Come rendere più efficiente la logistica e il magazzino di una PMI con un software gestionale

Nel mondo delle piccole e medie imprese, gestione del magazzino e logistica vanno di pari passo: l’efficienza operativa di questi processi è spesso la chiave del successo di un’attività, per questo farlo in modo accurato può fare la differenza. In un mondo sempre più competitivo in cui si assiste ad una crescente moltiplicazione delle modalità di consegna e una riduzione dei tempi necessari, nessuna azienda può più permettersi di sottovalutare questo aspetto. I vecchi programmi di gestione o i classici fogli di calcolo non bastano più, oggi è necessario affidarsi a software gestionali avanzati che consentono di semplificare e ottimizzare queste operazioni. Scopriamo insieme come gestire il magazzino e la logistica nella tua PMI utilizzando il software giusto. 

Software gestionale per il magazzino e la logistica: cos’è

Un software gestionale aziendale è un programma che fornisce soluzioni avanzate per la governance di alcuni processi come: 

• gestione del magazzino; 
• gestione della logistica; 
• movimentazione delle merci.  

Consente di ottimizzare l’efficienza operativa di un PMI nella gestione degli ordini, delle scorte, del tracciamento delle merci, degli approvvigionamenti e delle spedizioni. Vuol dire occuparsi dell’intero ciclo vita di un prodotto dalla presa in carico fino alla consegna lungo tutta la supply chain. Una gestione accurata dell’inventario e degli ordini è la chiave d’accesso alla soddisfazione dei clienti e alla redditività dell’azienda. 

L’uso di un software per la gestione della logistica e del magazzino consente di registrare le movimentazioni e avere una panoramica sempre aggiornata degli articoli disponibili e delle loro posizioni in deposito, ma anche di gestire l’esaurimento delle scorte pianificando i riordini. In questo modo è possibile sapere in qualsiasi momento se un determinato prodotto è stato utilizzato, acquistato o venduto.  

Un software gestionale ha molteplici funzionalità da quelle che consentono di gestire operazioni di logistica interna (prelievo, deposito) fino alle funzioni per la gestione della logistica esterna, come la distribuzione degli articoli, il tracciamento delle merci durante il trasporto sul territorio e la gestione di più magazzini.  

Come scegliere il miglior software per la gestione della logistica e del magazzino

Ogni impresa ha esigenze uniche che richiedono soluzioni personalizzate, ecco perché prima di adottare il software gestionale adatto è essenziale analizzare e comprendere le specifiche esigenze della propria PMI. Solo dopo questa analisi dei bisogni, si potrà procedere alla scelta del gestionale più adeguato. Sul mercato esistono diverse opzioni, ma è importante cercare una soluzione che offra funzionalità di gestione del magazzino e della logistica integrate. I software gestionali più utilizzati in genere sono quelli che includono le seguenti funzioni: 

• gestione dell’inventario (lotti, scorte, scadenze); 
• gestione dei resi; 
• registrazione in tempo reale di carichi e scarichi; 
• gestione ordini e spedizioni; 
• tracciamento delle merci (gestione dei codici a barre e delle distinte base); 
• reportistica: report e documenti di natura amministrativa; 
• pianificazione della produzione in base alla disponibilità degli stock e alla domanda del mercato. 

Sono solo alcune delle operazioni che un software gestionale deve garantire per poter pianificare una gestione efficace della logistica aziendale. Inoltre, esiste spesso la possibilità di integrare funzioni aggiuntive come la classificazione delle merci non conformi o la stampa dei giornali fiscali di magazzino. La maggior parte dei software per la gestione del magazzino, inoltre, sono in grado di integrarsi con gli altri sistemi utilizzati in un’azienda, come gestionali contabili o software CRM. 

In base al numero di funzionalità disponibili e al livello di flessibilità e scalabilità, i software gestionali si possono distinguere in varie categorie. 

Esistono, ad esempio, software per la logistica e il magazzino basici, caratterizzati da un numero limitato di funzioni che non vanno oltre la gestione dell’inventario, della contabilità e dell’amministrazione. Sono particolarmente indicati per aziende di piccole dimensioni che spesso affidano la gestione del resto dei processi aziendali ad altri tipi di software. Ci sono, poi, realtà con esigenze specifiche che hanno bisogno di un software gestionale programmato ad hoc da terze parti. I più completi ed efficienti sono invece gli ERP (Enterprise Resource Planning) programmi di gestione modulari, in cloud, personalizzabili e organizzati per funzioni come, ad esempio, il software TeamSystem Enterprise: questo tipo di tecnologia consente di gestire tramite un unico ambiente i processi delle varie aree operative (finance, risorse umane, produzione, distribuzione e logistica). 

L’importanza di un software gestionale aziendale in una PMI

Mentre i software obsoleti si limitano a tenere traccia delle movimentazioni elementari di magazzino, i gestionali per la logistica aziendale evoluti hanno il potere di renderla più rapida, efficiente e sicura. 

I benefici tangibili per una PMI che affida a un software la gestione del magazzino e della logistica sono numerosi. 

• Efficienza operativa: l’automatizzazione di processi tradizionalmente manuali ottimizza le operazioni quotidiane e migliora i flussi di lavoro, permettendo di risparmiare tempo e risorse preziose. 
• Precisione: la tracciabilità degli inventari in tempo reale riduce il rischio di errori e consente una gestione più accurata degli stock. 
• Migliore gestione del tempo: la semplificazione dei processi permette di risparmiare tempo prezioso liberando le risorse da attività ripetitive e di basso valore e rendendole disponibili per altri tipi di attività. 
• Soddisfazione del cliente: consegne puntuali e precise e una efficiente evasione degli ordini contribuiscono a migliorare la soddisfazione del cliente, aumentandone la fiducia nel brand. 
• Riduzione dei costi: operazioni più rapide ed efficaci contribuiscono a risparmiare tempo, energie, risorse e a ridurre, quindi, i costi complessivi di una PMI migliorandone la redditività.