispositivi mobile e desktop tradizionali, risultando così molto interessante per le aziende che hanno installato sulle proprie macchine i software di Redmond e vogliono costruire un’esperienza davvero senza soluzioni di continuità fuori e dentro l’ufficio.
