Digitalizzazione a norma delle note spese e dei giustificativi
Molte aziende, per ridurre i costi operativi e per ottimizzare i propri processi, hanno l’esigenza di digitalizzare le note spese e tutti i documenti giustificativi di spesa ad esse correlate, ad esempio quelli detenuti dai dipendenti dell’azienda o in generale dai trasfertisti e presentati in allegato alla nota riepilogativa delle spese per il rimborso, in modo che il contenuto della nota spese possa essere ricostruito dalla combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.
Questi documenti hanno rilevanza tributaria e per la loro digitalizzazione è necessario soddisfare le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e soprattutto del D.M. 17 giugno 2014.
L’Agenzia delle Entrate di recente con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 ha risposto ad un interpello in cui è stata descritta una procedura operativa per la gestione digitale documentale delle note spese e dei relativi giustificativi.
La risoluzione descrive il processo di formazione e conservazione dei giustificativi di spesa ed il processo di formazione, approvazione, controllo e conservazione della nota spese.
In generale, se la nota spese è generata ed i documenti giustificativi sono acquisiti nativamente come documenti informatici allora devono garantire sin dall’origine le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, avere idonei formati, nel rispetto delle regole tecniche attuative del CAD.
Se, invece, i predetti documenti sono nativamente formati in modalità analogica (ad esempio cartacea) si devono applicare le disposizioni di cui all’art. 4 del D.M. 17 giugno 2014 e quindi provvedere alla generazione di una copia informatica (copia con identico contenuto ma forma differente rispetto all’originale analogico) o di una copia per immagine (copia con contenuto e forma identici rispetto all’originale analogico, quale ad esempio la scansione). Primo requisito della copia generata, anche per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet) sul quale è installata specifica applicazione (client), è che venga generata una copia fedele e veritiera, nel contenuto fiscalmente rilevante, rispetto all’originale analogico.
Per eseguire la procedura di generazione della copia in modo corretto e quindi conforme ai fini fiscali ai comma 1 o 2 dell’art. 4 del citato Decreto, è necessario comprendere la distinzione tra documento analogico originale “non unico” e “unico”.
Per documento analogico originale “non unico” si intende quel documento analogico al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi.
Come esempi pratici, sono documenti originali “non unici”, le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, in quanto il contenuto fiscalmente rilevante di tali documenti può essere ricostruito completamente sulla base dei libri e registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta è obbligatoria per legge, anche da terzi.
In generale, i documenti costituenti giustificativi delle spese sostenute dal trasfertista, che possono essere digitalizzati come “non unici”, sono tutti quelli emessi da soggetti cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, che quindi trovano corrispondente rappresentazione e riproduzione nella contabilità di quest’ultimi, come ben precisato nel parere di AE nella risoluzione n. 96/E citata.
Quindi, i documenti analogici originali “non unici” sono la stragrande maggioranza dei documenti in ambito fiscale e per questi la procedura per completare la corretta generazione della copia è quella dell’apposizione della firma digitale sul documento informatico copia. Una volta che la copia è stata completata con la firma digitale ai sensi dell’art. 4 comma 1 del D.M. 17 giugno 2014 può essere trasferita al sistema di conservazione al fine di attivare il processo di conservazione a norma. Il cartaceo può essere distrutto solo una volta che sono state conservate le copie in modalità informatica e secondo norma.
Se, invece, in mezzo ai giustificativi della nota spese vi sono dei documenti originali analogici “unici”, è obbligatorio applicare il comma 2 dell’art. 4 del citato Decreto; ad esempio ciò si applica alle schede carburanti (nel caso in cui i pagamenti dei carburanti non avvengono con modalità telematiche e se nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni contabili non vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda) o si applica ai giustificativi di cessioni/prestazioni emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale. Nei predetti casi, ai fini tributari, la conformità all’originale analogico “unico” della copia informatica o della copia per immagine su supporto informatico deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato e poi sia la copia che l’attestazione di conformità si conservano nel sistema informatico di conservazione, al fine di poter distruggere il cartaceo. In alternativa, si può decidere di gestire tali documenti “unici” con la medesima procedura di digitalizzazione di quelli “non unici” ma si mantiene obbligatoriamente solo per questi documenti anche una conservazione cartacea “parallela” da esibire solo in caso di verifiche e controlli.
